Вопрос о передаче документов в государственный архив актуален для всех организаций – от небольших предприятий до крупных государственных структур.
С 2015 года их деятельность регулирует Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
В статье мы разберём, какие именно документы обязаны попасть в архив, какие могут оставаться в организации, а также как правильно оформить их передачу.

Законодательная база

• Федеральный закон № 94‑ФЗ «Об архивном деле» (от ) – определяет общие принципы архивного хранения и обязанности организаций.
• Правила 2015‑го года (утверждённые постановлением Правительства РФ от № 1325) – конкретизируют порядок комплектования, описания и передачи дел.
• Статьи 21, 23, 13 и др. из КонсультантПлюс – регламентируют сроки и порядок передачи документов на постоянное и временное хранение.

Эти нормативные акты обязательны к исполнению, и несоблюдение их требований может привести к отказу архива принять документы.

Классификация документов, подлежащих передаче

Документы длительного (постоянного) хранения

К ним относятся документы, срок их хранения в организации истёк, а законодательством установлен обязательный срок сохранения (обычно 50‑100 лет). Примеры:

1. Кадровые документы (служебные книжки, личные дела, аттестационные листы).
2. Бухгалтерская и налоговая отчётность, бухгалтерские книги, первичные бухгалтерские документы.
3. Документы по управлению имуществом (акты ввода‑вывода, договоры аренды, реестры недвижимости).
4. Проектно‑конструкторская документация, технические паспорта, схемы, чертежи.
5. Судебные и правовые документы (решения судов, исполнительные листы, договоры, уставные документы).
6. Документы, связанные с историческим, культурным или научным наследием (публикации, исследования, отчёты о научных проектах).

Документы временного хранения, передаваемые в архив

Если срок временного хранения (от 1 до 5 лет) завершён, такие документы также подлежат передаче. К ним относятся:

• Внутренние регламенты, методические указания, которые уже не актуальны.
• Отчёты о выполнении государственных и муниципальных программ, если их срок актуальности истёк.
• Документы, связанные с ликвидацией или банкротством организации (реестры кредиторов, акты ликвидации).

Документы, передаваемые на временное хранение в архив

Иногда владелец документов (организация) может подать заявление о временном хранении в архив, например, в случае:

• Необходимости освободить офисные помещения.
• Ожидания судебных разбирательств, где документы могут понадобиться в будущем.

В таком случае документы хранятся в архиве до поступления официального запроса о их передаче на постоянное хранение.

Какие документы НЕ передаются в государственный архив

Не все документы организации обязаны попасть в архив. К исключениям относятся:

• Документы, срок хранения которых ещё не истёк (например, текущие бухгалтерские книги, текущие кадровые документы).
• Корреспонденция, не имеющая исторической или правовой ценности (рекламные материалы, внутренние служебные записки, если они не относятся к управленческой деятельности).
• Электронные файлы, не прошедшие процесс архивного описания (т.е. без метаданных, индексации и контроля доступа).
• Документы, содержащие персональные данные, которые подлежат уничтожению в соответствии с ФЗ «О персональных данных», если их хранение не требуется законом.

Порядок подготовки и передачи документов

Составление архивных опсис

Опись – это ключевой документ, в котором фиксируются:

1. Наименование дел и их классификационный номер.
2. Содержание (краткое описание).
3. Сроки хранения (временный/постоянный).
4. Объём (количество листов, файлов, электронных носителей);
5. Указание на наличие электронных копий (если есть).

С 2020 года допускается оформление электронных опсис (см. статья «Архивные описи для электронных дел»), что упрощает передачу цифровых архивов.

Комплектование дел

• Сортировка документов по тематикам и датам.
• Упаковка в специальные архивные коробки или контейнеры (для бумажных документов).
• Маркировка коробок (штрих‑коды, номера описи).
• Для электронных документов – подготовка носителей (CD/DVD, USB‑накопители) и проверка целостности файлов.

Согласование с архивом

Передача может происходить по территориальному или ведомственному принципу. Необходимо:

1. Подать заявление о передаче в соответствующий архив (федеральный, муниципальный или отраслевой).
2. Предоставить предварительную опись и согласовать её с экспертной комиссией архива.
3. Получить акт приёма‑передачи (подписывается обеими сторонами).

Сроки согласования могут варьироваться от нескольких недель до нескольких месяцев, в зависимости от объёма и сложности дел.

Доставка и приёмка

Доставка осуществляется курьерской службой организации‑отправителя или специализированным архивным сервисом (например, ОСГ «Рекордз Менеджмент»). При приёмке архивисты проверяют соответствие фактического содержания описи и оформляют акт о приёме документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как часто нужно передавать документы в архив?

Стандартный график – раз в 3‑5 лет (по объёму документооборота) либо по индивидуальному графику, согласованному с архивом.

Что делать, если бухгалтерия отказывается передавать документы?

По закону организация обязана обеспечить передачу всех документов, срок хранения которых истёк. При отказе бухгалтерии следует:

• Сформировать внутренний приказ о передаче.
• Обратиться к руководству с требованием соблюдения законодательства.
• В случае упорного отказа – привлечь внешних архивных специалистов (например, «Прайд‑Архив»), которые помогут оформить документы в соответствии с правилами.

Можно ли передать в архив только часть дел?

Да, но каждый пакет должен быть полностью описан и соответствовать требованиям архива. Частичная передача без надлежащей описи может привести к отказу.

Как оформить электронные документы?

Для электронных дел необходимо:

1. Создать электронную опись (в формате XML или CSV).
2. Обеспечить неизменяемость файлов (подпись цифровой подписью, контрольные суммы).
3. Хранить файлы на надёжных носителях, указав их тип и объём в описи.

Передача документов в государственный архив – это обязательный процесс, регулируемый рядом нормативных актов. Ключевые моменты, которые необходимо помнить:

• Определить, какие документы уже достигли предельного срока хранения.
• Составить корректную архивную опись (бумажную или электронную).
• Согласовать опись с архивом и оформить акт приёма‑передачи.
• Соблюдать сроки и графики передачи (обычно раз в 3‑5 лет).
• При необходимости привлечь профессиональных архивных компаний для ускорения процесса.

Тщательная подготовка и соблюдение правил гарантируют, что ваши документы будут приняты без отказа, а организация избавится от риска штрафов и потери важной информации.

Дата актуализации информации: 07:28:24