Организация делопроизводства в нотариальной практике — это строго регламентированный процесс, обеспечивающий законность, сохранность и доступность нотариальных документов. Ключевым этапом жизненного цикла документа является его передача в архив. Данная статья подробно разбирает нормативную базу, процедуру подготовки, оформления и сдачи дел в нотариальные архивы на основании действующих Правил нотариального делопроизводства, утвержденных Приказом Минюста России от № 394 (с последними изменениями на 2023–2024 гг.).

Нормативная основа и сфера действия

Основным документом, регулирующим данный процесс, являются Правила нотариального делопроизводства (далее — Правила). Они регулируют документирование и документооборот со дня создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения.

В компетенцию Правил входит:

• Порядок работы с документами, контроль их исполнения;
• Ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий;
• Составление номенклатуры дел;
• Подготовку документов к хранению или уничтожению;
• Порядок передачи дел в частный нотариальный или государственный архив, обеспечения сохранности архивных документов.

Важно: Правила распространяются как на нотариусов, занимающихся частной практикой, так и на государственные нотариальные конторы.

Сроки и основания для передачи дел в архив

Передача нотариальных дел в архив не является произвольным действием — она привязана к строгим временным рамкам и юридическим фактам.

Общий порядок (по истечении 10 лет)

Согласно пункту 92 Правил и положениям Основ законодательства РФ о нотариате, передача дел осуществляется нотариусом по истечении десяти лет, начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором производство по ним было окончено;

К таким делам относятся реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Прекращение полномочий нотариуса

Особого внимания требует ситуация сложения полномочий нотариусом по собственной инициативе. Нотариус обязан ко дню прекращения полномочий подготовить номенклатурные дела к архивному хранению в порядке, предусмотренном Правилами. Необходимо составить:

1. Индивидуальную номенклатуру с описью дел;

Наследственные дела (специфика)

Для наследственных дел предусмотрен специальный порядок: по истечении установленного срока (10 лет после окончания производства) такое дело передается в нотариальный архив по акту приема-передачи в электронной форме, формируемому в соответствии с пунктом 119 Правил.

Подготовка дел к передаче: Ключевые требования

Перед сдачей архива нотариус должен выполнить ряд обязательных процедур, неисполнение которых влечет за собой ответственность.

Оцифровка и передача в ЕИС (Критически важно)

До передачи документов в архив нотариус обязан сделать копии всех имеющихся в деле нотариальных документов на бумажном носителе в виде их электронных образов и передать их на хранение в единую информационную систему нотариата (ЕИС).

Это требование является обязательным условием сдачи архива. Без подтверждения загрузки электронных образов в ЕИС передача бумажного архива может быть признана несоответствующей требованиям.

Оформление номенклатурных дел

Номенклатурные дела оформляются в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства. Они передаются в нотариальный архив на бумажных носителях.

Сдача осуществляется по акту приема-передачи без дополнительного оформления (согласно пп. 64 и 73 Правил).

Экспертиза документов

Перед передачей проводится экспертиза документов (п. 77 Правил). Она осуществляется ежегодно, но финальная экспертиза перед сдачей в архив определяет состав дел постоянного и временного хранения. Результаты экспертизы фиксируются в соответствующих описях.

Документальное оформление передачи (Акты и Описи)

Передача архива фиксируется строгой пакетом документов. Правилами утверждены обязательные формы (Приложения к Правилам):

Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах (для нотариуса и для архива). Работник архива делает отметки о состоянии дел:

• Удовлетворительное;
• Неудовлетворительное (ветхое);
• Отражаются факты отсутствия дел (если таковые имеются).

Виды архивов и адресация передачи

Куда именно передаются дела, зависит от формы деятельности нотариуса:

• Нотариусы частной практики передают дела в нотариальные архивы субъектов РФ (часто созданные при нотариальных палатах) или в государственные архивы, уполномоченные на хранение нотариальных фондов.
• Государственные нотариальные конторы передают дела в государственные архивы соответствующего уровня.

В акте приема-передачи обязательно указывается наименование архива-получателя.

Ответственность за нарушение правил хранения и передачи

Нотариус несет полную ответственность за нарушение требований к хранению нотариальных документов до момента их фактической передачи в архив и подписания акта приема-передачи.

Нарушения могут включать:

• Утерю или повреждение дел;
• Несвоевременную оцифровку и не передачу копий в ЕИС;
• Несоответствие оформления дел требованиям Правил (отсутствие нумерации, прошивки, описей);
• Пропуск сроков передачи (сдачи после 10-летнего срока или при уходе в отставку).

За данные нарушения предусмотрены дисциплинарные взыскания (предупреждение, выговор), а в случаях утери документов — материальная и уголовная ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Алгоритм действий нотариуса при сдаче архива (Чек-лист)

1. Провести экспертизу документов (ежегодно и перед сдачей). Определить сроки хранения (постоянное/временное).
2. Сформировать номенклатуру дел на текущий год/период;
3. Подготовить дела к сдаче: прошить, пронумеровать листы, завязать, склеить обложки с реквизитами.
4. Оцифровать ВСЕ документы входящие в сдаваемые дела (сканирование в установленном формате/разрешении).
5. Загрузить электронные образы в ЕИС и получить подтверждение о приеме/хранении.
6. Заполнить Описи по утвержденным образцам (Приложения 16, 17, 18, 19).
7. Связаться с архивом-получателем для согласования даты и времени приема.
8. Составить Акт приема-передачи в 2-х экземплярах при личном присутствии (или уполномоченного представителя) и работнике архива.
9. Проверить отметки архива о состоянии дел в Акте.
10. Сохранить свой экземпляр Акта и Описей в своем делопроизводстве (журнале учета приема-передачи полномочий и дел, Приложение 18/19) на постоянное хранение у нотариуса/преемника.

Особенности при передаче полномочий (Смена нотариуса)

При передаче полномочий другому нотариусу (преемнику) архив не всегда уходит в государственный/нотариальный архив. Часто дела передаются преемнику для продолжения ведения делопроизводства.

В этом случае:

• Оформляется Журнал учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати (Приложение № 18/19).
• Составляется опись передаваемых дел.
• Преемник принимает дела на хранение и продолжает вести их до истечения 10-летнего срока, после чего сдает в архив самостоятельно.

Однако, если преемник не назначен (лицензия аннулирована, нотариус умер, прекратил деятельность без преемника), дела обязательно сдаются в нотариальный архив в порядке, описанном выше.

Передача нотариального архива — это финальная, но одна из самых ответственных стадий нотариального делопроизводства. Современные Правила (Приказ Минюста № 394) делают акцент на цифровом дублировании (передача в ЕИС) как обязательном условии сдачи бумажного оригинала. Это гарантирует сохранность информации даже при физическом износе носителей.

Главное правило для нотариуса: не откладывайте подготовку к сдаче архива на последнюю неделю перед истечением сроков или уходом в отставку. Процесс оцифровки, сверки описей и согласования с архивом требует значительного времени. Строгое соблюдение форм Приложений № 16–19 и процедуры акта приема-передачи — залог отсутствия претензий со стороны надзорных органов (Минюст, Нотариальная палата) и архива-получателя.

Статья подготовлена на основании Приказа Минюста России от № 394 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (ред. от , с изм. от ), Основ законодательства РФ о нотариате и нормативных актах ФНП. Актуальность информации на .