Цель документа: установить порядок организации, регистрации, хранения, учета и использования архивных документов в муниципальном архиве, обеспечить их сохранность и доступность в соответствии с действующим законодательством РФ.
Нормативно-правовая база
Делопроизводство в муниципальном архиве регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2023 г.).
- Гражданский кодекс РФ (части первая и вторая).
- Закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
- Приказ Минкультуры России от № 1234 «Об утверждении Положения о порядке ведения муниципальных архивов».
- Региональные нормативные акты (уставы муниципальных образований, локальные положения об архивном деле).
Основные понятия
- Документ – любой зафиксированный факт делового, административного или иного характера.
- Архивный документ – документ, подлежащий постоянному хранению в архиве в соответствии с установленными сроками хранения.
- Регистрация – процесс внесения сведений о документе в реестр (журнал регистрации).
- Срок хранения – установленный законодательством период, в течение которого документ подлежит хранению.
- Учетный лист – документ, фиксирующий место хранения, состояние и перемещения архивного документа.
Организационная структура архива
Для эффективного делопроизводства в муниципальном архиве рекомендуется следующая структура:
- Главный архивариус – отвечает за общее руководство, соблюдение нормативов и взаимодействие с органами власти.
- Старший специалист по приёму – осуществляет первичную проверку и регистрацию входящих документов.
- Специалист по учёту и хранению – ведёт учётные листы, контролирует условия хранения.
- Специалист по цифровизации – отвечает за сканирование, метаданные и электронный архив.
- Сотрудники по обслуживанию пользователей – предоставляют доступ к документам, консультируют запросы.
Порядок приёма и регистрации документов
Приём документов
Документы могут поступать в архив следующими способами:
- Почтовой отправкой (заказным письмом, курьером).
- Лично в приемном отделе архива.
- Электронным способом (в виде сканов) – при условии последующей передачи оригинала.
Проверка комплектности
Старший специалист по приёму проверяет:
- Наличие оригинала и копий (если требуется).
- Подписи, печати, даты.
- Соответствие документа установленным классификаторам.
Регистрация в журнале
Регистрация производится в журнале входящих документов (бумажный или электронный). Обязательные реквизиты:
| № п/п | Дата приёма | Наименование документа | Номер (серия) документа | Отправитель | Срок хранения | Место хранения | Ответственный |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Протокол заседания Совета | № 45‑2026 | Мэрия | 5 лет | Картотека А‑01 | И. Иванов |
Классификация и систематизация
Для упрощения поиска и учёта документы классифицируются по:
- Вид документа (приказ, протокол, акт, справка и т.д.).
- Тематика (финансы, образование, ЖКХ, культура).
- Году и номеру (хронологический порядок).
Для каждой тематики создаётся картотека (физическая или электронная) с уникальным кодом, например: Ф‑01‑2026‑001.
Хранение архивных документов
Условия хранения
Физические документы хранятся в специально оборудованных помещениях, где соблюдаются:
- Температура 18‑22 °C.
- Относительная влажность 45‑55 %.
- Защита от прямого солнечного света, пыли и влаги.
- Контроль доступа (только уполномоченные лица).
Учетные листы
Каждый документ сопровождается учетным листом, в котором фиксируются:
- Код документа.
- Место хранения (полка, ящик, коробка).
- Состояние (целостность, наличие повреждений).
- Дата последнего перемещения.
- Ответственный за документ.
Доступ к архивным документам
Публичный доступ
Граждане и организации могут запросить документы в порядке, установленном законом:
- Подача письменного запроса в архив.
- Указание цели и объёма запрашиваемой информации.
- Оплата расходов (если предусмотрено).
Ограниченный доступ
Документы, содержащие персональные данные, государственную тайну или коммерческую тайну, подлежат ограниченному доступу. Решение о предоставлении доступа принимается главным архивариусом.
Цифровизация архивных материалов
Для повышения эффективности рекомендуется:
- Сканировать оригиналы в формате PDF/A (минимум 300 dpi).
- Создавать метаданные (название, дата, автор, классификатор, ссылка на оригинал).
- Хранить электронные копии в системе электронного архива с резервным копированием.
- Обеспечить контроль доступа к электронным документам через роле‑ориентированную систему.
Периодический контроль и отчётность
- Ежемесячный аудит состояния картотек и соответствия учётных листов.
- Квартальный отчёт о выполненных работах (приём, регистрация, выдача, цифровизация).
- Годовой отчёт о состоянии архива, включающий статистику запросов, количество новых поступлений и состояние хранилищ.
Ответственность и дисциплина
Сотрудники архива обязаны:
- Соблюдать конфиденциальность информации.
- Не допускать утрату, порчу или несанкционированное копирование документов.
- Своевременно фиксировать все перемещения и изменения в учётных листах.
- Проходить обязательное обучение по архивному делу не реже одного раза в два года.
Пример формы «Учетный лист»
| Учетный лист архивного документа | |||
|---|---|---|---|
| Код документа | Ф‑01‑2026‑001 | ||
| Наименование | Протокол заседания Совета | ||
| Место хранения | Картотека А‑01, ящик 3, папка 12 | ||
| Состояние | Целый, без повреждений | ||
| Ответственный | И. Иванов | ||
| Дата последнего перемещения | |||
| Примечание | Отправлен в электронный архив | ||
Заключительные положения
Настоящая инструкция вступает в силу с момента её утверждения Главой муниципального образования и подлежит пересмотру не реже одного раза в пять лет или при изменении нормативно-правовой базы.
Контроль за выполнением инструкции возлагается на главного архивариуса. Все сотрудники обязаны ознакомиться с документом, подписать акт о его изучении и соблюдать установленные правила.
Подготовил: Главный архивариус муниципального архива
Дата утверждения: