Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив – это комплекс
процедур, направленных на комплектование архивных фондов РФ документами, которые имеют
постоянный срок хранения или подлежат обязательному архивированию в соответствии с законодательством.

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие процесс передачи документов в архив:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (вступил в силу 2002 г.)
• Постановление Правительства РФ № 1155 от  г. «Об утверждении Положения о порядке
  передачи и приёма документов в государственные архивы».
• Приказ Минкультуры России № 115 от  г. «Об утверждении Перечня типовых управленческих
  документов, подлежащих передаче в государственные архивы».
• Гражданский процессуальный кодекс РФ (ст. 38) – порядок передачи судебных дел.
• Методические рекомендации (см. sudact.ru).

Ключевые сроки передачи

Согласно действующим нормативным документам, сроки передачи зависят от категории документов:

1. Документы, подлежащие обязательному архивированию, передаются не позже, чем через 1 год после их завершения.
2. Документы постоянного срока хранения (например, учредительные документы, договоры, бухгалтерская отчетность) – не позднее 3 лет после окончания их делового цикла.
3. При ликвидации или банкротстве организации передача всех документов‑источников обязана быть завершена в течение 6 месяцев
   с даты принятия решения о ликвидации.

Какие документы подлежат передаче

Управленческие и учредительные документы

• Устав, учредительный договор, свидетельство о государственной регистрации.
• Протоколы учредительных собраний, решения органов управления.
• Лицензии, разрешения, сертификаты соответствия.

Финансово‑бухгалтерская документация

• Бухгалтерские балансы, отчеты о финансовой деятельности, налоговые декларации.
• Аудиторские заключения, акты инвентаризации.
• Документы, связанные с государственными закупками (контракты, акты выполненных работ).

Договорная и коммерческая документация

• Договоры (купли‑продажи, аренды, подряда, поставки и т.д.) и их приложения.
• Корреспонденция, связанная с исполнением договоров.
• Акты сдачи‑приёмки, гарантийные обязательства.

Кадровая документация

• Трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении.
• Личные дела сотрудников (в т.ч. копии паспортов, СНИЛС, военный билет).
• Документы по охране труда и профессиональному обучению.

Документы, связанные с судебными и административными делами

• Дела, передаваемые в архив в рамках судебных разбирательств (по ст. 38 ГПК РФ).
• Акты, протоколы, решения органов государственной власти, относящиеся к организации.

Техническая и проектная документация

• Проекты, чертежи, схемы, технические условия.
• Документация по вводу в эксплуатацию и обслуживанию объектов.

Электронные документы

С 2020‑х годов в архивы принимаются также электронные версии документов, если они соответствуют требованиям:

• Подтверждённый электронный формат (PDF/A, XML, TIFF).
• Наличие цифровой подписи, подтверждающей подлинность.
• Метаданные, обеспечивающие поиск и идентификацию (дата создания, автор, тип документа).

Процедура передачи документов

Подготовительный этап

1. Определение перечня передаваемых документов – составляется на основе реестра документов организации,
   учитывая сроки хранения и категории, указанные в 125‑ФЗ.
2. Сортировка и классификация – документы упорядочиваются по видам, датам, архивным фондам.
3. Проверка комплектности – проверяеться наличие всех оригиналов, копий, а также сопроводительных листов.
4. Оформление актов приёма‑передачи – подписываются акт приёма‑передачи, реестр и сопроводительные документы.

Техническая подготовка

• Для бумажных документов – упаковка в архивные коробки, маркировка (фонд, дело, лист).
• Для электронных – формирование архивного пакета (архивный контейнер), проверка целостности файлов.
• Создание научно‑справочного аппарата (описание фонда, перечень дел, указатели).

Передача и приемка

1. Транспортировка (для бумажных) или передача электронных файлов через защищённый канал.
2. Проверка архивом полученных материалов: соответствие реестру, отсутствие повреждений, корректность метаданных.
3. Подписание окончательного акта приёма‑передачи обеими сторонами.
4. Внесение сведений о передаче в регистры государственных архивов.

Стоимость услуги и порядок оплаты

Стоимость услуги «передача документов в государственный архив» зависит от объёма и формы (бумажные/электронные) материалов.
Обычная тарифная сетка (по состоянию на 2025 год) выглядит следующим образом:

Оплата производится в течение 10 рабочих дней после подписания акта приёма‑передачи.

Последствия несвоевременной или неполной передачи

• Штрафы в размере от 0,1 % до 0,5 % от стоимости имущества организации (по статье 7.13 КоАП РФ).
• Риск признания недействительными юридических действий, если требуемые документы не найдены в архиве.
• Ограничения при проведении аудита, проверок государственных органов.

Практические рекомендации

1. Вести постоянный реестр архивных документов – автоматизированные системы позволяют отслеживать сроки и типы документов.
2. Планировать передачу заранее: формировать график передачи согласно плану архивного фонда.
3. Обеспечить сохранность оригиналов: использовать архивные коробки, контролировать условия хранения (температура, влажность).
4. Для электронных документов использовать проверенные сервисы электронного архива (ЭАЭ, ЭДО‑системы).
5. Регулярно проводить внутренние аудиты соответствия требованиям 125‑ФЗ.

Передача документов в государственный архив – обязательный процесс, регулируемый федеральным законодательством.
В зависимости от категории и срока хранения, организации обязаны передавать в архив:

• Учредительные и управленческие документы;
• Финансово‑бухгалтерскую и налоговую отчётность;
• Договорную и коммерческую документацию;
• Кадровые и судебные материалы;
• Техническую и проектную документацию;
• Электронные версии всех вышеуказанных документов.

Соблюдение сроков, правильная подготовка и оформление актов приёма‑передачи позволяют избежать штрафов,
обеспечить юридическую защиту организации и внести ценный вклад в формирование национального архивного фонда.

Дата актуализации: 10 июля 2026 г.