Почетные грамоты – это официальные документы, которыми Министерство архивного дела (в дальнейшем – Министерство) отмечает выдающиеся заслуги сотрудников, ветеранов, научных работников и организаций в сфере архивного дела, сохранения культурного наследия и обеспечения доступа к документам.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок поощрения работников архивных учреждений.
• Приказ Министерства культуры РФ от № ??? «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» – содержит разделы о награждении.
• Приказ Росархива от № ??? (с изменениями от ) – регламентирует оформление и выдачу почетных грамот.
• Методические рекомендации Гострудинспекции (Консультация эксперта, Нижегородская обл., 2026) – практические указания по подготовке представлений к награждению.

Кто может быть награжден?

Почетной грамотой могут быть отмечены:

1. Сотрудники государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек, научных организаций, проявившие себя в:
   • комплектовании и сохранении уникальных документальных фондов;
   • внедрении современных технологий хранения (PDF/A, электронные архивы);
   • организации выставок, публикаций и просветительской деятельности;
   • подготовке и защите диссертаций, монографий по архивному делу;
2. Ветераны архивной службы, имеющие выслугу лет 25 лет и более;
3. Организации, внесшие значительный вклад в развитие архивного законодательства, создание межведомственных электронных систем взаимодействия;
4. Лица, оказывающие спонсорскую поддержку архивным учреждениям (меценаты, благотворительные фонды).

Основания для награждения

Награждение производится по следующим основаниям:

• Выполнение особо важных заданий по комплектованию Архивного фонда РФ;
• Достижение высоких показателей в работе с электронными документами (внедрение формата PDF/A, обеспечение долгосрочного хранения);
• Организация и проведение международных конференций, семинаров, выставок по архивному делу;
• Авторство научных трудов, учебных пособий, нормативных актов, получивших признание профессионального сообщества;
• Активное участие в патриотическом воспитании через работу с документами Великой Отечественной войны, репрессированными народами и другими историческими событиями;
• Долголетняя безупречная служба (выслуга лет 20 лет и более) с высокими оценками аттестации.

Процедура представления к награждению

1. Инициатива представления – может исходить от руководителя учреждения, профсоюзного органа, трудового коллектива или самого кандидата (с согласия руководителя).
2. Сбор документов – включает:
   • характеристику с указанием конкретных достижений;
   • копии приказов, благодарностей, публикаций;
   • список наград и званий, уже полученных;
   • анкету кандидата (ФИО, должность, стаж, образование).
3. Оформление представления – составляется на официальном бланке учреждения, подписывается руководителем и заверяется печатью.
4. Рассмотрение на уровне Министерства – представление поступает в отдел по работе с кадровым резервом Министерства архивного дела, где проводится экспертиза и подготовка проекта приказа о награждении.
5. Утверждение приказа – после согласования с юридическим отделом и финансовым управлением издается приказ Министра о награждении почетной грамотой.
6. Вручение грамоты – проводится в торжественной обстановке (юбилей учреждения, профессиональный праздник, конференция). Грамота вручается вместе с наградным листом и, при наличии, премией.

Оформление почетной грамоты

Почетная грамота имеет строго регламентированный вид:

• Формат – А4 (210 × 297 мм), вертикальная ориентация;
• Материал – плотная бумага плотностью не менее 200 г/м², часто с фактурой «лен» или «шелк»;
• Цветовая гамма – основной цвет – темно‑синий или бордовый, золотой тисненый орнамент по краям;
• Текст грамоты (пример):

Министерство архивного дела
Российской Федерации

Почетная грамота


За выдающиеся заслуги в области комплектования,
сохранения и использования документального наследия
Российской Федерации, а также за активное внедрение
современных технологий хранения электронных документов

награждается

Иванов Иван Иванович
ведущий архивариус
Государственного архива г. Москвы

Министр
_________________ / _________________
(подпись) (расшифровка)

«___» __________ 2026 г.

В нижней части грамоты размещаются:

• эмблема Министерства архивного дела;
• серийный номер грамоты (формируется по году и порядковому номеру);
• дата выдачи.

Хранение и учет почетных грамот

Согласно пункту 5.2. Приказа Росархива от , копии всех awarded грамот хранятся в личном деле сотрудника сроком 75 лет. Оригиналы грамот, врученные сотруднику, остаются у него, однако в случае утечки или повреждения сотрудник может запросить дубликат в архиве учреждения.

Примеры использования почетных грамот в практике

Пример 1: Награждение за внедрение электронного архива

В 2024 г. отдел по работе с электронными документами Центрального государственного архива успешно перевел более 2 млн страниц бумажных документов в формат PDF/A, обеспечив их долгосрочное хранение и удаленный доступ. За это коллектив получил почетную грамоту Министерства архивного дела с формулировкой:

«За высокий профессионализм в реализации проекта перехода на электронный формат хранения документов, способствующего повышению доступности архивного фонда и сохранению национального культурного наследия».

Пример 2: Награждение ветерана архивной службы

Петрова Мария Сергеевна, проработавшая 32 года в архиве Министерства обороны, была отмечена почетной грамотой за:

• сохранение уникальных фондов документов Великой Отечественной войны;
• подготовку и публикацию трехтомного справочника «Архивные документы о боевых действиях 1941‑1945 гг.»;
• воспитание нового поколения архивариусов через проведение ежегодных школ молодых специалистов.

Почетные грамоты Министерства архивного дела являются важным инструментом мотивации и признания заслуг специалистов, обеспечивающих сохранность и доступность документального наследия России. Их получение не только повышает престиж получателя, но и подчеркивает значимость архивной деятельности для государства и общества. Соблюдение установленной процедуры представления, оформления и учета гарантирует прозрачность и легитимность награждения, а также обеспечивает долгосрочное хранения информации о наградах в соответствии с действующим законодательством.

Статья подготовлена на основе нормативных актов, методических рекомендаций и практики архивных учреждений на .