Деятельность архивных учреждений в Российской Федерации регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․ Согласно статье 26 данного закона, архивы оказывают как бесплатные (п․ 3), так и платные (п․ 4) услуги юридическим и физическим лицам․ Оказание платных услуг осуществляется в пределах видов деятельности, закрепленных в уставе архива, при условии сохранения качества и объема реализации уставных задач и функций․
Нормативно-правовая база
Ключевыми документами, регулирующими порядок оказания платных услуг федеральными архивами, являются:
- Бюджетный кодекс РФ (ст․ 161): средства, полученные от оказания платных услуг, поступают в федеральный бюджет․
- Приказы Федерального архивного агентства (Росархива): в частности, приказ от № 45 «Об утверждении перечня платных услуг, оказываемых подведомственными Росархиву организациями»․
- Локальные нормативные акты архивов: прейскуранты (прайс-листы), утверждаемые директорами конкретных архивов (например, Приказ директора ГА РФ № 33 от , Прейскурант РГВИА, РГВА, РГАЭ, РГАКФФД и др․)․
- Рекомендации Росархива по оказанию платных услуг федеральными казенными учреждениями․
Основные виды платных архивных услуг
Перечень услуг может незначительно варьироваться в зависимости от профиля архива (федеральный, региональный, отраслевой), однако базовый перечень, утвержденный Росархивом, включает следующие направления:
Поиск и выдача архивной информации (Справочно-информационные услуги)
- Выдача архивных справок (генеалогических, биографических, о награждении, о прохождении службы, о заработной плате, стаже и т․д․)․
- Поиск документов по тематическим запросам (научные, производственные, правовые)․
- Подготовка сводок, обзоров, тематических подборок документов․
Обеспечение доступа к документам и их копированию
- Предоставление документов для пользовательской работы в читальном зале (помимо установленных бесплатных норм)․
- Изготовление копий документов: ксерокопии, цифровые копии (сканирование), фотографирование, микролистование․
- Печать копий с микрофильмов/микрофиш․
- Цифровое восстановление и обработка изображений (ретушь, коррекция цвета, удаление дефектов)․
Научно-техническая обработка и экспертиза документов
- Экспертиза ценности документов (актировка) для организаций и частных лиц․
- Научно-техническая обработка фондов: систематизация, описание, инвентаризация, составление указателей и реестров․
- Обеспечение сохранности документов: реставрация, консервация, переплет, упаковка в архивные обложки/короба․
- Оцифровка документов с созданием электронных баз данных и каталогов․
Изготовление дубликатов и сувенирной продукции
- Изготовление заверенных копий документов (с печатью архива) для представления в официальных инстанциях․
- Печать репродукций, открыток, буклетов, календарей на основе архивных материалов․
- Изготовление фото книг, альбомов, видеофильмов по заказу․
Консультационные и образовательные услуги
- Консультации по вопросам архивоведения, документооборота, управления документами․
- Проведение семинаров, тренингов, мастер-классов․
- Экскурсии по архиву (платные групповые или индивидуальные)․
Хранение документов (в основном коммерческие/негосударственные архивы)
- Долговременное хранение документов организаций на ответственном хранении (аутсорсинг архива)․
- Сервисы по управлению документооборотом (сканирование входящей/исходящей корреспонденции, электронный архив)․
Примеры прейскурантов федеральных архивов (актуально на 2025–2026 гг․)
Цены устанавливаются каждым архивом самостоятельно на основе методик Росархива и утверждаются приказом директора․ Ниже приведены примеры крупных федеральных архивов:
| Архив | Особенности прейскуранта / Дата актуализации |
|---|---|
| Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) | Прейскурант введен в действие Приказом директора № 33 от ․ Включает тарифы на справки, копирование (ксерокопия, сканирование), научную обработку, изготовление сувенирки․ |
| Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) | Прейскурант разработан в соответствии с приказами Росархива от № 45․ Специализируется на военно-исторических справках (XVIII–XX вв․), копировании дел личного состава․ |
| Российский государственный военный архив (РГВА) | Услуги оказываются на основе заключаемых с пользователями договоров с обязательным указанием сроков оказания․ Фокус на документах ВС СССР (1918–1991 гг․)․ |
| Российский государственный архив экономики (РГАЭ) | Оказание услуг в пределах уставной деятельности․ Высокий спрос на справки по национализированным предприятиям, земельным делам, копирование плановых отчетов․ |
| Российский государственный архив кинофотофонодокументов (РГАКФФД) | Специфические тарифы на дублирование аудиовизуальных документов (пленка, видео, аудио), цифровую реставрацию, предоставление кадров для ТВ/кино․ |
| Региональные архивы (напр․, ГА Воронежской обл․, ГАДЛССО Свердловской обл․) | Имеют свои прейскуранты, утверждаемые органами власти субъектов РФ․ ГАДЛССО акцентирует внимание на услугах по обеспечению сохранности, экспертизе ценности, использованию и научно-технической обработке документов․ |
Порядок оформления и оплаты услуг
- Заявка/Договор: Физические лица обычно пишут заявление (запрос) на имя директора архива․ Юридические лица и сложные научные запросы требуют заключения договора на оказание платных услуг (образец договора часто публикуется на сайте архива)․
- Принятие заявки: Архив регистрирует запрос, определяет сложность, объем и сроки выполнения, рассчитывает стоимость․
- Согласование стоимости и сроков: Пользователю сообщается предварительная стоимость и сроки․ При согласии пользователь вносит предоплату (часто 100% для физлиц) или оплачивает по счету (юрлица)․
- Оплата: Проведение платежей осуществляется через кассу архива (если есть) или, что чаще, безналичным переводом в казне (через Сбербанк/Почту Банк/Госуслуги) по реквизитам, указанным в счете/квитанции․ Важно: средства поступают в бюджет (федеральный или региональный), на счет архива деньги не зачисляются․
- Исполнение заказа: Архив выполняет работу в установленные договором сроки․
- Выдача результата: Готовые справки, копии (на бумаге, флеш-накопителе, через файлообменник, по почте) выдаются пользователю под роспись или направляются почтой (ЕМС/Почта России) за счет заказчика․
Бесплатные услуги: что важно отличать
Согласно ст․ 26 ФЗ № 125-ФЗ, бесплатно предоставляются:
- Информация о местонахождении архива, контактах, режиме работы, составе фондов (путеводители, описи в читальном зале)․
- Пользование документами в читальном зале (в установленных нормах количества единиц хранения в одни руки)․
- Выдача справок, необходимых для реализации прав граждан на пенсию, льготы, жилье (социально-правовые справки) — в порядке, установленном законодательством (часто требуется официальный запрос от органа соцзащиты/ПФР/МФЦ)․
- Консультации по поиску документов в читальном зале․
Внимание: изготовление копий (ксерокопий, сканов) для личного пользования практически во всех архивах является платной услугой, даже если работа с документом в зале бесплатна․
Специфика коммерческих архивных компаний
Помимо государственных архивов, на рынке действуют частные компании (например, «АРХИВАРИУСЪ» в Москве и др․), которые предлагают:
- Ведение и хранение документов организаций (аутсорсинг архива)․
- Архивную обработку текущих дел (сортировка, сшивка, нумерация, описание)․
- Оцифровку массивов документов с созданием ЭА (электронных архивов) и внедрение СЭД (систем электронного документооборота)․
- Вывозную работу по приведению архивов в порядок на месте клиента․
Их услуги регулируются ГК РФ (договор возмездного оказания услуг), НДС включается в стоимость, цены формируются рыночно․
Важные нюансы для пользователя
- Сроки: Закон не устанавливает единых сроков для платных услуг (в отличие от административных регламентов на бесплатные справки)․ Сроки фиксируются в договоре/заявке․ Типичные сроки: от 5 до 30 рабочих дней, сложные научные запросы — до нескольких месяцев․
- Ограничения доступа: Даже за деньги нельзя получить документы, содержащие гостайну, персональные данные третьих лиц (без согласия или оснований ст․ 22 ФЗ № 125-ФЗ), или документы в неудовлетворительном состоянии (до реставрации)․
- Возврат денег: Если архив не может выполнить заказ (документы не найдены, утеряны, доступ закрыт), предоплата подлежит возврату за вычетом фактических затрат на поиск (если поиск проводился)․ Условия возврата должны быть в договоре․
- Электронное взаимодействие: Многие федеральные архивы (ГАРФ, РГВИА, РГАДА и др․) принимают запросы и оплату через личные кабинеты на своих сайтах или через портал Госуслуг (раздел «Работа с архивами»)․
- Национальный архив РК: Для граждан Казахстана и работающих с фондами Казахстана действуют прейскуранты Национального архива РК (актуализированы на 2025 г․), порядок аналогичен российскому․
Платные архивные услуги — это легализованный и регулируемый государством механизм получения документально подтвержденной информации, копий уникальных исторических источников и профессиональной помощи в организации документооборота․ Ключевыми моментами для успешного взаимодействия являются:
- Предварительное изучение прейскуранта и перечня услуг на официальном сайте нужного архива․
- Грамотное составление запроса (с точными ФИО, датами, названиями организаций, фондовыми индексами, если известны)․
- Своевременная оплата по выданным реквизитам (сохранение чека/квитанции обязательно)․
- Понимание разницы между государственными архивами (бюджетное финансирование, строгая отчетность, фиксированные тарифы) и коммерческими структурами (рыночные цены, гибкие условия, НДС)․
Актуальные прейскуранты, образцы заявлений и договоров, а также реквизиты для оплаты всегда рекомендуется запрашивать непосредственно на сайте конкретного архива или по телефонам справочно-информационных отделов, так как тарифы индексируются ежегодно․