Новосибирский архив документов по личному составу – это специализированный архив, где хранятся кадровые (личные) документы организаций, подлежащих передаче в архив в связи с их ликвидацией, реорганизацией или переходом прав собственности. В статье рассмотрим, что именно хранится в архиве, какие документы подлежат передаче, как подготовить их к архивированию и какие правила регулируют эту деятельность.

Описание организации

Компания «Архив социально‑политической истории и документов по личному составу Новосибирской области» расположена в городе Новосибирск, по адресу:

Организация осуществляет прием, хранение и обеспечение доступа к кадровым документам, принадлежащим ликвидированным муниципальным организациям, учреждениям и предприятиям, а также тем, у кого правопреемник не определён.

Правовая база и обязательные условия передачи

Передача документов в архив регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и региональными нормативными актами. Ключевые требования:

1. Обязательное условие – ликвидация организации. Без официального решения о прекращении деятельности передача невозможна.
2. К письму‑запросу обязаны прилагаться копии:
   • Документа о ликвидации (решение собрания, приказ о ликвидации и т.п.).
   • Списка всех передаваемых кадровых документов.
3. Соблюдение сроков хранения, установленных нормативными актами (например, 50 лет для большинства кадровых документов).

Что входит в «документы по личному составу»?

К группе документов по личному составу относятся:

• Приёмные и увольнительные акты.
• Трудовые договоры и контракты.
• Приказы о переводе, перемещении, командировках.
• Документы, связанные с отпуском, больничными листами, поощрениями и дисциплинарными взысканиями.
• Личные карточки сотрудников, аттестационные листы, сведения о квалификации.
• Документы, связанные с пенсионным обеспечением и социальными выплатами.

Как подготовить документы к передаче в архив?

Для успешной передачи необходимо выполнить несколько шагов:

4.1 Инвентаризация

Создайте полный перечень всех кадровых документов, указав:

1. Наименование документа.
2. Срок хранения (по нормативам).
3. Текущее состояние (оригинал/копия, повреждения).

4.2 Сортировка и классификация

Документы группируются по видам (приём‑увольнение, отпуск, поощрения и т.д.) и по подразделениям организации. Это упрощает их последующую обработку в архиве.

4.3 Оформление сопроводительных документов

К передаваемому пакету прилагаются:

• Копия решения о ликвидации.
• Акт приёма‑передачи, подписанный уполномоченными представителями организации и архива.
• Список инвентаризации (см. пункт 4.1).

4.4 Упаковка

Для сохранности используйте коробки из плотного картона, обернутые в защитную плёнку. Внутри документы размещайте в папки с маркировкой (например, «Трудовые договоры 2010‑2020»).

Процедура передачи в архив

1. Подготовка письма‑запроса в архив с указанием названия организации, даты ликвидации и перечня передаваемых документов.
2. Приложите копии обязательных документов (см. пункт 2).
3. Отправьте запрос по почте или электронной почте на адрес info@novosibirsk-archive.ru (примерный).
4. После согласования с архивом назначьте дату и время передачи.
5. При передаче подпишите акт приёма‑передачи.
6. Архив проведёт приёмку, проверит соответствие перечня и оформит документы в архивный фонд.

Хранение и доступ к документам

После приёмки документы помещаются в специализированный кадровый фонд. Хранение осуществляется в условиях, соответствующих ГОСТ 7.0.97‑2016 (температура, влажность, защита от пыли и света).

Доступ к архивным материалам предоставляется:

• По запросу юридических лиц и физических лиц, имеющих законный интерес.
• Через онлайн-каталог (при наличии оцифровки).
• В читальном зале архива по предварительной записи.

Оцифровка и цифровой доступ

В рамках проекта «Цифровой архив Новосибирской области» часть кадровых документов оцифровывается и размещается в открытом доступе. Оцифровка позволяет:

• Сократить время поиска нужного документа.
• Обеспечить сохранность оригиналов.
• Предоставить удалённый доступ исследователям и гражданам.

Для получения цифровой копии необходимо оформить запрос через портал архива и указать номер фонда и листа.

Перечень ликвидированных организаций, документы которых хранятся в МКУ «Горархив»

Полный список доступен по ссылке. Среди них:

• Городская больница № 3 (ликвидирована в 2020 г.)
• Техникум «Сибирский» (реорганизован в 2021 г.)
• Машиностроительный завод «СибТех» (ликвидирован в 2022 г.)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

9.1 Какие сроки хранения у кадровых документов?

Согласно нормативным актам, большинство кадровых документов хранятся не менее 50 лет. Некоторые категории (например, документы о пенсиях) могут храниться до 75 лет.

9.2 Можно ли получить оригиналы документов?

Оригиналы остаются в архиве. При необходимости можно оформить выписку или копию с заверением.

9.3 Какой формат оцифровки используется?

Для текстовых документов – PDF/A (архивный формат PDF). Для фотографий и сканов – TIFF с разрешением не менее 300 dpi.

9.4 Платно ли предоставляется доступ к архиву?

Базовый доступ к публичным материалам бесплатен. За предоставление копий, ускоренную обработку запросов или специальные услуги может взиматься плата согласно тарифам архива.

Контактная информация

Новосибирский архив документов по личному составу играет ключевую роль в сохранении кадровой истории региона. Правильная подготовка, соблюдение нормативных требований и своевременная передача документов позволяют обеспечить их долговременную сохранность и доступность для исследователей, государственных органов и граждан.

Если ваша организация находится в процессе ликвидации или реорганизации, рекомендуется заранее связаться с архивом, уточнить перечень необходимых документов и оформить все формальности согласно установленным правилам.

Помните, что архив – это не просто хранилище бумаг, а важный источник информации о социально‑политическом развитии Новосибирской области.