Передача кадровых документов в архив – важный этап в системе документооборота любой организации. Правильно организованный процесс обеспечивает сохранность информации, соблюдение нормативных требований и упрощает дальнейший поиск нужных сведений. Ниже представлен пошаговый алгоритм, основанный на действующих нормативных актах и рекомендациях экспертов (в т.ч. на инструкции Евгении Кожановой, эксперта с 20‑летним опытом работы в архивном деле).

Подготовка к передаче дел в архив

Составление графика передачи

Первым шагом является разработка графика передачи дел в архив. График составляется в свободной форме, но должен содержать:

• наименование структурного подразделения, передающего документы;
• перечень видов дел (личные дела, приказы, трудовые договоры и т.д.);
• сроки передачи (ежеквартально, раз в полгода, ежегодно);
• ответственных лиц от отдела кадров и архива.

График согласовывается с руководителями подразделений и утверждается руководителем архива.

Внутренний регламент

Для унификации процесса необходимо утвердить внутренний документ, регламентирующий передачу дел в архив. В нём фиксируются:

• нормативные основания (ФЗ «О архивном деле в Российской Федерации», приказы Минкультуры, локальные нормативные акты организации);
• определение ценности документов и сроков их хранения;
• порядок формирования дел, их подшивки и оформления обложки;
• требования к сопроводительным документам (сдаточная опись, акт приёма‑передачи).

Определение ценности и срока хранения

Перед архивацией следует классифицировать документы по:

1. Постоянному хранению (например, личные дела уволенных сотрудников, приказы о приёме/увольнении, трудовые книжки);
2. Временному хранению свыше 10 лет (например, табели учёта рабочего времени, расчётные листки за более чем десятилетний период);
3. Временному хранению до 10 лет (например, заявления о предоставлении отпусков, справки о доходах за текущий год).

Сроки хранения устанавливаются в соответствии с Перечнем approximate нормативных актов (Приказ Минкультуры РФ № 558 от «Об утверждении перечня документов, подлежащих обязательному хранению в архивах организаций»).

Этапы передачи дел в архив

Формирование дела

Каждое дело должно быть оформлено согласно внутреннему регламенту:

• Документы подшиваются в хронологическом порядке;
• На обложке указываются: наименование дела, период покрытия, индекс дела (по внутренней классификации), фамилия инициалы ответственного сотрудника;
• Дело помещаеться в папку или коробку из кислотонепроницаемого материала.

Заполнение сдаточной описи

Сдаточная опись – основной сопроводительный документ. В ней указываются:

• номер и дата описи;
• наименование организации и структурного подразделения;
• перечень передаваемых дел с указанием их индексов, названий, количества листов и сроков хранения;
• подписи ответственного от отдела кадров и архивариуса, а также дата сдачи.

Пример заполнения сдаточной описи можно найти в приложении к внутреннему регламенту.

Составление акта приёма‑передачи

После проверки описи архивариусом составляется акт приёма‑передачи документов. В акте фиксируются:

• соответствие перечня описи фактически переданным делам;
• состояние документов (отсутствие повреждений, наличие всех листов);
• подписи сторон и дата принятия на хранение.

Размещение в архиве

Переданные документы размещаются на стеллажах согласно утверждённой системе хранения (по алфавиту, по годам, по индексу дела). Обеспечиваются условия:

• температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %;
• отсутствие прямого солнечного света;
• регулярный контроль состояния фондов (не реже одного раза в год).

Распределение обязанностей между кадровиком и архивариусом

Чёткое разделение функций снижает риск ошибок и ускоряет процесс:

Какие кадровые документы передаются в архив

В зависимости от ценности и срока хранения в архив сдаются следующие группы документов:

Постоянного хранения

• Личные дела сотрудников (включая трудовую книжку, заявления о приёме/увольнении, приказы о переводе, повышении, награждении);
• Приказы о приёме на работу, переводе, увольнении;
• Трудовые договоры и соглашения;
• Документы о воинском учёте и резерве;
• Документы по аттестации и повышению квалификации (если предусмотрено постоянное хранение).

Временного хранения свыше 10 лет

• Табели учёта рабочего времени;
• Расчётные листки (за более чем 10 лет);
• Документы по социальному страхованию (больничные листы, справки о доходах);
• Отчёты о численности и составе персонала (годовые).

Временного хранения до 10 лет

• Заявления об отпусках, командировках;
• Справки о доходах и удержаниях за текущий период;
• Внутренние приказы, не имеющие долгосрочного значения (например, о проведении внутренних тренингов).

Рекомендации по улучшению процесса

1. Автоматизация – использование электронного документооборота (ЭДО) для формирования описей и акта приёма‑передачи снижает вероятность ошибок.
2. Регулярное обучение – проводить ежегодные инструктажи для сотрудников отдела кадров по работе с архивом и заполнению сопроводительных документов.
3. Контроль качества – внедрить внутренний аудит передачи дел (проверка соответствия описи фактически переданным документам) раз в полгода.
4. Обновление нормативной базы – следить за изменениями в законодательстве об архивном деле и своевременно корректировать внутренние регламенты.

Правильная передача кадровых дел в архив – это не просто формальность, а важный элемент управления информационными ресурсами организации. Соблюдение установленного порядка, чёткое распределение ответственности и использование проверенных методик позволяют обеспечить сохранность документов, соблюсти законодательные требования и облегчить последующий поиск нужной информации. Следуя предложенному алгоритму и рекомендациям экспертов, отдел кадров сможет выстроить эффективную и надёжную систему архивного хранения.