Дата актуализации: 08:30:26

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Какие документы подлежат передаче в архив
3. Порядок передачи документов в архив
4. Требования к документам и к их оформлению
5. Ответственность сторон
6. Часто задаваемые вопросы
7. Источники информации

Государственные и муниципальные архивы Российской Федерации являются хранителями архивного фонда – совокупности документов, которые имеют историческую, культурную, правовую и научную ценность. Приём документов на постоянное хранение регулируется комплексом законов, подзаконных актов и методических рекомендаций. В статье подробно рассматриваются:

• правовые основания передачи документов;
• перечень документов, которые обязаны быть переданы в архив;
• процедура сдачи и приёма документов;
• требования к оформлению и учёту.

Нормативно-правовая база

Основные нормативные акты, определяющие порядок передачи и хранения документов в государственных архивах:

• Федеральный закон №125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – устанавливает общие принципы архивного дела, определяет, какие документы подлежат передаче в архив.
• Статья 21. Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение (КонсультантПлюс) – описывает порядок поступления документов из частной собственности в государственные архивы.
• Приказ Росархива №77 от – регламентирует решение о включении документов в состав Архивного фонда и порядок их актуализации.
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (Федеральное архивное агентство) – определяют порядок работы архивных учреждений.
• Перечень типовых управленческих архивных документов – утверждён правительством РФ, содержит классификацию дел и сроки их хранения.

Все перечисленные документы образуют единую правовую основу, на которой базируется работа государственных и муниципальных архивов.

Какие документы подлежат передаче в архив

Документы Архивного фонда, находящиеся в частной собственности

Согласно статье 21, такие документы поступают в архивы, музеи, библиотеки и научные организации, включённые в перечень, утверждённый правительством РФ, на основании договоров между собственником и архивом.

Документы государственных органов и органов местного самоуправления

В их состав входят:

• дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• дела по личному составу (кадровые документы);
• служебные документы ограниченного распространения (при наличии соответствующего ограничения).

Документы негосударственных организаций, выступающих источниками комплектования

Если организация включена в перечень источников, её документы также передаются в архивы в соответствии с установленными сроками хранения.

Документы, подлежащие уничтожению

Не все документы обязаны быть переданы в архив. Те, у которых истёк срок временного хранения и они не имеют исторической ценности, могут быть уничтожены в порядке, установленном нормативными актами.

Порядок передачи документов в архив

Шаг 1. Подготовка перечня документов

Составляется опись сдаваемых материалов (Электронный перечень комплектования – ЭПК). В описи указываются:

• ФИО и реквизиты фондосдатчика;
• Краткое описание документов (название, дата, объём, тип носителя);
• Цель передачи (постоянное хранение, временное хранение, передача в рамках договора).

Шаг 2. Оформление договорных отношений

Если документы находятся в частной собственности, между собственником и архивом заключается договор, в котором фиксируются:

• права и обязанности сторон;
• условия доступа к документам;
• порядок возврата (если предусмотрен).

Шаг 3. Предварительная архивная обработка

Ответственность за подготовку документов (описание, переплет, конвертирование в архивный формат) возлагается на передающую сторону. Архив принимает только готовый к приёму комплект.

Шаг 4. Приёмка в архив

На бланке архива оформляется расписка о приёме документов. В ней указываются:

• ФИО фондосдатчика;
• Перечень и количество принятых материалов;
• Дата и подпись ответственного архивного сотрудника.

Шаг 5. Внесение в реестр

Документы заносятся в перечень архивных фондов и получают уникальный архивный номер. При необходимости оформляются ограничения доступа (служебная информация ограниченного распространения).

Шаг 6. Хранение и учёт

Архив обеспечивает условия постоянного хранения (контроль микроклимата, защита от пожара, кражи и т.п.) и ведёт учёт движения документов (вход, выдача, возврат).

Требования к документам и их оформлению

Общие требования

• Документы должны быть в оригинальном виде либо в надёжных копиях, подтверждённых заверением.
• Все материалы должны быть описаны в соответствии с методическими рекомендациями Федерального архивного агентства.
• Не допускается передача документов с истёкшими сроками временного хранения без предварительного решения о включении их в архивный фонд.

Технические требования

• Бумажные документы – сортировать по дате, типу и размеру, упаковывать в архивные коробки, защищённые от влаги.
• Электронные носители – проверять целостность файлов, использовать форматы, поддерживаемые архивом (PDF/A, TIFF, XML).
• Аудио‑ и видеоматериалы – конвертировать в стандарты, рекомендованные архивом (например, MP4 с кодеком H.264).

Ограничения доступа

Если в документе содержится служебная информация ограниченного распространения, архив оформляет соответствующее ограничение и фиксирует его в приказе Росархива о внесении изменений в перечень.

Ответственность сторон

Часто задаваемые вопросы

Какие документы можно оставить в организации, а не передавать в архив?

Документы, срок временного хранения по которым менее 10 лет и которые не относятся к категории «служебная информация ограниченного распространения», могут оставаться в ведении организации до истечения установленного срока.

Нужно ли платить за приём документов в государственный архив?

Приём документов в государственный архив осуществляется бесплатно. Платные услуги могут быть связаны только с дополнительными сервисами (например, подготовка копий, экспресс‑доступ к материалам).

Как получить копию из архива после передачи документов?

Запрос оформляеться в письменной форме через портал государственных архивов РФ. В запросе указываются номер фонда, конкретный документ и цель использования.

Можно ли вернуть документы в собственность после их сдачи?

Возврат возможен только в случаях, предусмотренных договором и законодательством (например, если документ не был включён в архивный фонд). Обычно возврат ограничен и требует согласования с архивом.

Источники информации

• КонсультантПлюс. Статья 21; Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение.
• Федеральное архивное агентство. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ.
• Приказ Росархива №77 от – решение о включении документов в Архивный фонд.
• Федеральный закон №125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения.
• Архивная компания «Прайд‑Архив». Практические рекомендации по передаче документов в госархив.

Документы, передаваемые в государственный архив, являются важным элементом национального культурного и исторического наследия. Соблюдение нормативных требований и правильная организация процесса передачи гарантируют их сохранность для будущих поколений.