Цель статьи – представить подробный план создания и функционирования зонального государственного архива (ЗГА) в городе Полоцк, раскрыть правовые, организационные и технические аспекты, а также оценить социально‑экономическое значение проекта․

Актуальность создания ЗГА в Полоцке

Полоцк – один из древнейших городов Беларуси, центр историко‑культурного региона, где сосредоточено огромное количество документов, относящихся к:

• истории средневекового Полоцкого княжества;
• советскому периоду (архивные фонды советских учреждений, колхозов, предприятий);
• современной жизни города (муниципальные акты, судовые решения, личные архивы жителей)․

На сегодняшний день большинство этих материалов хранятся в разрозненных архивах (областных, национальных, частных) и часто находятся в неудовлетворительном состоянии․ Создание зонального государственного архива позволит:

1. Концентрировать в одном месте документы, относящиеся к Полоцку и Полоцкому району;
2. Обеспечить их надёжное хранение и систематизацию;
3. Упростить доступ исследователей, журналистов, граждан и органов власти;
4. Содействовать цифровой трансформации архивного дела в регионе․

Правовая база

Создание и функционирование ЗГА регулируется следующими нормативными актами Республики Беларусь:

• Закон Республики Беларусь «Об архивном деле» (2020 г․) – определяет статус государственных архивов, их задачи и полномочия․
• Постановление Совета Министров Республики Беларусь № 123 от «О порядке создания и реорганизации государственных архивов»․
• Приказ Минкультуры и спорта Республики Беларусь от № 45 «Об утверждении типовых регламентов работы зональных государственных архивов»․
• Местные нормативные акты Полоцкого городского совета, которые могут включать в себя специальные положения о финансировании и предоставлении помещений․

Этапы реализации проекта

Предпроектный анализ

На этом этапе проводится сбор и оценка:

• Объёмов и типов документов, находящихся в текущих архивах;
• Технического состояния существующего хранилища (если есть помещение в Полоцке);
• Требований потенциальных пользователей (учёные, школы, СМИ)․

Выбор и подготовка помещения

Требования к зданию архива:

• Площадь – от 800 до 1200 м² (запланировано 950 м²)․
• Наличие специализированных архивных помещений: хранилище с контролем температуры (18‑20 °C) и влажности (45‑55 %), помещения для консервации, читальный зал, офисы․
• Близость к транспортным узлам (железнодорожный вокзал, автобусные станции) для удобства доступа․
• Возможность установки систем видеонаблюдения и контроля доступа․

Финансирование

Источники финансирования проекта могут включать:

1. Бюджетные средства государства (гранты из Минкультуры, Минэкономики)․
2. Региональные субсидии Полоцкого района․
3. Международные гранты (например, программы ЮНЕСКО по сохранению культурного наследия)․
4. Партнёрские вложения частных компаний в рамках корпоративной социальной ответственности․

Закупка оборудования и материалов

Набор персонала

Ключевые позиции и примерный штат:

• Главный архивариус – 1 чел․
• Специалисты по консервации – 3 чел․
• Архивисты‑каталогизаторы – 6 чел․
• IT‑специалисты (поддержка электронного архива) – 2 чел․
• Административный персонал (секретарь, бухгалтер) – 2 чел․
• Служба охраны – 2 чел․

Разработка регламентов и методик

В соответствии с Приказом Минкультуры № 45, необходимо утвердить:

1. Регламент приёма и регистрации документов;
2. Методику консервации и реставрации бумажных и фотоматериалов;
3. Политику доступа (публичный, ограниченный, закрытый доступ);
4. План оцифровки (поэтапный, приоритетные фонды)․

Оцифровка и создание электронного архива

Этапы цифровой трансформации:

• Сканирование документов с разрешением не менее 300 dpi;
• Метаданные: применение международных стандартов (ISAD(G), EAD);
• Хранение в защищённом облачном хранилище с резервным копированием;
• Разработка веб‑портала для публичного доступа (поиск по ключевым словам, просмотр онлайн)․

Ожидаемые результаты и социально‑экономическое значение

• Сохранение культурного наследия – более 2 млн документов будут находиться в надёжных условиях․
• Увеличение научного потенциала – доступ к уникальным материалам привлечёт исследователей из Беларуси и зарубежья․
• Образовательный эффект – школы и вузы смогут проводить практические занятия в архиве․
• Туристический приток – архивные экспозиции и временные выставки станут частью культурного туризма Полоцка․
• Создание новых рабочих мест – около 15 постоянных вакансий и дополнительные позиции в рамках проектов оцифровки․

Возможные риски и пути их минимизации

Примерный график реализации (2026‑2029 гг․)

1. 2026 г․ – Предпроектный анализ, формирование проектной группы, подготовка технико‑экономического обоснования․
2. 2027 г․ – Выбор и подготовка помещения, заключение договоров на поставку оборудования, набор персонала․
3. 2028 г․ – Установка климат‑контроля, стеллажей, запуск системы видеонаблюдения; начало приёма документов и их каталогизации․
4. 2029 г․ – Запуск электронного архива, открытие читального зала для публики, проведение первой публичной выставки․

Учреждение зонального государственного архива в г․ Полоцке – стратегически важный проект, который позволит сохранить уникальное историческое наследие, повысить научный и образовательный потенциал региона, а также создать новые рабочие места․ При условии чёткого соблюдения правовой базы, грамотного планирования и привлечения достаточного финансирования, архив сможет стать центром культурной жизни Полоцка и примером эффективного архивного управления в Беларуси․

Автор статьи: эксперт в области архивного дела, 2026 г․