Подтверждение трудового стажа, это ключевой этап для назначения пенсии, получения социальных выплат, расчета стажа для льгот и решения трудовых споров. В Казахстане с 2026 года система ведения учетов трудовой деятельности прошла значительную трансформацию: параллельно с бумажными трудовыми книжками полноценно функционирует электронная трудовая книжка (ЭТК), а обращение в архивы стало доступно в режиме онлайн через портал eGov.kz.

Данная статья подробно разбирает, где хранятся документы о трудовой деятельности, как получить архивную справку, восстановить утерянную трудовую книжку и пользоваться электронными сервисами на актуальную дату .

Какие документы подтверждают трудовой стаж в РК

Согласно законодательству Республики Казахстан (Закон «Об обязательном пенсионном страховании», Трудовой кодекс), основными документами, подтверждающими трудовой стаж заявителя, являются:

• Трудовая книжка (бумажного образца, заведенная до перехода на ЭТК или ведомственная);
• Справки архивных учреждений — официальные документы, выдаваемые государственными или ведомственными архивами;
• Электронные копии архивных документов, удостоверенные электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченного работника государственного или ведомственного архива;
• Справки с места работы, в случаях отсутствия или негодности трудовой книжки (например, при пожаре, утере, порче);
• Выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК) — формируется автоматически на портале eGov.kz.

Важно: Для оформления пенсии часто требуется не просто факт работы, но и подтверждение заработной платы за определенные периоды (до 1998 года или «сovietский» стаж), что делает архивные справки незаменимыми.

Где хранятся архивные документы: структура архивного фонда

Поиск документов начинается с определения, в каком архиве они находятся. В Казахстане существует иерархическая система:

Государственные архивы (Областные, Городские, Районные)

Хранят фонды ликвидированных предприятий, организаций, колхозов, совхозов, учреждений образования, здравоохранения, культуры, перешедшие в государственную собственность или прекратившие деятельность. Основной оператор — Комитет по архивам и документации МКР РК и его территориальные подразделения (например, Северо-Казахстанский государственный архив).

Ведомственные архивы

Хранят документы действующих или реорганизованных ведомств. Яркий пример, Архив Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры РК (КПСИСУ ГП). Там запрашивают справки, если человек работал в органах прокуратуры, судах, МВД, НБ и др.

Архивы действующих организаций

Если предприятие функционирует, его кадровый архив (или отдел кадров) хранит личные дела и трудовую документацию 75 лет (личные карточки) или 50 лет (приказы о приеме/увольнении).

Получение архивной справки: пошаговый алгоритм

Способ 1: Онлайн через портал eGov.kz (Рекомендуемый, самый быстрый)

На это основной канал получения услуги «Выдача архивных справок и/или копий архивных документов».

1. Авторизуйтесь на egov.kz через ЭЦП или СМС-пароль.
2. В поиске услуг введите «Выдача архивных справок» или перейдите раздел: Социальное обеспечение → Пенсионное обеспечение → Архивные справки.
3. Заполните электронную заявку: укажите ФИО, ИИН, период работы, название организации, архив (если известен) и цель получения (пенсия, судебный спор, личные нужды).
4. Подпишите заявку ЭЦП (для физлиц) или СМС-кодом.
5. Оплатите госпошлину (если предусмотрена для данного типа справки/копии) через интегрированные платежные системы.
6. Готовый документ (справка, выписка, копия с ЭЦП архивиста) придет в ваш «Личный кабинет» на eGov или на email. Документ с ЭЦП имеет полную юридическую силу.

Способ 2: Через Центры обслуживания населения (ЦОН)

Обращение в «Единый контактный центр» (телефон 1414) или лично в любой ЦОН. Оператор поможет оформить запрос в соответствующий архив. Сроки чуть дольше из-за бумажного документооборота.

Способ 3: Прямое обращение в Архив (Почта/Лично)

Написание официального запроса на имя директора архива. Необходимо приложить копию удостоверения личности, документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете за родственника), и оплатить услуги почты/курьера для возврата ответа.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): актуальный статус на 2026 год

С 2019 года в РК ведется переход на ЭТК. На ноябрь 2026 года ситуация следующая:

• Параллельное ведение: Работодатели обязаны вносить сведения в ЭТК (через ЕСЭД/СОНО/1С) И вести бумажную ТК по желанию работника (ст. 313 ТК РК).
• Выписка из ЭТК: Получается мгновенно на eGov.kz: Личный кабинет → Трудовая деятельность → Электронная трудовая книжка → Заказать справку/выписку.
• Юридическая сила: Выписка из ЭТК, полученная на портале (с ЭЦП оператора системы), равнозначна записи в бумажной ТК и не требует заверения печатями.
• Архивная справка vs ЭТК: Если работа была до 2019 года (или работодатель не сдал данные в ЭТК), выписка из ЭТК будет пустой. Нужен именно архивный запрос.

Восстановление утерянной трудовой книжки: алгоритм действий

Потеря ТК — не повод для паники, но требует четкой последовательности (актуально для работников образования, бюджетной сферы, старых предприятий):

1. Заявление в последнюю работающую организацию (или правопреемницу) в течение 15 дней с момента обнаружения потери (ст. 66 ТК РК).
2. Сбор подтверждающих документов:
   • Архивные справки о стаже и зарплате (запрашиваются через eGov или архив);
   • Копии приказов о приеме/увольнении/переводе (из архива организации или госархива);
   • Свидетельства о зарплате (форма 2-НДФЛ за последние годы, справки из налогового комитета);
   • Свидетельства свидетелей (коллег) — нотариально заверенные показания (по решению комиссии).
3. Создание комиссии работодателем для установления стажа.
4. Оформление дубликата по установленному образцу с отметкой «Дубликат». Нумеруется по единому реестру дубликатов.

Срок оформления дубликата: не более 15 рабочих дней с дня обращения.

Образец и требования к архивной справке (для пенсии)

Единого утвержденного госстандарта (ГОСТ) на бланк архивной справки нет, но архивы и пенсионные фонды требуют обязательных реквизитов:

• Наименование архива-издателя (штемпель/ЭЦП);
• Регистрационный номер и дата выдачи;
• ФИО, дата рождения, ИИН заявителя;
• Наименование организации(й), где работал гражданин;
• Периоды работы: точное начало и конец (день, месяц, год);
• Должность, профессия, специальность (по тарифнику/ЕТКС/КЗ КОР);
• Заработная плата (если справка для пенсии: среднемесячная за последние 3 года до 1998 г. или за любой 5 лет до 1998 г.) — критически важно!;
• Основание: ссылка на фонд, опись, дело, лист (например: Ф. 125, Оп. 1, Д. 45, Л. 12);
• Подпись руководителя/архивиста с расшифровкой и ЭЦП (для электронного вида);
• Печать архива (для бумажного вида).

Совет: Перед подачей в ЕНПФ (Единый накопительный пенсионный фонд) или ЦОН проверьте справку на соответствие этим пунктам. Отсутствие зарплаты или неточное название должности — частая причина отказа.

Сроки, стоимость и возможные отказы

• Документы не найдены в фондах данного архива (выдается мотивированный ответ с указанием, куда обратиться дальше).
• Неполный пакет документов от заявителя (нет копии УЛ, нет доверенности на родственника).
• Запрос не входит в компетенцию архива (например, запрос личного дела в государственный архив, если организация действует).

Частые ошибки и рекомендации (Best Practices)

1. Начинайте заранее. Поиск «советского» стажа или зарплат за 90-е может занять месяцы, если фонды не описаны или хранятся в другом регионе.
2. Проверяйте ЭТК прямо сейчас. Зайдите на eGov → «Электронная трудовая книжка». Если там пусто за периоды до 2019 г. — значит, работодатель не сдал данные. Нужен архив.
3. Точность названия организации. «Завод №5», «Колхоз «Победа» — архивисту нужно полное юридическое название на момент работы (например, «АО «Староконстантиновский машиностроительный завод») для поиска по фондам.
4. Запрашивайте «Справку о заработной плате» отдельно. Стандартная «Справка о стаже» часто не содержит цифр зарплаты. Для ЕНПФ нужна именно справка с доходами.
5. Сохраняйте электронные копии с ЭЦП. Скачанный с eGov PDF-файл с ЭЦП архивиста — это оригинал. Распечатывать и нотариально заверять его не нужно, ЕНПФ принимает электронный вид.
6. Родственные связи. Если запрашиваете за умершего родственника (для пособия по потере кормильца) — обязательно приложите свидетельство о смерти и документы, подтверждающие родство (свидетельство о рождении/браке).

Полезные контакты и ссылки (на )

• Портал электронного правительства: egov.kz (основной инструмент).
• Единый контактный центр (ЦОН): 1414 (бесплатно по РК).
• Комитет по архивам и документации МКР РК: Официальный сайт с реестром архивов и контактами территориальных органов.
• ЕНПФ (Жасұлан / Нурлан): Контакт-центр 1414 или личный кабинет на enpf.kz для проверки зачтенного стажа.
• КПСИСУ ГП (Архив прокуратуры/судов/МВД): Услуга «Выдача архивных справок КПСИСУ ГП» доступна на eGov.

На ноябрь 2026 года система подтверждения трудовой деятельности в Казахстане стала гибридной и максимально цифровой. Главный совет: не ждите пенсионного возраста. Зайдите на eGov.kz, проверьте свою «Электронную трудовую книжку» и историю взносов в ЕНПФ уже сегодня. Если есть пробелы, оформите архивные запросы онлайн прямо сейчас. Это сэкономит вам недели ожидания и нервов в будущем, гарантируя справедливую пенсию и социальные выплаты.

Помните: Архивная справка с ЭЦП, полученная через eGov,, это полноценный юридический документ, который не требует визита в архив и заверения печатями. Используйте цифровые права, предоставленные государством.