Передача документов в архивы Министерства внутренних дел Российской Федерации (МВД РФ), это строго регламентированный процесс, регулируемый Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ), Приказом Минкультуры России (ранее Росархива) и внутренними нормативными актами самого МВД. Данная статья подробно разбирает порядок сдачи дел в архивы территориальных органов МВД, Центральный архив МВД РФ, а также особенности работы с личными делами сотрудников и материалами уголовных/административных производств.

Нормативная правовая база

Основными документами, регулирующими архивное дело в системе МВД, являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий сроки хранения, порядок формирования фондов и доступа к документам.
• Приказ Минкультуры России от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, формируемых в деятельности федеральных министерств, федеральных служб, федеральных агентств…» (в части, касающейся МВД).
• Приказ МВД РФ от № 989 «Об утверждении Инструкции по архивному делу в органах внутренних дел Российской Федерации» — основной ведомственный документ, регламентирующий работу архивов МВД.
• Приказ МВД РФ от № 921 «Об утверждении Номенклатуры дел управления документацией, подлежащих хранению в архивах органов внутренних дел, и сроков их хранения», ключевой документ для определения сроков хранения конкретных категорий дел.

Структура архивной сети МВД РФ

Перед сдачей документов необходимо определить, в какой именно архив они должны быть переданы. Система архивов МВД имеет трехуровневую структуру:

1. Центральный архив МВД РФ (ЦА МВД РФ), находится в Москве. Хранит документы центрального аппарата МВД, личные дела генерального состава, уникальные исторические фонды, дела лиц, прославленных в истории МВД, а также документы ликвидированных центральных подразделений.
2. Архивы главных управлений (ГУ) / управлений (У) МВД по субъектам РФ — региональные архивы. Принимают документы от территориальных органов (ОМВД, МО МВД, ОВД), подведомственных организаций регионального уровня.
3. Архивы территориальных органов МВД (отделы/сектора архива в ОМВД/МО МВД) — первичный уровень. Формируют дела текущего года, обеспечивают их хранение до передачи в региональный архив (обычно по истечении 5 лет с момента завершения дела).

Подготовка документов к сдаче (Формирование дела)

Это самый трудоемкий этап. Несоблюдение правил формирования дела является основной причиной отказа архива в приеме документов.

Отбор и проверка документов

• Проводится экспертиза документов на предмет их архивной ценности (по Номенклатуре № 921).
• Уничтожаются документы с истекшими сроками хранения (по акту экспертизы).
• Проверяется полнота дел: наличие всех листов, приложений, подписей, печатей.
• Удаляются металлические предметы (скобы, кнопки, папки на кольцах), допускается только нитка и прокладки из плотной бумаги.

Сшивка и оформление дела

• Сшивка: Дела сшиваются ниткой (хлопковой или льняной) через 4 отверстия. Узел завязывается на обложке, концы ниток (3-5 см) промачиваются клеем и приклеиваются к обложке бумажной прокладкой (прямоугольником 4х6 см) с указанием номера тома и даты сшивки.
• Обложка (форма 1-Арх или ведомственная): Заполняется чернилами (пастой) синего или черного цвета печатными буквами. Обязательные реквизиты: индекс фонда, описи, дела, название дела, даты начала и окончания, количество листов, срок хранения, категория ценности, ответственное хранение, подпись составителя.
• Нумерация листов: Сквозная по всему томам arabe цифрами в правом верхнем углу (без нумерации обложки). Последний лист — «контрольный», на нем ставится подпись нумератора и дата.

Составление описи (Форма 2-Арх)

Опись — главный поисковый прибор. Составляется в 2 экземплярах (один в архив, второй остается в структурном подразделении до получения подтверждения приема).

• Колонки описи: № п/п, Заголовок дела (точно по обложке), Даты (начало-конец), Число листов, Срок хранения (год/категория), Примечания.
• Заголовок дела должен быть информативным (не просто «Документы», а «Журнал учета КУСП», «Личное дело иванова И.И.»).
• Опись подписывается руководителем структурного подразделения, архивариусом органа и главой органа (или уполномоченным лицом).

Сроки сдачи документов в архив

Согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ и Приказу МВД № 989:

• Документы текущего года: Хранятся в структурном подразделении (канцелярии/регистратуре).
• Сдача в архив органа (первичный уровень): Осуществляется ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за годом окончания дела (то есть через 1-2 года после завершения документа).
• Передача из архива органа в архив ГУ/У МВД (региональный уровень): Осуществляется по истечении 5 лет хранения в архиве органа (п. 4.14 Приказа № 989).
• Личные дела сотрудников: Передаются в архив органа после увольнения сотрудника (в течение 1 года) или по достижении им возраста 75 лет (для пенсионеров МВД).
• Уголовные дела и дела по АП: Сдаются после вступления решения в законную силу и истечения сроков апелляции/кассации (обычно через 1-3 года после завершения производства).

Особенности сдачи отдельных категорий документов

Личные дела сотрудников МВД (служащих)

Это наиболее чувствительная категория. Состав личного дела строго регламентирован (Приказ МВД № 989, Приложение № 3).

• Обязательные документы: Анкета (формализованная), автобиография, копии приказов о приеме/увольнении/присвоении званий/награждении, личная карточка учета (ф. 1-К), характеристики, справки о присвоении классных чинов, документы об обучении, медицинские заключения (по форме), листок учета отпусков.
• Сроки хранения: 75 лет (категория «Д») — для уволенных сотрудников; 10 лет — для кандидатов, не прошедших отбор.
• Особенность: Личное дело сшивается в один том (при большом объеме, в несколько томов с общей обложкой). На обложке обязательно указывается: ФИО, дата рождения, дата приема/увольнения, последнее звание/должность.

Уголовные дела и материалы проверки сообщений о преступлениях

• Сдаются в архив органа следствия (СК РФ имеет свои архивы, но материалы проверки сообщений, отказы в возбуждении, терминированные дела, находящиеся в производстве дознавателей МВД, сдаются в архив МВД).
• Сроки хранения: 30 лет (категория «Б») — для терминированных дел; 10 лет, для отказов в возбуждении; 75 лет — для дел о тяжких/особо тяжких преступлениях с неистекающими сроками давности.
• Объем дела может исчисляться десятками томов. Каждый том описывается отдельно в описи с указанием номера тома.

Дела по административным правонарушениям (АП)

• Сдаются после вступления определения/постановления в законную силу.
• Срок хранения: 3 года (категория «В») для большинства дел; 5-10 лет для дел об АП в сфере дорожного движения, миграции и т.д.
• Ввиду огромных объемов допускается сдача пачками (без сшивки каждого дела в отдельный том) с составлением сводной описи, если это согласовано с архивом-приемником (п. 4.20 Приказа № 989).

Учетная и отчетная документация (журналы, книги, отчеты)

• Журналы учета КУСП, журналы регистрации заявлений, книги учета задержанных, отчеты о преступности (формы 1-УУП, 2-УУП и др.).
• Сроки хранения: Обычно 5-10 лет (категория «В»), журналы учета КУСП, 10 лет, отчетность — 5 лет.
• Сдаются по хронологическому принципу (по годам).

Процедура передачи и акта приема-передачи

Передача документов оформляется Актом приема-передачи дел в архив (Форма № 3-Арх или ведомственная) в 3 экземплярах:

1. Один, в архив-приемник (с описями).
2. Второй — в передающем структурном подразделении (с отметкой архива о приеме).
3. Третий — в архиве органа (если передача идет из подразделения в архив органа) или в ГУ/У МВД (при передаче между уровнями).

Этапы процедуры:

1. Заявка: Подразделение направляет в архив заявку на прием документов (произвольная форма или по образцу Приказа № 989) за 2-4 недели.
2. Предварительный осмотр: Архивариус архива-приемника осматривает дела на месте хранения или в архиве, проверяет соответствие Номенклатуре, качество сшивки, заполнение обложек и описей.
3. Устранение замечаний: При обнаружении дефектов (пропущенные листы, неверные заголовки, плохая сшивка) дела возвращаются для доработки.
4. Подписание Акта: После устранения замечаний подписывается Акт приема-передачи. Ответственность за сохранность переходит к архиву с момента подписания акта.
5. Размещение: Архив назначает делам индексы (фонд, опись, дело) и размещает их в хранилищах.

Электронные документы и АИС «Архив МВД»

С переходом МВД на электронное делопроизводство (АИС «Делопроизводство», АИС «Архив МВД», ЕАИС МВД) процедура сдачи меняется:

• Электронные дела: Формируются в информационных системах. «Сдача» в архив означает перевод дела в статус «Архивный» / «Передан в архив» с установкой электронной подписи (ЭП) ответственных лиц.
• Бумажные оригиналы: Если документ создан в электронном виде, но требует бумажного оригинала (договоры, доверенности, протоколы с «живой» подписью), бумажный оригинал сдается в архив по классической схеме, а электронная копия — в АИС.
• Верификация: Архив проверяет целостность электронных файлов (хеш-суммы), корректность метаданных (атрибутов дела) и наличие усиленной квалифицированной ЭП.

Типичные ошибки и основания для отказа в приеме

Архивариус имеет право не подписать Акт приема-передачи в следующих случаях:

• Отсутствие или неверное заполнение обложки дела (нет сроков хранения, категории ценности, подписи составителя).
• Несоответствие заголовка дела в описи заголовку на обложке.
• Нарушение хронологии внутри дела (документы не по датам).
• Наличие посторонних предметов (скобы, кнопки, резинки, флеш-накопители без оформления).
• Повреждение документов (промочки, рваные края, следы влаги/плесени) без акта о повреждении.
• Отсутствие акта экспертизы документов на предмет архивной ценности (для новых фондов).
• Несоответствие сроков хранения в описи Номенклатуре № 921.
• Сдача документов, не подлежащих архивированию (черновики, дубликаты, чистовики, не подписанные проекты).

Доступ к документам после сдачи в архив

После сдачи документы не «пропадают». Доступ к ним регулируется ст. 21-22 Закона № 125-ФЗ и Приказом МВД № 989:

• Служебное пользование: Сотрудники МВД обращаются через архив своего органа с служебной запиской (указанием цели, реквизитов дела). Выдача осуществляется под роспись в форме выдачи (книга учета выдачи). Срок выдачи — обычно до 3 дней.
• Гражданам (личные дела, справки): На основании письменного заявления с указанием цели. Срок рассмотрения — 30 дней. Выдаются справки, выписки, копии (за исключением сведений, составляющих гостайну или иную охраняемую законом тайну).
• Судам, прокуратуре, следственным органам: На основании официальных запросов (определений, постановлений) — в приоритетном порядке.
• Научные/исторические цели: После истечения сроков ограничения доступа (30 лет для большинства дел, 75 лет для личных дел).

Контрольные вопросы для ответственного за сдачу (чек-лист)

Перед направлением документов в архив проверьте:

1. Все ли дела по Номенклатуре № 921 имеют установленные сроки хранения?
2. Проводилась ли экспертиза документов (Акт экспертизы подписан комиссией)?
3. Сшиты ли дела нитью через 4 отверстия? Узлы закреплены прокладками?
4. Нумерация листов сквозная, на последнем листе стоит подпись нумератора?
5. Обложки заполнены полностью, четко, без исправлений (или исправления заверены)?
6. Опись составлена в 2 экз., подписана руководителем подразделения и архивариусом органа?
7. Заголовки дел в описи и на обложках идентичны?
8. Подготовлен Акт приема-передачи (3 экз.)?
9. Согласовано ли время и место приема с архивариусом-приемником?

Сдача документов в архив МВД РФ — это не формальность, а гарантия законности, сохранения истории ведомства и возможности защиты прав граждан и сотрудников. Качественное формирование дел на месте их возникновения (в отделениях полиции, отделах следствия, кадрах) экономит колоссальные ресурсы на этапе архивной обработки и обеспечивает быстрый поиск информации при служебной необходимости. Строгое соблюдение Приказа МВД № 989, Номенклатуры № 921 и требований Росархива — профессиональный долг каждого сотрудника, задействованного в делопроизводстве.

Дата актуальности информации: Октябрь 2026 г. Нормативная база (Приказы МВД № 989, № 921, Закон № 125-ФЗ) актуальна на указанную дату. Перед началом работы рекомендуется проверить наличие новых приказов МВД РФ или Приказов Минкультуры России, вносящих изменения в регламенты архивного дела.