Дата составления материала: 17:32:48 ().
Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) выполняет важную функцию сохранения документального наследия страны. Передача документов на постоянное или временное хранение в архив регулируется комплексом нормативных актов, среди которых выделяются:
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
- Приказ Росархива от № 77;
- Статья 21 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Разъяснения КонсультантПлюс и Infologistics.
В данной статье подробно рассмотрены основные положения, касающиеся передачи документов в государственный архив, а также практические рекомендации по подготовке и оформлению передаваемого материала.
Нормативная база
Основные документы
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации – регламентируют общие принципы работы с архивными фондами.
- Приказ Росархива от № 77 – уточняет порядок передачи документов временного хранения (до 10 лет включительно) в случае отсутствия условий для их сохранности в структурных подразделениях организации.
- Статья 21 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет обязамость передачи документов Архивного фонда РФ, находящихся в государственной или муниципальной собственности, на постоянное хранение после истечения сроков их временного хранения.
- Разъяснения КонсультантПлюс (пункты 13.1, 9.6‑9.7) – содержат специфические правила для судебных дел, документов при изменении формы собственности и ликвидации организаций.
- Материалы Infologistics – описывают этапы и правила подготовки описей, оформления передачистemplовки и контроля за сохранностью.
Ключевые положения
- Документы временного хранения (срок до 10 лет) передаются в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение) по решению руководителя органа, организации или уполномоченного им лица, если в подразделении отсутствуют условия для обеспечения их сохранности в течение установленного срока.
- Документы постоянного хранения (свыше 10 лет) после истечения срока временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организаций передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.
- При изменении формы собственности (акционирование, приватизация) документы постоянного хранения сначала остаются в негосударственной организации, а затем, после истечения предельных сроков временного хранения в организации (см. п. 10.3 Правил), передаются в государственный архив.
- При ликвидации организации её документы подлежат передаче организации‑правопреемнику.
- Для судебных дел постоянного срока хранения передача в государственный архив осуществляется по истечении 15 лет временного хранения в архиве суда, если суд является источником комплектования или имеется соответствующий договор с архивным учреждением.
Категории документов, подлежащие передаче
По сроку хранения
- Временного хранения – до 10 лет включительно.
- Постоянного хранения – свыше 10 лет.
По типу содержания
- Документы общего делопроизводства (приказы, распоряжения, протоколы, переписка).
- Судебные дела и материалы следственных органов.
- Финансово‑экономические документы (бухгалтерская отчётность, налоговые декларации).
- Кадровые документы (личные дела сотрудников, трудовые договоры).
- Техническая и проектно‑сметная документация.
- Исторические и культурно‑значимые материалы (фотографии, карты, чертежи).
Порядок передачи документов в государственный архив
Подготовительный этап
- Определение срока хранения – согласно номенклатуре дел и классификатору архивных документов.
- Оценка условий хранения – проверка наличия надлежащих помещений, систем пожаротушения, климат‑контроля и т.д. Если условия недостаточны – инициируется передача.
- Составление описи – формируется опись передаваемых дел в трёх экземплярах (один остаётся в организации, два направляются в архив).
- Физическая подготовка – документы подлежат очистке, ремонту (при необходимости), упаковке в кислото‑нейтральные коробки или папки, маркировке.
Оформление передачи
- На каждой копии описи проставляется штамп и отметка государственным архивариусом о приёмке бумажных материалов.
- Оформляется акт приёма‑передачи, подписываемый представителем передающей организации и уполномоченным лицом архива.
- При передаче документов постоянного хранения может потребоваться решение Экспертно‑проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения о форме приёма (полный или выборочный).
Этап приёма в архиве
- Регистрация поступивших описей в журнале учёта incoming documents.
- Проверка соответствия описи фактическому содержанию коробок/папок.
- При необходимости – проведение физико‑химической и технической обработки (дезинфекция, укрепление листов, удаление повреждений).
- Размещение документов в специализированных архивохранилищах с соблюдением температурно‑влажностного режима.
- Внесение сведений в электронный каталог архива и выдача указателя хранения получателю.
Требования к описям и оформлению документов
Содержание описи
- Наименование организации‑отправителя.
- Дата составления описи.
- Перечень дел с указанием:
- номера дела;
- наименования дела;
- даты создания (период);
- количества листов;
- срока хранения;
- примечаний (например, наличие повреждений).
- Подпись ответственного лица и печать организации.
- Три копии описи (один экземпляр остаётся в организации, два – в архиве).
- На каждой копии – штамп архива и отметка о приёмке (дата, ФИО архивариуса, подпись).
- При передаче электронных документов – сопроводительное письмо с указанием формата, контрольных сумм и условий доступа.
Особенности передачи для различных типов организаций
Государственные органы и органы местного самоуправления
- Передача регулируется непосредственно Приказом Росархива № 77 и статьёй 21 ФЗ «Об архивном деле».
- Решение о передаче принимает руководитель органа или уполномоченное им лицо.
- При отсутствии условий для хранения документов временного срока (до 10 лет) – обязательная передача в архив.
Коммерческие организации
- Документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (например, бухгалтерская отчётность, налоговые декларации), подлежат передаче на общих основаниях.
- При изменении формы собственности (акционирование, приватизация) документы постоянного хранения сначала хранятся в негосударственной организации, а затем – после истечения предельных сроков временного хранения – передаются в государственный архив (п. 9.6 Правил).
- При ликвидации организации – документы передаются правопреемнику (п. 9.7 Правил).
Судебные органы
- Дела общего делопроизводства и судебные дела постоянного срока хранения передаются в государственный архив по истечении 15 лет временного хранения в архиве суда, если суд является источником комплектования или имеется договор с архивным учреждением (п. 13.1 КонсультантПлюс).
- Форма приёма (полная или выборочная) определяется ЭПК архивного учреждения.
Ответственность за нарушение порядка передачи
Нарушение установленных правил может повлечь:
- Административную ответственность в виде штрафов (ст. 19.5 КоАП РФ – нарушение правил учета и хранения документов).
- Дисциплинарные меры wobec ответственных должностных лиц;
- Потерю юридической силы документов в случае их утраты или повреждения из‑за ненадлежащего хранения.
Поэтому рекомендуется:
- Вести внутренний контроль за соблюдением сроков хранения и условий помещений.
- Проводить периодические аудиты архивных фондов.
- Обучать сотрудников основам архивного дела и работе с описями.
Передача документов в государственный архив – это не просто формальная процедура, а важный элемент обеспечения сохранности национального документального наследия. Соблюдение нормативных требований, правильная подготовка описей, контроль за условиями хранения и своевременное оформление актов приёма‑передачи позволяют минимизировать риски потери информации и гарантировать доступ к документам для будущих поколений, исследователей и государственных органов.
Актуальная информация на момент составления статьи: 17:32:48 ().