Передача документов по личному составу в государственные или муниципальные архивы — это строго регламентированный процесс, закрепленный в Федеральном законе от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также в подзаконных актах (Приказы Росархива, Типовые номенклатуры, Методические рекомендации). Нарушение сроков и процедур сдачи влечет за собой административную ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ) и риски утери социально-значимых прав граждан.

Данная статья подробно разбирает правовую базу, этапы подготовки, оформление передачи и ключевые изменения, актуальные на 2026 год.

Правовое регулирование: Основные нормативные акты

Деятельность по передаче документов строится на иерархии нормативных правовых актов:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 21 — передача на постоянное хранение, ст. 19 — экспертиза ценности).
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Инструкции по порядку отбора, учета хранения и уничтожения архивных документов…» (заменяет Приказ № 236, вводит единые правила экспертизы и формирования дел).
• Приказ Росархива от № 526 «Об утверждении Типовой номенклатуры управления документацией…» (определяет сроки хранения дел по личному составу: 50 и 75 лет).
• Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения (утв. Росархивом, раздел I).
• Примерное положение об архиве организации (утв. Росархивом) — регламентирует работу внутреннего архива как структурного подразделения.

Ключевое определение (ст. 21 ФЗ № 125-ФЗ)

«Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы».

Какие документы подлежат обязательной сдаче?

Не все кадровые документы идут в государственный архив. Перечень определяется Типовой номенклатурой (Приказ № 526) и результатами экспертизы ценности.

Основные категории дел по личному составу (срок хранения 75 лет):

1. Личные дела работников (анкеты, автобиографии, копии документов, справки).
2. Личные карточки учетного номера застрахованного лица (СНИЛС) / Личные карточки пенсионного страхования (для периодов до 2003 г. или при отсутствии данных в СФР).
3. Сведения о заработной плате и стаже (ведомости начисления зарплаты, книги учета трудовой книги, справки о стаже, если не переданы в СФР/ПФР в установленном порядке).
4. Приказы (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении, награждении, наложении взысканий (основной и персональный состав приказов).
5. Трудовые книги и вкладыши (не полученные владельцами при увольнении/ликвидации).
6. Документы по вредным/опасным условиям труда (списки работников, карты учета воздействия факторов производственной среды — срок 50 или 75 лет в зависимости от вида вредности).

Документы, НЕ подлежащие передаче в госархив (уничтожаются после истечения сроков):

• Рабочие кадровые документы (журналы учета приказов, журналы выдачи трудовых книг, справок, отчеты о численности).
• Копии документов, оригиналы которых хранятся в других фондах.
• Документы временного хранения (до 10 лет), не прошедшие экспертизу на постоянное хранение.

Этапы подготовки к передаче (Внутренняя работа организации)

Согласно Приказу № 77 и Методическим рекомендациям, процесс начинается задолго до физической передачи дел.

Этап 1: Научно-техническая обработка и упорядочение

Проводится в архиве организации (структурном подразделении) или привлеченными специалистами.

• Сбор и проверка полноты: Все дела по личному составу за отчетный период (обычно календарный год) собраны в единый фонд.
• Упорядочение: Дела группируются по фондам (если у организации несколько структурных подразделений с самостоятельным балансом) и внутри фонда — по описям (обычно хронологически или по структурным подразделениям).
• Сшивка и оформление дел: Каждое дело сшивается, нумеруются листы, оформляется корешок. Важно: Объем дела не должен превышать 250 листов и толщину корешка 4 см (стандартные требования к формированию архивного дела).
• Составление описи дел: Основной учетный документ. Заполняется по форме (Приложение к Приказу № 77 или утвержденная самостоятельно). Колонки: № дела, Заголовок дела, Даты (начало-конец), Число листов, Срок хранения, Примечания.

Этап 2: Экспертиза ценности документов (Ключевой этап)

Проводится Экспертной комиссией (ЭК) организации (утв. приказом руководителя).

• Периодичность: Не реже одного раза в 3 года (оптимальный срок накопления по мнению специалистов).
• Процедура: ЭК изучает акты проверки дел, описи, выборочно сами дела. Принимает решение: «На постоянное хранение», «На продление срока» или «На уничтожение».
• Документирование: Составляется Протокол экспертной комиссии и Акт экспертизы ценности документов (двухсторонний: организация + архив, если архив участвует, или внутренний). Решение о включении в Архивный фонд РФ принимается ЭК архивного учреждения (при передаче в госархив).

Этап 3: Подготовка передающей документации (Комплект для архива)

Перед вызовом представителей архива или отправке дел готовится пакет документов:

1. Опись дел (в 2-х экземплярах: один остается в организации до акта, второй уходит в архив).
2. Справка о фонде (краткая характеристика организации-преемницы, периоды деятельности, объем фонда в единицах хранения/метраже).
3. Акт приема-передачи дел в архив (проект, заполненный организацией).
4. Перечень лиц, ответственных за передачу (с подписями и печатью).

Порядок передачи и оформление Акта приема-передачи

Согласно п. 6.1.2. Порядка передачи дел (КонсультантПлюс) и ст. 21 ФЗ № 125-ФЗ.

Форма и подписание Акта

• Экземпляры: Акт составляется минимум в двух экземплярах (один — у передающей организации, второй, в принимающем архиве).
• Подписи: Подписывается уполномоченными работниками организации (руководитель, главный архивист/ответственный за архив) и представителями государственного (муниципального) архива (руководитель архива, приемщик/архивист фонда).
• Утверждение: Акт утверждается (визуется) руководителем организации и руководителем государственного (муниципального) архива.

Содержание Акта (обязательные реквизиты):

1. Наименование документа: «Акт приема-передачи архивных документов на постоянное хранение».
2. Дата и место составления.
3. Наименование передающей организации (источника комплектования) и принимающего архива.
4. Основание для передачи (№ и дата Протокола ЭК, Акта экспертизы).
5. Ссылка на опись (№ описи, количество томов, дату составления).
6. Общее количество переданных единиц хранения (дел), метража.
7. Состояние документов (удовлетворительное, требуют восстановления).
8. Сроки хранения (50 / 75 лет / постоянное).
9. Подписи сторон с расшифровкой и датами.
10. Печати сторон (при наличии).

Физическая передача

Дела передаются в архив-приемник (государственный архив субъекта РФ или муниципальный архив, в зависимости от ведомственной подчиненности организации-источника) в упаковке, обеспечивающей сохранность (коробки-архивные ящики, маркировка по описи).

Особенности передачи при ликвидации/реорганизации организации

Это самый критический сценарий. Информация из интернета указывает на услуги: «Передача документов в архив ликвидируемых организаций…».

• Сроки: Подготовка документов к сдаче должна быть завершена ДО принятия решения о ликвидации или в самом начале ликвидационного процесса (до публикации извещения в «Вестнике государственной регистрации»).
• Правопреемство: При реорганизации (слияние, присоединение, разделение, преобразование) документы по личному составу передаются правопреемнику. Если правопреемника нет (ликвидация) — в гос/муниципальный архив по месту нахождения организации.
• Ответственность: Ликвидационная комиссия несет персональную ответственность за сохранность и сдачу архива (ст. 61 ГК РФ, ФЗ № 125-ФЗ).
• Цифровизация: В 2024-2026 гг. активно внедряется передача электронных копий (сканов) вместе с бумажными оригиналами или вместо них (при наличии ЭП и соблюдении требований Приказа № 77 к электронным архивам).

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для проверки)

Взаимодействие с Социальным фондом России (СФР) и Госуслугами

Важно понимать разграничение: СФР (ранее ПФР) хранит индивидуальные лицевые счета (ИЛС) и сведения о стаже/заработке с 2002 года (переходный период);

• Документы по личному составу до 2002 г. (и исходные документы, на основании которых формировались сведения в СФР) — это Архивный фонд РФ, они обязательно сдаются в госархив.
• Документы после 2002 г. (ведомости СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, отчеты ЕФС-1) — хранятся в организации сроком до 50/75 лет (по номенклатуре) и также сдаются в архив, так как СФР хранит агрегированные данные, а не исходные приказы и личные дела.
• Наличие данных в личном кабинете Госуслуг/СФР не отменяет обязанности организации по сохранению и сдаче первичных кадровых документов в архив.

Практический алгоритм действий (Roadmap) на 2026 год

1. Аудит архива: Проверить наличие и полноту описей за прошлые годы. Выявить «пробелы» в фондах по личному составу.
2. Планирование ЭК: Издать приказ о проведении экспертизы ценности (если не проводилась 3+ года). Сформировать состав ЭК (включить юриста, архивиста, бухгалтера/кадровца).
3. Научно-техническая обработка: Сформировать дела за отчетные периоды (годы). Сшить, пронумеровать, оформить корешки. Составить описи.
4. Заседание ЭК: Рассмотреть дела, принять решения. Составить Протокол и Акт экспертизы.
5. Согласование с архивом-приемником: Направить в гос/муниципальный архив (по месту нахождения орг.) уведомление о готовности к передаче, проект описи и Акта. Уточнить график приема.
6. Физическая передача: Упаковать дела в коробки по описи. Передать под Акт приема-передачи (2 экз.).
7. Учет в организации: В журнале учета передач архива (ф. № 10 или свой) зафиксировать: № Акта, дату, наименование архива-приемника, кол-во дел. Сохранить свой экземпляр Акта и копию описи навсегда (или до ликвидации орг.).

Передача документов по личному составу в государственный муниципальный архив — это не формальность, а гарантия социальных прав граждан (пенсии, льготы, стаж, жилищные права). На 2026 год ключевыми требованиями остаются: обязательная экспертиза ценности (Приказ № 77), строгое соблюдение технологии формирования дела (250 л. / 4 см), безупречное оформление Акта приема-передачи в 2-х экземплярах с визами руководителей.

Рекомендуется не откладывать подготовку «на потом», а вести архивное дело текуще, ежегодно формируя описи и проводя экспертизу каждые 3 года. Это минимизирует риски при проверках Росархива, прокуратуры и при возможной ликвидации/реорганизации организации.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов по передаче архивов необходимо обращаться к актуальным версиям ФЗ № 125-ФЗ, Приказов Росархива (№ 77, № 526) и консультироваться с принимающим государственным/муниципальным архивом и специалистами по архивному делу.