Дата подготовки статьи:

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Планирование и подготовка к передаче
3. Экспертиза и отбор документов
4. Оформление описей и актов
5. Процедура передачи в архив
6. Требования к состоянию и комплектности документов
7. Цифровая передача и оцифровка
8. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Передача документов в муниципальные архивы регулируется рядом федеральных и региональных актов:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Федеральный закон от № 1‑ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (актуален при оформлении электронных актов).
• Постановление Правительства РФ от № 735 «Об утверждении Положения о порядке формирования, комплектования и передачи архивных фондов».
• Региональные нормативные акты (например, правила муниципального архива конкретного субъекта РФ).

Все процедуры должны соответствовать плану комплектования архивов, который утверждается совместно с архивом и фиксируется в договоре (если передача осуществляется на аутсорсинг).

Планирование и подготовка к передаче

Этап планирования включает:

1. Определение объёма передаваемых документов. Составляется перечень дел, подлежащих передаче, с указанием их архивного срока.
2. Согласование графика передачи. Муниципальные архивы принимают документы по установленному графику (обычно раз в квартал или раз в полугодие).
3. Назначение ответственных лиц. В организации – ответственный за архивное дело, в архиве – специалист по приёму документов.
4. Подготовка технической базы. При необходимости – подготовка помещений, средств транспортировки, а также обеспечение условий для оцифровки (сканеры, программное обеспечение).

Важно оформить договор (или соглашение) о передаче, в котором фиксируются:

• Сроки и объём передачи;
• Права и обязанности сторон;
• Ответственность за сохранность документов до момента их приёма архивом.

Экспертиза и отбор документов

Передача в архив возможна только после проведения экспертизы, цель которой – определить, какие документы подлежат архивному хранению, а какие могут быть уничтожены.

Этапы экспертизы

1. Проверка архивного срока. Документы, у которых истёк срок хранения, подлежат уничтожению (за исключением случаев, когда срок продлевается).
2. Оценка юридической и исторической ценности. Некоторые документы могут иметь ценность, превышающую их формальный срок.
3. Техническая проверка состояния. Оценка целостности листов, наличия пятен, разрывов, следов коррозии и т.п.
4. Составление листа отобранных документов. Формируется таблица с указанием номера дела, названия, количества листов, состояния и рекомендаций (передать/уничтожить).

Результат экспертизы – акт экспертизы, который подписывается ответственным сотрудником организации и, при необходимости, представителем архива.

Оформление описей и актов

4.1 Описание архивных фондов

Описание (опись) – документ, в котором фиксируются сведения о передаваемых делах. Структура описей обычно соответствует Приложению N 30 к Правилам (образец прилагается в большинстве архивов).

• Общие сведения: наименование организации, ИНН, адрес, контактные данные;
• Сведения о фонде: название фонда, код, период охвата, количество дел.
• Перечень дел: номер дела, наименование, количество листов, архивный срок, состояние.
• Примечания: особые указания (например, необходимость особого хранения).

4.2 Акт приёма‑передачи

Акт – основной документ, подтверждающий факт передачи. Он оформляется в двух экземплярах:

• Один экземпляр остаётся у передающей организации.
• Второй – в архиве (приёмный экземпляр).

Обязательные реквизиты акта:

1. Дата и место составления.
2. Наименование и реквизиты обеих сторон.
3. Перечень передаваемых документов (ссылка на описание).
4. Подписи и печати (при наличии).
5. Электронная подпись (если акт оформляется в электронном виде).

Примерный шаблон акта:

АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Город ____________ "___" ___________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
____________ (наименование организации), в лице ____________, действующего на основании ____________, (далее – «Передающая сторона»),
____________ (наименование муниципального архива), в лице ____________, (далее – «Принимающая сторона»),

составили настоящий акт о следующем:
Передано в архив ____________ (наименование архива) в количестве ____________ дел (см. Приложение N 30 – Описание архивных фондов).
Состояние документов: ____________ (указать, если есть повреждения).
Прочие условия: ____________.

Подписи:
_____________________/ ___________ (Передающая сторона)
_____________________/ ___________ (Принимающая сторона)

Процедура передачи в архив

1. Подготовка упаковки. Документы упаковываются в специальные архивные коробки или папки, маркируются согласно описанию (номер коробки, название дела).
2. Транспортировка. Транспорт должен обеспечивать защиту от влаги, пыли и механических повреждений. При перевозке крупногабаритных фондов часто используют специализированные архивные транспортные средства.
3. Приёмка в архив. Представитель архива проверяет соответствие полученных документов описанию, фиксирует любые расхождения в протоколе приёма.
4. Подписание акта. После проверки обе стороны подписывают акт приёма‑передачи.
5. Регистрация в архивном учёте. Архив вносит полученные фонды в реестр, присваивает им уникальный код и помещает в соответствующее хранилище.

Важно: в случае обнаружения несоответствий (например, отсутствие части листов) необходимо оформить протокол о расхождениях и согласовать дальнейшие действия (дополнительная поставка, корректировка описей и т.д.).

Требования к состоянию и комплектности документов

Для документов, находящихся в плохом состоянии, рекомендуется провести реставрацию (сушка, очистка, склейка) до передачи.

Цифровая передача и оцифровка

С 2020‑х годов многие муниципальные архивы активно внедряют цифровые технологии. При передаче документов в цифровом виде необходимо учитывать:

• Требования к формату сканов. Чаще всего – PDF/A‑2, TIFF без сжатия, разрешение не менее 300 dpi.
• Электронная подпись. Оформление акта и описей в электронном виде с использованием ЭЦП (см. ФЗ 1‑ФЗ).
• Метаданные. Для каждого документа указываются: оригинальный номер дела, дата создания, ответственный, архивный срок.
• Защита информации. Шифрование файлов, передача через защищённые каналы (SFTP, VPN).

Пример успешного проекта – ЭларСкан А1‑600КС, поставленный в муниципальный архив города Сургута в декабре 2022 г., позволил оцифровать более 10 тыс. документов за 3 месяца.

При оцифровке рекомендуется:

1. Сделать копию оригиналов (для архива) и хранить её в отдельном месте.
2. Провести проверку качества сканов (отсутствие «пропусков», читаемость текста).
3. Сохранить оригиналы в архиве в соответствии с требованиями к физическому хранению.

Часто задаваемые вопросы

8.1 Как быстро можно передать документы в архив?

Сроки зависят от графика приёма архива и объёма работ. В среднем – от 2 до 6 недель после подготовки всех документов.

8.2 Нужно ли платить за приём документов?

За приём в государственный (муниципальный) архив плата не взимается. Платные услуги могут включать:

• Оценку экспертизы (если её проводит сторонний эксперт).
• Реставрацию повреждённых документов.
• Оцифровку и создание электронных архивов.

8.3 Что делать, если часть документов утеряна?

Необходимо оформить акт о недостаче, указать причины и, если возможно, предоставить копии или справки об утере. Архив может принять оставшиеся документы, но утеря может отразиться на проверках налоговых органов.

8.4 Можно ли передать документы без описей?

Нет. Описание – обязательный документ, без которого архив не может зарегистрировать фонд.

8.5 Как хранить документы до их передачи?

В сухом, темном помещении, в вертикальном положении (в папках или коробках), с соблюдением температурного режима 18‑22 °C и относительной влажности 45‑55 %.

Передача документов в муниципальный архив – это комплексный процесс, требующий:

• Тщательного изучения нормативных актов;
• Планирования и согласования сроков;
• Экспертизы и отбора документов;
• Корректного оформления описей и актов;
• Тщательной подготовки упаковки и транспортировки;
• Соблюдения требований к состоянию и комплектности;
• При необходимости – использования цифровых технологий.

Только при соблюдении всех перечисленных пунктов организация может избежать штрафов, проблем при налоговых проверках и, главное, гарантировать сохранность своей документальной истории для будущих поколений.

Помните: каждый документ – часть корпоративного наследия. Правильная передача в архив – инвестиция в надёжность и законность вашего бизнеса.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными данными на .