Процесс перехода документов в государственные архивы (часто называемый «переходом дел в архив» или «передачей на постоянное хранение») — это ключевой этап жизненного цикла документа, обеспечивающий сохранение Архивного фонда Российской Федерации. Данная процедура строго регламентируется федеральным законодательством, ведомственными приказами Росархива и национальными стандартами (ГОСТ). Ниже представлен подробный обзор нормативной базы, порядка действий и актуальных изменений на 2024–2026 годы.

Законодательная основа

Главным документом, регулирующим отношения в сфере архивного дела, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Статья 21. Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение

Согласно ст. 21 Закона:

1. Субъекты передачи: Документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях подлежат передаче в соответствующие государственные и муниципальные архивы.
2. Сроки: Передача осуществляется по истечении установленных сроков временного хранения (как правило, 10 лет для дел постоянного хранения после завершения дела, но сроки могут отличаться в зависимости от отраслевых правил).
3. Исключения: Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, передаются в порядке, установленном законодательством о государственной тайне.

Актуальные нормативные акты Росархива (2023–2024 гг.)

В последние годы нормативная база претерпела существенное обновление в связи с цифровизацией документооборота.

Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. (зарегистрирован в Минюсте РФ)

Наименование: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».

Документ устанавливает единые требования к:

• Организации хранения (помещения, климат, пожаробезопасность).
• Комплектованию дел (формированию экспертной стоимости, оформлению обложек, переплету).
• Учету (ведению описей, вводу в автоматизированные системы).
• Подготовке к передаче в архив (актам приема-передачи).

Приказ Росархива от 13 февраля 2024 г. № 19

Тема: Архивное хранение электронных документов: нормативы, сроки и организация.

Ключевые инновации:

• Введены стандарты ответственности за соблюдение требований архивного законодательства.
• Установлены конкретные штрафы и меры ответственности за нарушения правил хранения и обращения с электронными документами.
• Закреплены требования к информационным системам архивов (ИСА) как к объектам критической информационной инфраструктуры.

Приказ Росархива от 02 марта 2024 г. (Проект/Утверждение)

Наименование: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях».

Данный акт регламентирует работу уже внутри архивных учреждений (прием, хранение, описание, выдачу в читальные залы, оцифровку).

Техническое регулирование: ГОСТ Р 7.0.8-2025

С 27 октября 2025 г. вступает в действие обновленный национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Его значение для перехода архивов:

• Обновлена терминология с учетом актуальных требований к электронным документам (электронный архив, электронный документ архивного фонда, метаданные архивного описания).
• Закреплены понятия, способствующие правильной организации хранения и учета документов в гибридной среде (бумага + электронный вид).
• Унифицированы термины для межведомственного электронного документооборота (МЭДО);

Этапы процедуры перехода дел в государственный архив

Процесс передачи (перехода) документов из ведомственного архива (архива организации-создателя) в государственный архив включает следующие обязательные этапы:

Этап 1: Формирование и экспертиза документов

• Завершение дел по номенклатуре.
• Проведение акта экспертизы стоимости документов (определение сроков хранения: постоянное / временное 10, 30, 50, 75 лет).
• Формирование описей (в бумажном и/или электронном виде по форме, утвержденной Росархивом).

Этап 2: Подготовка к передаче (внутренний контроль)

• Проверка полноты дел, соответствия описей фактическому содержимому.
• Обеспечение нормативных условий хранения до момента передачи (согласно П. 7.3 Правил 2023 г.: нормативные условия в ИС обеспечиваются соответствием требованиям законодательства о ГИС).
• Создание электронных копий (при необходимости/возможности) и внесение метаданных в АИС организации.

Этап 3: Акт приема-передачи

• Составление Акта приема-передачи документов на постоянное хранение (двусторонний: организация-создатель и государственный архив).
• В акте указываются: фонд, опись, номера дел, сроки хранения, состояние сохранности.
• С момента подписания акта ответственность за сохранность переходит к государственному архиву.

Этап 4: Учет в государственном архиве

• Присвоение фондовым номерам (если фонд новый) или включение в существующий фонд.
• Наушная обработка (составление путеводителей, ввод в государственные информационные системы, например, Единую государственную автоматизированную информационную систему архивного дела).

Особенности перехода электронных документов

Согласно актуальным Приказам Росархива (2023, 2024) и ГОСТ Р 7.0.8-2025, переход электронных документов имеет специфику:

Концепция развития архивного дела и перспективы

Согласно материалам Проекта Концепции развития архивного дела в РФ на период до 2020 года (принципы которой продолжают реализовываться в текущих нацпроектах «Цифровая культура» и «Цифровая экономика»), ключевыми направлениями перехода архивов являются:

1. Цифровизация фондов: Массовое сканирование документов постоянного хранения для обеспечения удаленного доступа.
2. Единое архивное информационное пространство: Интеграция региональных и ведомственных архивов в федеральную систему поиска и заказа документов.
3. Межведомственный электронный документооборот (МЭДО): Унификация и стандартизация используемых систем ЭДО органов власти для бесшовной передачи рожденных цифровых документов в архивы без этапа «распечатки».
4. Контроль за негосударственными организациями: Соверствование законодательства о контроле за соблюдением архивного законодательства коммерческими структурами, хранящими документы архивного фонда (персональные дела, техническая документация ликвидированных предприятий).

Порядок использования документов после перехода (Читальные залы)

После перехода в государственный архив (например, ГАРФ — Государственный архив Российской Федерации) документы становятся доступны для пользователей. Порядок регламентируется:

• Приказом Росархива «Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ» (утв. Указом Президента РФ от № 293, Положение о Росархиве).
• Локальными актами конкретного архива (Правила читального зала).

Основные принципы: бесплатность доступа (кроме платных услуг копирования), соблюдение режима доступа (засекреченные, персональные данные — 75 лет), возможность удаленной заказа копий через портал архива или Госуслуги.

Резюме: чек-лист для организации-создателя

Для обеспечения законного и безопасного перехода дел в государственный архив в 2024–2026 гг. руководителю организации и главному архивариусу необходимо:

1. Иметь актуальную Номенклатуру дел, согласованную с архивом (сроки хранения: постоянное / временное).
2. Проводить ежегодную экспертизу стоимости документов с составлением Актов.
3. Обеспечивать хранение дел в условиях, соответствующих Приказу Росархива от (температура, влажность, охрана).
4. Для электронных документов: использовать сертифицированные ИС/СЭД, поддерживающие форматы длительного хранения (PDF/A, SIARD и др.) и ЭП.
5. Своевременно (в установленные законом сроки) инициировать передачу дел в государственный архив субъекта РФ или федерального уровня.
6. Вести учет переданных дел во внутренней АИС и получать от архива подписанные Акты приема-передачи для снятия с баланса/учета.

Статья подготовлена на основе данных Федерального закона № 125-ФЗ, Приказов Росархива 2023–2024 гг., ГОСТ Р 7.0.8-2025 и материалов ФАА РФ. Актуально на .