Вопрос передачи документов по личному составу в государственные архивы регулируется строгим нормативным правовым полем Российской Федерации. Основой служат Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (утв. Приказом Росархива от № 77).

Ниже представлен подробный разбор категорий документов, подлежащих передаче, порядка их подготовки и ключевых нормативных нюансов, актуальных на .

Правовой статус документов по личному составу

Согласно п. 1.3 Правил (Приказ Росархива № 77), документы по личному составу относятся к «другим архивным документам», а не к Документам Архивного фонда РФ (которые подлежат вечному хранению).

Однако, в соответствии с п. 35 Правил и ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ, архив государственного органа, органа местного самоуправления или организации комплектуется:

• Документами Архивного фонда РФ (постоянного хранения);
• Документами временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
• Документами по личному составу (вне зависимости от срока хранения, если иное не установлено пп. 41–43 Правил).

Ключевой вывод: Практически все документы по личному составу, срок хранения которых истек в организации-образователе, подлежат передаче в государственный (муниципальный) архив для дальнейшего хранения.

Основные категории документов, подлежащих передаче

Перечень конкретных видов дел определяется Типовыми номенклатурами дел, утвержденными Росархивом для соответствующих отраслей (государственная гражданская служба, военная служба, работа в бюджетных учреждениях, коммерческие организации и т.д.). Ниже приведены основные группы:

Документы по учету и оформлению трудовых отношений (основной массив)

• Личные карточки работников (ф. Т-2) — основной документ, подтверждающий стаж, заработную плату, награждения. Срок хранения — 75 лет (для работавших до 2003 г.) или 50 лет (после 2003 г.) с момента прекращения трудовых отношений.
• Книги учета трудовых книжек и вкладышей в них (ф. Т-3) и Книги учета выдачи, пополнения, хранения трудовых книжек (ф. Т-1).
• Трудовые книжки и вкладыши, не полученные работниками при увольнении (хранятся 75/50 лет).
• Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе, увольнении, награждении, наложении дисциплинарных взысканий (в т.ч. по основным и по личному составу).
• Личные дела работников (анкеты, автобиографии, копии документов об образовании, квалификации, справки о судимостях, медицинские заключения и т.д.).

Документы по оплате труда и социальному страхованию

• Ведомости начисления заработной платы (ежемесячные, квартальные, годовые), ведомости выдачи заработной платы.
• Расчетно-платежные ведомости (ф. Т-51, Т-53) и иные сводные документы по зарплате.
• Документы по индивидуальному (персонифицированному) учету: страховые свидетельства (СНИЛС), сведения о застрахованных лицах (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ранее — ф. 1-АДМ, АДВ-1, АДВ-6), срок хранения 75/50 лет.
• Документы по начислению и выплате пенсий, пособий, материальной помощи (если велись организацией).

Документы по охране труда и условиям работы

• Списки работников, допущенных к работе во вредных/опасных условиях (срок хранения 75/50 лет).
• Карты учета воздействия вредных производственных факторов (формы № МС-1, МС-2 и др.).
• Протоколы проверки знаний по охране труда, журналы инструктажей (если установлен длительный срок хранения).
• Документы по расследованию производственных травм и профессиональных заболеваний.

Документы военского учета и специальные категории

• Военские учетные документы (военные билеты, учетные карточки призывников, ведомости учетных групп) — передаются в архивы органов военского учета или государственные архивы при ликвидации организации.
• Документы по государственной гражданской службе (личные дела госслужащих, служебные характеристики, заключения конкурсных комиссий) — срок хранения до 75 лет.
• Документы по личному составу ликвидированных организаций (передаются обязательно по акту приема-передачи).

Сроки хранения: критический момент

С 2021 года (ФЗ от № 258-ФЗ) установлены единые максимальные сроки хранения для документов по личному составу:

1. 75 лет — для документов, относящихся к работникам, принятым на работу до г. (с момента прекращения трудовых отношений).
2. 50 лет — для документов, относящихся к работникам, принятым на работу после г. (с момента прекращения трудовых отношений).

Важно: Передача в государственный архив осуществляется по истечении сроков хранения в организации-образователе (в ее архиве) или при ликвидации/реорганизации организации.

Порядок подготовки и передачи документов

Процесс передачи строго регламентирован (Правила, Приказ № 77, ст. 21 ФЗ № 125-ФЗ):

Этап 1: Экспертиза ценности документов

В организации создается экспертная комиссия. По результатам составляются:

• Описи дел по личному составу (отдельный том описи, согласно приложению 24 к Правилам).
• Акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (сроки истекли, ценность не выявлена).

Этап 2: Комплектование и оформление дел

• Делом является естественная единица (личное дело, личная карточка, ведомость за год и т.д.).
• Каждое дело прошивается, нумеруются листы, клеится обложка с реквизитами (индекс дела, заглавие, даты начала/конца, срок хранения, шифр доступа).
• Для электронных документов: формируются электронные дела, создаются метаданные по стандартам (ГОСТ Р 7.0.100-2018), обеспечивается подлинность и целостность (ЭП).

Этап 3: Составление описи и исторической справки

• Опись дел по личному составу составляется в 2-х экземплярах (один остается в архиве-доноре, второй — в госархиве).
• Историческая справка об организации-образователе (функции, структура, история управления документами). При повторных передачах, дополнение к справке об изменениях.

Этап 4: Передача и акт приема-передачи

• Передача проводится поединично (проверка каждого дела по описи).
• Оформляется Акт приема-передачи дел (в 3-х экземплярах: донор, госархив, вышестоящий орган/учредитель).
• На экземплярах описи, остающемся в госархиве, ставится отметка о приеме.

Особенности передачи электронных документов по личному составу

Согласно актуальным требованиям (Приказ Росархива № 77, п. 20 и др.), передача электронных документов постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу осуществляется:

• В установленные сроки (обычно ежегодно или по накоплении партии).
• С соблюдением требований к форматам файлов (PDF/A, XML, TIFF и др.), структуре каталогов и метаданным.
• С обязательным использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) ответственных лиц для подтверждения подлинности передаваемого массива.
• В государственные архивы, имеющие аккредитованные хранилища электронных документов.

Передача при ликвидации или реорганизации организации

Ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ устанавливает особую процедуру:

«При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда РФ документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив».

В этом случае сроки передачи максимально сжаты, ответственность за сохранность до передачи лежит на ликвидационной комиссии.

Частые ошибки и риски

• Смешивание описей: Дел по личному составу нельзя включать в общую опись дел постоянного хранения или дел временного хранения (до 10 лет). Для них — отдельная опись.
• Отсутствие сроков хранения на обложках: Каждое дело должно иметь явное указание срока (50 или 75 лет) и дату начала счета.
• Потеря личных карточек (Т-2): Это самый ценный документ для подтверждения стажа. Их отсутствие в передаче — грубое нарушение.
• Игнорирование электронного массива: Если учет велся в ЭДО/СЭД, передача только бумажных копий без нативных электронных файлов и метаданных недопустима.
• Передача без акта: Без подписанного Акта приема-передачи ответственность за документы не переходит в госархив.

Резюме: чек-лист для архивиста организации

1. Провести экспертизу ценности по истечении сроков хранения в организации.
2. Отобрать документы по личному составу (личные карточки, дела, ведомости зарплаты, СЗВ, вредность, военский учет).
3. Разделить на две группы: до 2003 г. (75 лет) и после 2003 г. (50 лет).
4. Комплектовать дела, прошивать, оформлять обложки с шифрами доступа (обычно «Секретно» или «Для служебного пользования» — содержит ПДн).
5. Составить Отдельную опись дел по личному составу.
6. Подготовить Историческую справку (или дополнение).
7. Согласовать передачу с государственным архивом-приемщиком (территориальным или отраслевым).
8. Провести поединичную передачу по Акту приема-передачи.
9. Зафиксировать передачу в журнале учета передач и снять дела с учета в организации.