Передача документов в архив организации, это строго регламентированный процесс, нарушение которого влечет за собой административную ответственность, риски при проверках Гоструда и Росархива, а также проблемы при подтверждении стажа и выплате пенсий сотрудникам. На 2026 год действуют существенно обновленные правила, введенные Приказом Росархива от № 236 (в редакции более поздних изменений), которые кардинально изменили подход к формированию дел, срокам хранения и оформлению описей.

В данной статье подробно разбираются все этапы: от отбора документов до подписания акта приема-передачи, с учетом судебной практики и разъяснений экспертов систем «КонсультантПлюс», «Гарант» и профильных изданий (HR-Академия, Архивариус, СПОК).

Нормативная правовая база (актуальная на 2024–2026 гг.)

Ключевыми документами, регулирующими процесс, являются:

• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (базовый закон).
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных архивах…» (распространяется на архивы организаций). Вступил в силу 17 сентября 2023 года и является основным регламентом на 2024–2026 гг.
• Приказ Минкультуры России от № 558 (в ред. от 2023–2024 гг.), Типовые номенклатуры дел и сроки хранения.
• ГОСТ Р 7.0.100–2018 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Основные термины и определения».
• Локальные нормативные акты (ЛНА) организации: Положение об архиве, Номенклатура дел, График сдачи дел в архив.

Важно: По разъяснениям Гострудинспекции (в т.ч. Нижегородской обл., 2026 г.), организация обязана иметь утвержденную Номенклатуру дел и График сдачи. Их отсутствие, грубое нарушение законодательства об архивном деле.

Какие документы подлежат передаче в архив

Не все бумаги идут в архив. Сдаются законченные дела (дело считается законченным по истечении календарного года, в котором была последняя запись/документ), имеющие сроки хранения постоянный или временный свыше 10 лет.

Основные категории кадровых документов (по Типовой номенклатуре):

1. Документы по личному составу (фонд «Личные дела»): личные карточки (Т-2), личные дела, служебные записки о приеме/переводе/увольнении, копии приказов, справки о заработной плате (для стажа), автобиографии, анкеты.
2. Документы по учету рабочего времени и оплате труда: табели учета рабочего времени (Т-12, Т-13), ведомости начисления зарплаты, расчетные листы, книги учета отпусков.
3. Приказы и распоряжения по кадрам: основной массив приказов (о приеме, увольнении, награждении, отпусках).
4. Трудовые книжки и вкладыши: учетные книги движения трудовых книжек, сами трудовые книжки невыданные (хранятся 50/75 лет).
5. Документы по охране труда: журналы инструктажей, протоколы проверок знаний, карты выдачи СИЗ.
6. Документы пенсионного значения (с 2002 г.): СВЕД-1, ЕДВ-1, RSV-1, информация о страхователе для ПФР/СФР.

Сроки хранения (справочно):

• 75 лет (постоянно): Личные дела, личные карточки, трудовые книжки, приказы о приеме/увольнении (для работников, принятых до 2003 г. или в особых случаях).
• 50 лет: Документы по учету рабочего времени, зарплате, пенсионному страхованию (для работников, принятых с 2003 г.).
• 10–25 лет: Приказы по основной деятельности, журналы учета, отчетность в фонды (в зависимости от вида).

Этапы подготовки дел к передаче (Технологический процесс)

Сдача документов в архив — это не «взять кипу бумаг и положить на полку». Процесс включает обязательные последовательные операции:

Этап 1: Систематизация и отбор (Касательная проверка)

• Выделить законченные дела текущего года (обычно сдача происходит в I квартале следующего года за прошлый).
• Проверить полноту каждого дела по номенклатуре.
• Удалить документы с истекшим сроком хранения (после составления акта о выделении к уничтожению и утверждения экспертной комиссией). В архив передаются только дела с действующими сроками.

Этап 2: Оформление дела (Сборка, прошивка, обложка)

Согласно новым правилам (Приказ № 236, ГОСТ Р 7.0.97–2016):

• Сборка: Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке (ранние — в начале) или системно-хронологическом.
• Нумерация листов: Скобами в правом верхнем углу (архивная нумерация), сквозная по делу. Пустые листы не нумеруются.
• Прошивка: Нитью (Ленточный клей/клейстер не допускается для постоянного хранения). Узел на обратной стороне обложки, концы нити длиной 5–7 см, закреплены клейкой бумагой с указанием числа листов и подписи ответственного.
• Обложка дела (Форма по ГОСТ Р 7.0.97–2016): Обязательные реквизиты: индекс фонда, описи, дело, шифр дела, заглавие, даты начала/конца, число листов, срок хранения, подпись составителя.

Этап 3: Составление внутренней описи дела

Готовится в 1 экземпляре, помещается в дело после последнего документа (перед задней обложкой). Колонки: № п/п, Заглавие документа, Дата, № документа, Число листов, Примечание (срок хранения, если разный внутри дела).

Этап 4: Формирование описи дел к архиву (Внешняя опись)

Это главный сопроводительный документ. Составляется по форме (Приложение к Приказу № 236 или утвержденная ЛНА).

• Группировка дел: по тематике и срокам хранения (как подчеркивает КонсультантПлюс, 2026). Нельзя смешивать в одной описи дела на 50 и 75 лет.
• Для кадровых документов (личных дел) обязательна систематизация по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении (рекомендация HR-Академии, подтвержденная практикой). Это критически важно для быстрого поиска при пенсионных запросах.

Особенности передачи кадровых документов (Личные дела)

Это самый чувствительный блок. Ошибки здесь стоят пенсий людям и штрафов организации.

Порядок подготовки личных дел:

1. Группировка: Разделить дела на партии по году увольнения (например, все уволенные в 2020 г., в 2021 г. и т.д.).
2. Проверка полноты: В личном деле обязательны: заявление/анкета, копия приказа о приеме, копия приказа об увольнении, трудовая книжка (если не выдана), личная карточка Т-2 (или ее аналог), справки о зарплате за периоды, не покрытые СЗВ-СТАЖ (до 2000 г.).
3. Обложка личного дела: Заполняется строго по форме. На обложке указывается ФИО, дата рождения, дата приема, дата увольнения, срок хранения (50/75 лет).
4. Прошивка: Только нитью. Металлические скобы, кнопки, файлы — запрещены (окисляются, повреждают бумагу).

Оформление передачи: Акт приема-передачи и опись

Передача осуществляется по описям (внутренняя опись в каждом деле + общая опись дел к архиву) или по номенклатуре дел (по согласованию с архивом);

Документальное оформление:

• Акт приема-передачи архивных документов (дел) на хранение. Составляется в 2-х экземплярах (один у архива, второй у передающего подразделения/секретаря). Реквизиты: основание (приказ о сдаче), состав комиссии, ссылка на опись, дата, подписи председателя и членов комиссии, печать (при наличии).
• Опись дел к архиву (Внешняя) — приложение к акту. Нумеруется сквозно по организации. Каждому делу присваивается номер по описи.
• Внутренняя опись в каждом деле.

Совет эксперта (КонсультантПлюс, 2026): В акте обязательно указывать: «Дела подготовлены в соответствии с требованиями Приказа Росархива № 236, номенклатуры и графика сдачи». Это снимает вопросы при проверке.

Электронный архив: специфика передачи

С 2022–2023 гг. многие организации переводят кадровый документооборот в электронный вид (СЭД). Передача в электронный архив имеет нюансы:

• Правовая сила: Электронные документы, подписанные КЭП (квалифицированной электронной подписью), равнозначны бумажным (ст. 6 125-ФЗ, 63-ФЗ).
• Формат хранения: PDF/A (ISO 19005) для визуального представления, XML/JSON для структурированных данных. Обеспечение целостности (хэш-суммы, штампы времени).
• Метаданные (профиль архивной записи): Обязательное заполнение карточки документа/дела в СЭД/АИС «Архив» (автор, дата, вид, срок хранения, доступ).
• Акт приема-передачи ЭД: Оформляется в СЭД (пакетный акт) или на бумаге с реквизитами ЭП. Передается не «файл», а «архивный пакет» (в т.ч. описи в формате XML по приказу Минкультуры/ФСТЭК).
• Гибридный архив: Если часть дел бумажная, часть электронная — ведутся отдельные описи и акты, но в единой номенклатуре.

Передача архива при ликвидации или реорганизации организации

Особый режим (ст. 20 125-ФЗ, ст. 59–60 ГК РФ):

• Сроки: Архив передается до принятия решения о ликвидации или в порядке правопреемства (при слиянии, присоединении).
• Куда передавать: В государственный архив соответствующего уровня (областной, краевой) или в архив правопреемника (если есть).
• Подготовка: Полная инвентаризация, составление описей с указанием фонда-образователя (ликвидируемой организации).
• Акт: Двухсторонний (Ликвидационная комиссия / Исполнительный орган + Принимающий государственный архив).
• Электронные документы: Обязательная миграция в актуальные форматы и передача на хранение в ГАРФ/областной архив с соблюдением требований ФСТЭК/ФСБ (если есть гриф «Секретно»/«ДСП»).

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для самопроверки)

Ответственность за нарушения

• Ст. 13.20 КоАП РФ: Нарушение правил ведения архивного дела. Штрафы: на должностных лиц — 500–1000 руб., на юрлиц — 3000–5000 руб. (за каждое нарушение/дело).
• Ст. 5.27 КоАП РФ: Нарушение трудового законодательства (невыдача справок, утеря документов). Штрафы до 50 000 руб. для юрлиц.
• Уголовная ответственность (ст. 293 УК РФ): Халатность, повлекшая утерю документов, невосстановимую потерю прав граждан (пенсии, льготы).

Резюме: Алгоритм действий «От и До»

1. Годовой цикл (Январь–Март): Анализ номенклатуры, отбор законченных дел за прошлый год.
2. Подготовка (Март–Апрель): Сборка, прошивка, обложки, внутренние описи.
3. Формирование партии (Апрель): Группировка по срокам/тематике, составление внешней описи.
4. Комиссия (Апрель–Май): Приказ о создании комиссии, проверка качества подготовки.
5. Подписание Акта (Май): Акт приема-передачи + Опись в 2-х экземплярах.
6. Физическая передача: Размещение на стеллажах архива по адресам (фонд, опись, дело).
7. Учет в журнале/АИС: Внесение записей о местонахождении дел (номер стеллажа, полки).

Материал подготовлен на основе актуальных НПА, разъяснений Росархива, Гоструда, судебной практики и экспертных консультаций систем «КонсультантПлюс», «Гарант» (статус на ).