Положение о архиве – это нормативный документ, регламентирующий порядок создания, функционирования и закрытия архивного подразделения в структуре министерства. Он определяет задачи, права и обязанности работников архива, порядок комплектования и передачи документов в государственные (муниципальные) архивы, а также требования к хранению как бумажных, так и электронных материалов.

Нормативно‑правовая база

Разработка и утверждение положения об архиве организации (в т.ч. министерства) опираются на следующие нормативные акты:

1. Приказ Росархива от № 42 (ред. от ) «Об утверждении примерного положения об архиве организации» (зарегистрировано в Минюсте России № 51895).
2. Приказ Росархива № 77 от 2025 г. «О правилах хранения архивных и электронных документов в организациях».
3. Примерные положения, утверждённые Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (30 июня 1997 г.) – применимы как образцы структуры и содержания.
4. Федеральный закон «Об архивных фондах» от № 84‑ФЗ.
5. Иные локальные нормативные акты (приказы, распоряжения) министерства, регламентирующие делопроизводство и архивное дело.

Все эти документы фиксируют обязательность создания архивного подразделения в государственных органах и определяют минимальный набор требований к его работе.

Основные задачи архива министерства

• Хранение, учёт и обеспечение доступа к документам Архивного фонда РФ и документам временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу.
• Комплектование архивных фондов в соответствии с установленными графиками и нормативами.
• Подготовка и передача документов в государственный (муниципальный) архив‑источник комплектования.
• Обеспечение сохранности электронных архивов, их миграции и резервного копирования.
• Контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения документов, не подлежащих архивированию.
• Подготовка отчётности по архивному делу и участие в проверках органов надзора.

Состав и структура положения

Примерное положение об архиве организации, утверждённое Росархивом, включает следующие разделы:

1. Общие положения – цель, область применения, правовая основа.
2. Термины и определения – пояснение ключевых понятий (архив, архивный фонд, комплектование и т.д.).
3. Задачи и функции архива – перечень основных задач (см. пункт 2).
4. Структура архивного подразделения – должностные роли, штатная численность, подчинённость.
5. Права и обязанности работников архива – доступ к документам, ответственность за их сохранность.
6. Порядок комплектования и передачи документов – графики, формы, согласования.
7. Требования к помещениям и техническому обеспечению – климатические условия, система контроля доступа, оборудование.
8. Хранение электронных документов – форматы, системы управления электронными архивами (СЭА), резервные копии.
9. Контроль и отчётность – внутренний аудит, отчёты в Росархив, сроки представления.
10. Порядок разработки, утверждения и внесения изменений в положение – согласования, подписи, регистрация в реестре.
11. Ответственность за нарушение положения – дисциплинарные и административные меры.

Порядок разработки и утверждения положения

Процесс создания положения в министерстве обычно выглядит так:

1. Инициатива – выдвигается руководителем подразделения, отвечающего за делопроизводство, или непосредственно министром.
2. Подготовка проекта – осуществляется сотрудником архивного отдела совместно с юридическим отделом;
3. Экспертиза – проверка соответствия проекту нормативным актам (приказы Росархива, ФЗ «Об архивных фондах»).
4. Согласование – согласование с руководителями смежных подразделений (ИТ‑отдел, кадровая служба, финансовый отдел).
5. Утверждение – подпись министра (или заместителя министра) и регистрация в официальном реестре правовых актов организации.

В случае изменения законодательства или внутренних процессов положение подлежит пересмотру и повторному утверждению.

Права и обязанности сотрудников архивного подразделения

Сотрудники архива обладают следующими правами:

• Доступ к документам архивного фонда в пределах своих служебных обязанностей;
• Запросы в ИТ‑службу о создании и поддержке систем электронного архива;
• Участие в разработке методических рекомендаций по работе с архивными документами.

Обязанности включают:

• Соблюдение сроков комплектования и передачи документов;
• Контроль за сохранностью бумажных и электронных материалов;
• Ведение учёта архивных фондов и их описаний;
• Подготовка отчётных форм и участие в проверках Росархива.

Организация хранения документов

6.1 Бумажные документы

• Помещения должны соответствовать требованиям Приказа Росархива № 77 (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Оборудование: стеллажи с регулируемым расстоянием, системы контроля доступа, видеонаблюдения.
• Регулярные проверки состояния документов (инспекции, консерсервация).

6.2 Электронные документы

• Использование сертифицированных систем электронного архива (СЭА) с поддержкой форматов PDF/A, XML.
• Резервное копирование: минимум три копии, хранение в разных географических зонах.
• Контроль целостности данных (контрольные суммы, журнал изменений).
• Соблюдение требований к защите информации (шифрование, разграничение доступа).

Комплектование и передача в государственный архив

Процесс комплектования включает:

1. Идентификацию документов, подлежащих передаче (по срокам хранения, тематике, значимости).
2. Подготовку описаний фондов в соответствии с ГОСТ 7.0.97‑2016.
3. Согласование графика передачи с государственным архивом‑источником (например, с Федеральным архивом России).
4. Физическая или электронная передача документов, оформление актов приёма‑передачи.
5. Ведение реестра переданных материалов.

После передачи архив министерства сохраняет копии (если это предусмотрено) и продолжает их учёт в рамках временного хранения.

Контроль, аудит и отчётность

• Внутренний контроль – ежеквартальные проверки соответствия фактического состояния архивных фондов документам положения.
• Внешний аудит – проверки со стороны Росархива, государственных контролирующих органов.
• Отчётность – ежегодный отчёт о состоянии архивного фонда, выполненных работах по комплектованию, использовании электронных архивов и соблюдении сроков хранения.

Примерный образец положения (сокращённый)

Положение об архиве Министерства XYZ

Общие положения
 1.1. Положение регламентирует деятельность Архивного подразделения Министерства XYZ.
 1.2. Основой для деятельности является Приказ Росархива № 42 от и ФЗ № 84‑ФЗ.

Задачи архива
 2.1. Хранение и учёт документов Архивного фонда РФ.
 2.2. Комплектование временных фондов (срок более 10 лет).

Структура
 3.1. Руководитель архивного подразделения – заместитель министра.
 3.2. Специалисты по бумажным документам (2 чел.).
 3.3. Специалисты по электронным архивам (2 чел.).

Права и обязанности
 4.1. Доступ к архивным материалам в рамках служебных нужд.
 4.2. Обязанность вести учёт и предоставлять отчёты.

Порядок комплектования
 5.1. Составление графика комплектования ежегодно.
 5.2. Оформление актов передачи в Государственный архив РФ.
Требования к помещениям
 6.1. Температура 20 °C, влажность 50 %.
 6.2. Система видеонаблюдения и контроля доступа.

Электронные архивы
 7.1. Использовать СЭА, форматы PDF/A‑1.
 7.2. Резервное копирование – 3 копии, хранение в разных дата‑центрах.

Контроль и отчётность
 8.1. Квартальный внутренний контроль.
 8.2. Годовой отчёт в Министерство культуры РФ.

Ответственность
 9.1. За нарушение сроков хранения – дисциплинарные меры в соответствии с Трудовым кодексом.

Порядок утверждения
 10.1. Проект положения разрабатывается отделом делопроизводства.
 10.2. Утверждается Приказом министра от «__» ______ 2026 г.

Данный образец иллюстрирует структуру и основные пункты, которые должны быть отражены в полном документе.

Положение о архиве министерства – фундаментальный нормативный документ, без которого невозможно обеспечить законность, сохранность и доступность государственных документов. Его разработка должна опираться на актуальные приказы Росархива, федеральные законы и внутренние регламенты. Правильно составленное положение гарантирует:

• Соблюдение сроков хранения и уничтожения документов;
• Эффективную работу с бумажными и электронными архивами;
• Прозрачность и подотчётность архивного подразделения;
• Подготовку к проверкам контролирующих органов.

Регулярный пересмотр и актуализация положения позволяют министерству соответствовать меняющимся требованиям законодательства и технологическим новшествам в сфере архивного дела.