Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно сформировать и реализовать план передачи дел в архив организации, какие нормативные документы регулируют процесс, какие сроки необходимо соблюдать и какие формы заполняются.
Правовая основа передачи дел в архив
Передача документов в архив регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет категории документов, сроки их хранения и порядок их передачи.
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда России (утверждены приказом Минкультуры РФ).
- Внутренние локальные нормативные акты (ЛНА) организации – регламентируют график, ответственных лиц и формы отчётности.
Согласно пункту 5.2 Порядка формирования, подготовки и передачи дел в архив:
«Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10‑ти лет) хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после их закрытия».
Основные задачи плана передачи дел
- Обеспечение своевременного и корректного оформления завершённых дел.
- Проведение экспертизы ценности документов (определение категории: постоянное, временное, уничтожаемое).
- Составление и согласование графика передачи с руководителями подразделений.
- Подготовка описи, предисловий, исторических справок и иных сопроводительных документов.
- Контроль за соблюдением сроков (от 1 до 3 лет в зависимости от категории дел).
- Уничтожение документов, не подлежащих архивному хранению, в соответствии с актом об их уничтожении.
Составные элементы плана
| Элемент | Содержание |
|---|---|
| Перечень дел, подлежащих передаче | Указание номера дела, названия, подразделения‑источника, даты закрытия. |
| Сроки передачи | Год, в течение которого делo должно быть передано (не позднее 2‑х лет после закрытия). |
| Ответственные лица | Сотрудник подразделения, архивист, руководитель службы документооборота. |
| Сопроводительные документы | Опись дел, акт о передаче, акт об уничтожении (при необходимости), предисловие, историческая справка. |
| Контрольные точки | Этапы: экспертиза → комплектование → нумерация → оформление → сдача. |
Этапы подготовки дел к передаче
Экспертиза ценности документов
Проводится специалистом по архивному делу или привлечённым экспертом. На этом этапе определяется, относится ли документ к:
- постоянному хранению (неограниченный срок);
- временному (свыше 10 лет);
- уничтожаемому (срок хранения менее 1 года).
Формирование дел
- Собрать все документы, относящиеся к одному делу.
- Упорядочить их в хронологическом порядке.
- Переплести (если требуется) и оформить обложку с указанием номера дела.
- Нумеровать каждую страницу, исключая листы с внутренней описью, заверениями и распорядительными листами (см. инструкцию «При подготовке и передаче документов на архивное хранение каждый лист нумеруется…»).
Составление сопроводительных документов
- Опись дел – таблица, в которой указаны все документы, их номера, даты, краткое содержание.
- Предисловие – описание назначения и исторической значимости дела.
- Историческая справка – при необходимости (особенно для дел, имеющих культурную ценность).
- Акт о передаче – подписывается руководителем подразделения и архивистом.
- Акт об уничтожении – оформляется, если часть документов подлежит уничтожению.
Согласование и утверждение графика
График формируется архивом, согласуется с руководителями всех структурных подразделений и утверждается руководителем службы документооборота. По КонсультантПлюс 7.2.4 передача осуществляется «по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы»;
Физическая передача в архив
- Подготовленные дела помещаются в специальные коробки/корзины, маркируются номером дела.
- Составляется акт о передаче (подписывается обеими сторонами).
- Документы передаются в архив в установленные сроки (обычно «с конца весны по начало осени» – основной период приёма‑передачи).
Сроки и графики передачи
Согласно нормативным требованиям, сроки передачи дел зависят от их категории:
| Категория дел | Срок передачи после закрытия |
|---|---|
| Постоянное хранение | Не позднее 2 лет |
| Временное (свыше 10 лет) | Не позднее 2 лет |
| Документы с коротким сроком (до 1 года) | От 1 до 3 лет, в зависимости от локального регламента |
Пример графика (на 2026 год) может выглядеть так:
| Месяц | Подразделение | Кол‑во дел | Ответственный |
|---|---|---|---|
| Май | Бухгалтерия | 12 | И. Иванов |
| Июнь | Отдел кадров | 8 | С. Смирнова |
| Июль | Юридический отдел | 5 | А; Петров |
| Август | Техническая служба | 10 | В. Кузнецов |
График утверждается в начале года и фиксируется в «Графике передачи дел в архив организации, редакция 1 от ».
Формы и бланки, используемые при передаче
- Бланк «Опись дел» – таблица с колонками: № дела, Наименование, Дата создания, Дата закрытия, Кол‑во листов, Примечание.
- Бланк «Акт о передаче дел в архив» – реквизиты организации, перечень дел, подписи ответственных.
- Бланк «Акт об уничтожении документов» – указывается причина уничтожения, срок хранения, подписи уполномоченных.
- Бланк «Предисловие к делу» – свободный текст, но рекомендуется включать: цель создания, основные события, значимость.
Все бланки можно скачать в формате Word/PDF с официальных порталов архивных служб (пример: «График передачи дел в архив организации, скачать с примером заполнения бланк бесплатно, образец заполнения 2026»).
Пример заполнения бланка «Опись дел»
| № | Номер дела | Наименование | Дата создания | Дата закрытия | Кол‑во листов | Примечание | |---|------------|---------------|--------------|---------------|---------------|------------| | 1 | 2023/045 | Договоры с поставщиками | | | 124 | Постоянное хранение | | 2 | 2022/017 | Приказы о приёме на работу | | | 58 | Временное (10 лет) | | 3 | 2025/003 | Финансовый отчёт за 2024 г. | | | 32 | Уничтожение после 1 года |
Рекомендации и типичные ошибки
- Не откладывайте экспертизу. Чем позже будет проведена оценка ценности, тем выше риск просрочки передачи.
- Соблюдайте нумерацию страниц. В нумерацию не включаются листы с внутренними описями и распорядительными листами – это часто упускают.
- Контролируйте сроки. По закону 125‑ФЗ передача должна произойти не позднее 2 лет после закрытия дела. Превышение срока может привести к штрафам.
- Не забывайте о подписи. Акт о передаче и акт об уничтожении обязаны быть подписаны обеими сторонами.
- Храните копии описи. Оригинал передаётся в архив, а копия – в подразделение для внутреннего контроля.
- Планируйте график заранее. Основной период приёма‑передачи – с конца весны по начало осени. Планируйте подготовительные работы за 2‑3 месяца до этого периода.
План приема‑передачи дел в архив – это комплексный документ, который обеспечивает соблюдение законодательных требований, упорядочивает работу с документами и защищает интересы организации. Ключевые моменты:
- Определить правовую основу (125‑ФЗ, правила Архивного фонда России).
- Провести экспертизу ценности и классифицировать документы.
- Сформировать детальный график передачи с указанием ответственных.
- Подготовить дела (переплёт, нумерация, опись, предисловие).
- Оформить и подписать все сопроводительные акты.
- Сдать документы в архив в установленный период (обычно с конца весны по начало осени) и контролировать их последующее хранение.
Соблюдая указанные шаги и используя приведённые шаблоны, вы сможете организовать процесс передачи дел в архив эффективно, без задержек и штрафных санкций.
Помните: своевременная передача дел в архив – это не только юридическая обязанность, но и важный элемент сохранения корпоративной истории и культурного наследия вашей организации.