Личное дело работника – это совокупность кадровой документации, которая формируется с момента трудоустройства и завершается при увольнении. Правильная передача таких дел в архив обеспечивает их долгосрочное сохранение, соблюдение законодательных требований и удобство последующего использования. В данной статье подробно рассматриваются этапы подготовки личных дел к сдаче в архив, нормативные основы, типичные ошибки и способы их устранения.
Нормативная база
Основные правила оформления и передачи личных дел на хранение приведены в разделе 2.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (далее – Методические рекомендации). Там регламентируются:
- сроки хранения личных дел;
- требования к комплектации и оформлению дел;
- процедура составления акта приёма‑передачи;
- нумерация листов, переплёт/подшивка, заверительные листы и внутренняя опись.
Сроки хранения личных дел
Согласно действующему законодательству:
- Если сотрудник уволен до января 2003 года – срок хранения составляет 75 лет.
- При увольнении после января 2003 года (включительно) – срок хранения 50 лет.
По истечении указанного периода дело подлежит уничтожению либо передаче на постоянное хранение в государственный архив, если оно представляет историческую или научную ценность.
Этапы подготовки личного дела к передаче в архив
Проверка комплектности и состояния документов
Перед сдачей необходимо убедиться, что в деле присутствуют все обязательные документы:
- трудовой договор (или его копия);
- приказы о приёме, переводах, увольнении;
- личная карточка сотрудника (форма Т‑2);
- сведения о воинском учёте, аттестации, повышении квалификации;
- документы о поощрениях и взысканиях;
- справки о доходах (2‑НДФЛ) и другие обязательные справки;
- медицинские заключения (при наличии).
При выявлении недостающих или повреждённых листов следует оформить запрос на восстановление или акт о недостаче.
Нумерация листов и подшивка дела
Все листы личного дела нумеруются последовательно арабскими цифрами в левом верхнем углу. После нумерации производится:
- переплёт (твёрдая или мягкая обложка) либо подшивка металлической скрепкой;
- формирование заверительного листа с подписью ответственного лица и печатью организации.
Составление внутренней описи
Внутренняя опись – это перечень всех документов, включённых в личное дело, с указанием их номера, названия и количества листов. Пример структуры описи:
№ п/п Наименование документа Кол-во листов Примечание 1 Трудовой договор 2 2 Приказ о приёме 1 3 Личная карточка (форма Т‑2) - ...
Опись помещается в начало дела перед первым документом и заверяется подписью ответственного сотрудника.
Оформление обложки дела
На обложке указываются следующие реквизиты:
- название организации;
- «Личное дело»;
- Ф.И.О. сотрудника;
- табельный номер;
- период работы (с … – по …);
- срок хранения (например, «Хранить 50 лет»);
- номер дела в архиве (при наличии).
При необходимости вносятся корректировки реквизитов (например, изменение ФИО после брака).
Составление акта приёма‑передачи
Акт оформляется в двух экземплярах (один остаётся у организации, второй передаётся в архив). В акте указываются:
- наименование сторон (организация‑передающая и архив‑принимающий);
- дата составления;
- перечень передаваемых дел с указанием их количества и сроков хранения;
- подписи представителей обеих сторон и печати.
Образец акта можно скачать в разделе «Готовые формы» Методических рекомендаций.
Типичные ошибки при формировании личных дел и способы их исправления
Ошибка 1. Отсутствие обязательных документов
Решение: провести сверку с контрольным списком (см. пункт 1). При недостаче оформить акт о недостаче и запросить копии у соответствующих служб (бухгалтерия, охрана труда и т.д.).
Ошибка 2. Неправильная нумерация или пропуск листов
Решение: нумерацию выполнять после окончательной подшивки, используя автоматическую нумерацию в текстовом редакторе или специальные штампы. Пропущенные листы вносить с пометкой «Вставка» и продолжать нумерацию.
Ошибка 3. Некачественный переплёт/подшивка
Решение: использовать архивные материалы (кислото‑свободный картон, нейлоновые нити). При подшивке скрепкой проверять, чтобы листы не выпадали.
Ошибка 4. Отсутствие или неверная внутренняя опись
Решение: составлять опись одновременно с формированием дела, проверять соответствие каждого листа описи. При обнаружении расхождений – корректировать опись и заверять её заново.
Ошибка 5. Некорректные реквизиты на обложке
Решение: перед сдачей сверить данные обложки с личной карточкой и приказом о приёме/увольнении. При изменении данных (например, фамилия после замужества) оформить заверительный лист об изменении реквизитов и приложить его к делу.
Что НЕ следует включать в личное дело работника
В личное дело не входят документы, не связанные с трудовыми отношениями, например:
- медицинские карты, не относящиеся к профосмотрам, обязательным при приёме на работу;
- личные переписки, фотографии, не имеющие служебного характера;
- документы о стороннем обучении (если они не оплачивались работодателем и не влияют на должность);
- финансовые отчёты сотрудника, не связанные с начислением заработной платы.
Такие материалы следует хранить отдельно в личном архиве сотрудника или уничтожать согласно внутренним регламентам организации.
Практический совет: готовые образцы
Для удобства подготовки рекомендуется воспользоваться следующими готовыми шаблонами (все они соответствуют ГОСТ и Методическим рекомендациям):
- Образец приказа о формировании личного дела;
- Образец акта приёма‑передачи личных дел в архив;
- Образец внутренней описи личного дела;
- Образец заверительного листа.
Эти документы можно скачать бесплатно из раздела «Готовые формы» на официальном сайте архивного ведомства вашего региона или в корпоративном портале организации.
Правильная подготовка и передача личных дел трудовых в архив – это не только выполнение законодательных требований, но и гарантия сохранности важной кадровой информации на десятилетия. Следуя изложенным выше этапам, избегая типичных ошибок и используя нормативные шаблоны, организация обеспечивает надёжное хранение документов, минимизирует риски споров и упрощает работу архивных служб в будущем.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (раздел 2.1). Дата актуализации: .