Дата актуализации:

Счета на оплату (счета‑фактуры, накладные, акты выполненных работ) являются ключевыми документами бухгалтерского учета. Они подтверждают:

• факт возникновения обязательства по оплате;
• право получателя на получение денежных средств;
• основание для налогового учета (НДС, налог на прибыль);
• доказательство расходов в случае проверок налоговых и контрольных органов.

Отсутствие или неправильное хранение этих документов может привести к штрафам, невозможности доказать расходы и даже к налоговым доначислениям.

Нормативно‑правовая база

Основные законы и нормативные акты

1. Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (от ) – статья 29 устанавливает обязательный срок хранения бухгалтерских документов не менее 5 лет после отчётного года.
2. Федеральный закон № 7‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции от 2020 г.) – в статье 7 указано, что счета на оплату должны храниться 4 года со дня их выписки.
3. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) – в части, касающейся доказательства сделок, предусматривает срок хранения документов, связанных с обязательствами, в течение 5 лет.
4. Налоговый кодекс РФ – в статье 86 указывает, что налоговые документы (включая счета‑фактуры) хранятся 5 лет после окончания налогового периода.

Как согласовать разные сроки?

При конфликте сроков применяется более длительный срок. Таким образом, в большинстве случаев счета на оплату необходимо хранить минимум 5 лет. Однако в некоторых отраслях (например, в сфере строительства) нормативы могут предусматривать более длительные сроки – до 10 лет.

Сроки хранения в зависимости от типа документа

Организация архива счетов на оплату

Выбор формы хранения

• Бумажный архив – традиционный способ, подходит для небольших компаний. Требует:
  • специальных помещений с контролем температуры и влажности;
  • системы маркировки (по годам, контрагентам, типу документа);
  • регулярного учёта перемещений (журнал выдачи‑получения).
• Электронный архив – современный и экономичный вариант:
  • сканирование оригиналов в формате PDF/A (долговременный архивный формат);
  • использование систем управления документами (DMS) с функциями поиска, контроля доступа и резервного копирования;
  • соответствие требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных», если в счетах содержатся сведения о физических лицах.

Пошаговый алгоритм создания архива

1. Сбор и классификация – отдел бухгалтерии собирает все счета, группирует их по контрагентам и датам.
2. Проверка соответствия – проверяется наличие подписей, печатей, правильность реквизитов.
3. Сканирование (если используется электронный архив) – скан в формате PDF/A, присвоение уникального номера (например, СФ-2024-00123).
4. Метаданные – в системе DMS вводятся данные: дата выписки, контрагент, сумма, налоговая ставка, ссылка на оригинал.
5. Хранение оригиналов – бумажные копии помещаются в архивные коробки, маркируются и помещаются в архивный шкаф.
6. Резервное копирование – электронные файлы сохраняются на двух независимых носителях (локальный сервер + облачное хранилище).
7. Контроль доступа – назначаются роли (бухгалтер, аудитор, руководитель) с соответствующими правами.
8. Регулярный аудит – раз в год проверяется целостность архивов, актуальность метаданных и соблюдение сроков хранения.

Пример структуры папок в электронном архиве

/Archive/
 /2022/
 /01_January/
 /Invoices/
 /Supplier_A/
 /Supplier_B/
 /Acts/
 /02_February/
 /2023/
 /Invoices/
 /Acts/
 /Reference_Documents/

Последствия несоблюдения сроков хранения

Нарушения могут привести к:

• штрафам от налоговой инспекции (до 5 % от суммы налога);
• отказу в предоставлении налоговых вычетов;
• отказу в проведении аудита (недостаток подтверждающих документов);
• угрозе судебных разбирательств со стороны контрагентов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли хранить счета‑фактуры, если они были отменены?

Да. Даже отменённые счета могут понадобиться для подтверждения корректности бухгалтерских записей и объяснения причин отмены.

Можно ли уничтожить оригиналы после сканирования?

Согласно ФЗ‑152, оригиналы могут быть уничтожены только после подтверждения их полной цифровой копии, подписанной уполномоченным лицом (например, руководителем бухгалтерии). При этом следует вести журнал уничтожения.

Какой срок хранения для счетов‑фактур, полученных от иностранных поставщиков?

Для иностранных контрагентов применяются те же сроки, что и для отечественных – минимум 5 лет. При наличии особых требований (например, валютный контроль) срок может быть увеличен до 10 лет.

Что делать, если срок хранения уже истёк, но документ всё ещё нужен?

В случае необходимости восстановления следует обратиться к архиву с запросом. Если оригинал уничтожен, можно попытаться восстановить копию из резервных копий или запросить дубликат у контрагента.

1. Определите нормативный срок – ориентируйтесь на более длительный из указанных (обычно 5 лет).
2. Выберите форму хранения – электронный архив предпочтительнее для большинства компаний.
3. Обеспечьте контроль доступа – только уполномоченные лица могут просматривать и изменять документы.
4. Регулярно проводите аудит – проверяйте целостность архивов и соответствие срокам.
5. Документируйте процесс уничтожения – журнал уничтожения и подписи ответственных лиц обязательны.

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов, упростит работу с налоговыми органами и обеспечит надёжную доказательственную базу для вашей компании.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (ФЗ‑402, ФЗ‑7, Налоговый кодекс, ГК РФ) и практических рекомендаций экспертов по документообороту.