Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Положение о центральном государственном архиве, это основной учредительный и нормативный документ, определяющий правовой статус, задачи, функции, полномочия, организационную структуру и порядок деятельности архива. Данный документ разрабатывается в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства (в частности, Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») и подлежит обязательному согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти — Федеральным архивным агентством (Росархивом) на предмет соответствия Примерному положению.

Нормативная правовая основа

Деятельность центральных государственных архивов регулируется иерархией нормативных актов:

Конституция РФ и Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ) — базовые принципы хранения, учета и использования документов Архивного фонда РФ.
Приказ Росархива от № 30 «Об утверждении Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа» (зарегистрирован в Минюсте РФ). Этот документ является эталоном для разработки индивидуальных положений ведомственных архивов.
Приказ Росархива от № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» — регламентирует работу с пользователями.
Индивидуальные акты создания конкретных архивов (распоряжения Правительства РФ, постановления правительств субъектов РФ, приказы министров/ведомств).

Виды центральных государственных архивов и примеры создания

В архивной системе России существует несколько уровней «центральных» архивов, у каждого из которых свое Положение, разработанное на основе соответствующего Примерного положения:

Федеральные государственные архивы (национального значения)

Создаются распоряжениями Правительства РФ. Являются правопреемниками центральных архивов СССР и РСФСР.

Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) — создан распоряжением Правительства РФ от № 809-р. Правопреемник ЦГАОР СССР и ЦГА РСФСР. Хранит документы высших органов власти СССР и РСФСР.
Российский государственный исторический архив (РГИА) — федеральный государственный архив, особо ценный объект наследия народов РФ, крупнейший исторический архив Европы. Хранит документы высших и центральных органов власти Российской империи (до 1917 г.).
Другие федеральные архивы: РГАЭ, РГВИА, РГАКФД, РГАНИ и др.

Центральные архивы федеральных органов исполнительной власти (ведомственные)

Создаются на правах структурных подразделений министерств и ведомств в целях хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда, формируемых данным ведомством. Их Положения утверждаются руководителями ведомств по согласованию с Росархивом (основание: Приказ Росархива № 30, а ранее — Приказ Росархива/Минюста от № 151).

Центральные государственные архивы субъектов РФ (региональные)

Создаются как государственные учреждения (ГБУ/ГУ) органами исполнительной власти субъектов РФ.

Центральный государственный архив Санкт-Петербурга — создан Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от № 1272.
ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы» (ЦГА Москвы) — создан в апреле 2013 года в соответствии с распоряжением Правительства Москвы от № 798-РП. В его состав входят ЦМАМЛС (Центральный московский архив-музей личных собраний) и Центр публикации архивных фондов.

Типовая структура Положения о центральном архиве

Согласно Примерному положению (Приказ Росархива № 30), структура документа включает следующие разделы:

Общие положения: полное и сокращенное наименование, правовая форма, место нахождения, подведомственность, печати/штампы, учредительные документы.
Задачи и функции:
- Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ (постоянного хранения).
- Комплектование архива (прием документов от органов управления, организаций, физлиц).
- Государственная регистрация, научное описание (инвентаризация) и учет документов.
- Обеспечение доступа к документам (использование) в соответствии с Законом и Порядком использования (Приказ № 143).
- Издательская и информационная деятельность (путеводители, реферативные сборники, порталы).
- Охрана документов, реставрация, оцифровка, создание электронных копий.
Полномочия архива: право запрашивать и получать документы для комплектования, выдавать заключения о ценности документов, устанавливать режимы доступа (в пределах закона), представлять ведомство в архивных советах и т.д.
Организационная структура: руководство (директор), структурные подразделения (отделы приема и учета, фондовые отделы, отделы использования/читальные залы, отделы реставрации/оцифровки, административно-хозяйственный сектор).
Руководство архивом: полномочия директора (единоначалие), совет архива (совещательный орган).
Имущество и финансовое обеспечение: источники финансирования (бюджетные ассигнования, платные услуги), имущественные права.
Контроль за деятельностью и отчетность: формы отчетности перед учредителем и Росархивом.
Порядок реорганизации и ликвидации.

Ключевые аспекты деятельности, регламентируемые Положением

Комплектование и передача документов

Положение детально регламентирует сроки и порядок передачи документов в архив. Согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ и типовым инструкциям, документы подлежат передаче в архив по истечении установленных сроков хранения в ведомстве (обычно 10 лет для дел постоянного хранения), а также при ликвидации/реорганизации организаций. Архив осуществляет экспертизу ценности документов (акты отбора/уничтожения).

Условия хранения и сохранность

Положение обязывает архив обеспечивать соответствие условий хранения (температура, влажность, освещение, пожаробезопасность, антиграбижная защита) требованиям ГОСТов и санитарных норм (СанПиН). Особое внимание уделяется созданию резервных копий (оцифровке) уникальных фондов.

Использование документов (Работа с пользователями)

Данный раздел Положения напрямую ссылается на Приказ Росархива № 143. В нем прописываются:

Режим работы читальных залов (например, 9:00 – 16:45, перерыв 11:30 – 12:00, как в ГА РФ/РГИА).
Порядок оформления запросов (письменных, устных, электронных через портал «Архивы России» или ЕПГУ).
Предоставление копий (бумажных, электронных, заверенных).
Особенности доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, персональные данные, коммерческую тайну (сроки ограничения доступа: 75 лет для перс. данных, 30 лет для гос. тайны и т.д.).
Контакты отделов использования (пример: тел. (812) -17-54-70, 417-54-64 для петербургских архивов).

Научно-справочный аппарат и информатизация

Современные Положения закрепляют за архивами обязанность ведения электронных информационных систем (ЭИС), формирования баз данных описей, публикации путеводителей и реферативных сборников, интеграции в Федеральную архивную информационную систему (ФАИС).

Особенности актуализации Положений

Положение не является статичным документом. Оно подлежит пересмотру и перерегистрации в случаях:

Изменения наименования архива или подведомственности.
Изменения законодательства (новые приказы Росархива, поправки в Закон № 125-ФЗ).
Реорганизации архива (слияние, выделение филиалов, например, создание хранилищ в новых зданиях, как хранилище ЦГА Москвы в 2013 г.).
Внесении изменений в состав хранимых фондов (присвоение статуса «Особо ценный объект наследия народов РФ», как у РГИА).

Любая новая редакция Положения центрального архива федерального органа обязательно согласовывается с Росархивом на предмет соответствия Примерному положению с учетом специфики состава документов, находящихся на хранении.

Исторический контекст эволюции Положений

История развития Положений отражает историю архивной системы страны:

1917–1920-е гг.: Декреты ВЦИК о создании Госархива РСФСР (17 сентября 1918 г. — «Для хранения важнейших документов РСФСР… учреждается Государственный архив РСФСР»).
1930–1950-е гг.: Создание сети центральных государственных архивов СССР (ЦГАОР, ЦГА РСФСР, ЦГАОРСС и др.) по постановлениям СНК/СМ СССР.
1992 г.: Реформа после распада СССР. Создание ГА РФ (распоряжение № 809-р) и утверждение Примерного положения о центральном архиве министерства/ведомства (Приказ № 151 от ).
2004 г.: Принятие ФЗ № 125-ФЗ — переход на новую правовую базу.
2019 г.: Приказ Росархива № 30 — актуализация Примерного положения в соответствии с современными реалиями (цифровизация, ЭДО, ФАИС).

Положение о центральном государственном архиве является фундаментальным документом, обеспечивающим законность, прозрачность и эффективность архивной работы. Оно балансирует между необходимостью гарантированного сохранения документального наследия государства (Архивного фонда РФ) и предоставлением доступом к информации для граждан, науки, бизнеса и власти. Грамотная разработка и своевременная актуализация Положения в соответствии с Примерным положением Росархива и индивидуальными особенностями фондов конкретного архива — залог выполнения архивом его государственно-общественной миссии.

Примечание: Конкретные реквизиты Положения (номер, дата утверждения, регистрационный номер в Минюсте) уточняются на официальных сайтах соответствующих архивов или в банках нормативных правовых актов. Режим работы и контактные телефоны указаны справочно на основе открытых источников на 2026 год.