Положение о городском архиве — это основной локальный нормативный правовой акт, регламентирующий статус, задачи, функции, организацию работы, права и обязанности муниципального архивного учреждения. Данный документ утверждается органом местного самоуправления (советом депутатов или главой администрации) в соответствии с законодательством РФ в области архивного дела.

Ниже представлена подробная статья, раскрывающая типовую структуру Положения, его обязательные разделы и нюансы правовой регуляции.

Правовое основание разработки Положения

Деятельность городского архива строится на иерархии нормативных актов. При разработке Положения необходимо ссылаться на:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон).
• Федеральный закон от № 122-ФЗ «Об архивных фондах в Российской Федерации и доступе к ним».
• Гражданский кодекс РФ (в части авторских прав и права собственности на документы).
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• Федеральный закон от № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
• Устав городского округа / муниципального района.
• Региональные законы об архивном деле (принятые в субъектах РФ).
• Постановления Правительства РФ (например, типовые положения, правила формирования архивных фондов, требования к хранению).
• Приказы Росархива (методологические рекомендации, правила описания, хранения, цифровизации).

Типовая структура Положения о городском архиве

Согласно методологическим рекомендациям Росархива и практике муниципального права, Положение должно содержать следующие разделы:

Раздел I. Общие положения

1. Правовая основа и статус: Указывается, что архив является муниципальным казенным учреждением (или бюджетным), созданным органом местного самоуправления для выполнения функций по управлению архивным делом на территории города.
2. Наименование и место нахождения: Полное и сокращенное наименование (на русском языке), юридический адрес.
3. Предмет деятельности: Прием, учет, хранение, комплектование, государственная регистрация, описание, использование и обеспечение доступа к документам архивных фондов.
4. Символика: Наличие печати, штампа, бланков с изображением герба города/РФ.
5. Нормативная база: Перечень основных законов и подзаконных актов, руководствуясь которыми архив осуществляет деятельность.

Раздел II. Задачи и функции архива

Здесь детально прописываются:

• Основные задачи: Обеспечение сохранности документов, формирование архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, а также документов частного происхождения (по соглашению).
• Функции (по ст. 16 ФЗ № 125-ФЗ):
  • Прием документов на хранение от создателей (органов власти, учреждений, физлиц).
  • Государственная регистрация и учет документов архивных фондов.
  • Научно-справочная обработка (описание, составление справочных приборов).
  • Обеспечение условий хранения (климат, пожаробезопасность, bảo vệ от ЧС).
  • Обеспечение доступа к документам (выдача в читальный зал, удаленный доступ, копирование).
  • Издательская и выставочная деятельность, популяризация архивного наследия.
  • Методическое руководство архивами создателей документов (консультации, проверки состояния делопроизводства).
  • Цифровизация документов и создание электронных архивов/баз данных.

Раздел III. Права и обязанности архива

Раздел IV. Организационная структура и штат

1. Руководитель (Директор): Назначается/увольняется учредителем. Действует на основании Устава/Положения, выдает приказы и распоряжения, несет персональную ответственность за сохранность фондов.
2. Структурные подразделения: Обычно выделяют:
   • Отдел приема и учета документов (акцепция).
   • Отдел научной обработки и описи (фондовый отдел).
   • Отдел хранения и обеспечения сохранности (магазины).
   • Отдел использования и информационного обслуживания (читальный зал, справки).
   • Отдел цифровизации и ИТ-технологий.
   • Административно-хозяйственный сектор / Бухгалтерия.
3. Штатное расписание: Утверждается директором с согласованием учредителя. Обязательное наличие должностей: главный хранитель (заместитель директора), научные сотрудники (архивисты), реставратор (по необходимости), системный администратор.

Раздел V. Формирование и состав архивных фондов

Ключевой раздел, регламентирующий жизненный цикл документа в архиве:

• Источники поступления: Органы местного самоуправления, муниципальные учреждения (бюджетные, казенные, автономные), ликвидированные/реорганизованные организации, физлица (документы личного происхождения, семейные архивы, фото/видео/аудио).
• Порядок приема (акцепции): Графики сдачи дел, требования к оформлению (инвентаризационные описи, экспертные листы), сроки приема (обычно не позднее 1 года после завершения дела, для ликвидированных — в установленные законом сроки).
• Экспертиза документов: Оценка ценности (исторической, научной, практической) для определения сроков хранения (временно / постоянно). Проведение экспертизы комиссией архива с участием представителя создателя.
• Государственная регистрация: Присвоение кодов по ОКУД, включение в Единый государственный реестр архивных фондов (ЕГРАФ).
• Уничтожение документов: Только после истечения сроков хранения, по акту экспертизы, с составлением акта уничтожения (форма № 031-У/Арх).

Раздел VI. Обеспечение сохранности и условий хранения

Ссылка на Приказ Минкультуры РФ от № 1989 (или актуальный на момент утверждения Положения документ, утверждающий Требования к условиям хранения):

• Параметры микроклимата в магазинах (температура 18±2°С, влажность 50±5% для бумаги; особые режимы для фото/пленки/дисков).
• Пожарная безопасность (системы пожаротушения без воды, газовые, порошковые; сигнализация).
• Охрана (физическая, техническая, режим доступа в магазины).
• Защита от чрезвычайных ситуаций (планы эвакуации, аварийные комплекты).
• Реставрация и консервация документов.

Раздел VII. Использование документов и предоставление доступа

Регламентируется в строгом соответствии со ФЗ № 122-ФЗ «Об архивных фондах… и доступе к ним»:

• Режимы доступа: Открытый (сроки ограничения доступа истекли), Ограниченный (содержат ПДН, гостайну, коммерческую тайну, сроки не истекли).
• Сроки ограничения доступа: 75 лет — документы с ПДН; 30 лет — иные документы (со дня создания).
• Формы предоставления: В читальном зале (оригиналы/копии), удаленно (через портал архива, ЕГРАФ, ГИС «Архивы»), направление копий по почте/ЭДО.
• Платные услуги: Перечень и тарифы (поиск, копирование, заверение, сложные справки) утверждаются директором с учетом затрат. Льготные категории граждан (ветераны, инвалиды и т.д. — по региональным законам).
• Отказы в доступе: Основания, форма отказа, порядок обжалования (в вышестоящий архив, прокурору, в суд).

Раздел VIII. Материально-техническое обеспечение и финансирование

• Источники финансирования: Бюджет города (субсидии на выполнение полномочий), доходы от платных услуг, гранты, спонсорская помощь.
• Имущество: Здания (приспособленные под архивные магазины категории А или Б), оборудование (стеллажи, климатическая техника, сканеры, серверы, ПО), транспорт.
• Капитальный ремонт и модернизация: Планирование за счет бюджетных инвестиций.

Раздел IX. Контроль за деятельностью и отчетность

• Государственный контроль (надзор): Прокуратура, Росархив (проверки состояния фондов, соблюдения сроков приема, условий хранения).
• Муниципальный контроль: Орган местного самоуправления (учредитель) — проверка отчетов, аудит финансово-хозяйственной деятельности.
• Внутренний контроль: Ревизионная комиссия / главный бухгалтер / директор.
• Отчетность: Годовой отчет о деятельности, статистические формы (П-1 «Архив», отчет по ЕГРАФ), отчет об исполнении бюджета.

Раздел X. Реорганизация и ликвидация архива

Порядок, установленный ГК РФ и ФЗ № 125-ФЗ. Главное правило: Архивные фонды не подлежат распределению между кредиторами/учредителями. При ликвидации фонды передаются другому архиву (областному/краевому/федеральному) по акту приема-передачи с уведомлением Росархива.

Ключевые нюансы, которые обязательно нужно прописать в Положении (Чек-лист)

1. Ссылка на актуальные Приказы Минкультуры/Росархива. Нумерация приказов меняется (например, Приказ № 1989 от 2021 г. заменил старый Приказ № 526). В Положении лучше писать: «в соответствии с действующими приказами уполномоченного федерального органа…», чтобы не переутверждать Положение при каждом изменении подзаконного акта.
2. Работа с электронными документами. Обязателен пункт о приеме электронных архивов (в формате PDF/A, XML и т.д.), проверке ЭП, создании единого электронного архива (ЕА), взаимодействии с ГИС «Архивы».
3. Персональные данные. Отдельный пункт о назначении ответственного за обработку ПДн, политике конфиденциальности, мерах защиты (ФЗ-152).
4. Методическая работа с создателями. Архив не просто «принимает», он обязан консультировать отделы делопроизводства администрации, школ, больниц по составлению номенклатур дел, срокам хранения, оформлению дел к сдаче.
5. Доступ для несовершеннолетних и инвалидов. Обеспечение безбарьерной среды, режим работы читального зала.
6. Научный совет / Экспертная комиссия. Положение о составе и порядке работы комиссии по экспертизе ценности документов (обязательный орган для решения вопросов уничтожения/продления сроков).

Порядок утверждения и вступления в силу

1. Разработка: Проект готовится руководителем архива (или рабочей группой) с участием юриста администрации.
2. Согласование: Юридический департамент администрации, финансовый орган, профильный комитет Совета депутатов, (по необходимости) Главное архивное управление субъекта РФ / Росархив.
3. Утверждение:
   • Если архив — Казенное учреждение (МКУ) — Положение утверждает Глава администрации (Мэр) административным распоряжением/постановлением.
   • Если архив — Муниципальное бюджетное учреждение (МБУ) — Положение (Устав) утверждает Совет депутатов (решением) или Глава администрации (в зависимости от Устава города).
4. Регистрация: В органе юстиции (министерстве юстиции субъекта РФ) — для нормативных правовых актов органов местного самоуправления (обязательно для уставов МБУ, для положений МКУ — по решению региона).
5. Официальное опубликование: На официальном сайте администрации города, в газете-органе местного самоуправления, на информационной стенке архива.
6. Вступление в силу: Со дня официального опубликования или с даты, указанной в акте утверждения.

Примерный акта утверждения

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Главы администрации города [Название города]
от «___» _________ 202_ г. № _____
Об утверждении Положения о муниципальном казенном учреждении
«Городской архив города [Название]»

В соответствии с Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от № 122-ФЗ «Об архивных фондах в Российской Федерации и доступе к ним», Уставом города [Название]...

ПОСТАНОВЛЯЮ:

Утвердить Положение о муниципальном казенном учреждении «Городской архив города [Название]» (прилагается).
Признать утратившим силу Постановление главы администрации города [Название] от «___» _________ 202_ г. № _____ «Об утверждении Положения...» (если есть предыдущая редакция).
Ответственность за исполнение настоящего постановления возложить на директора МКУ «Городской архив» [ФИО] и начальника управления делами/юридического департамента администрации.
Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава администрации города [Название] [Подпись] / [ФИО]

Положение о городском архиве — это не просто формальный документ для «галочки», а основной инструмент управления архивным делом на муниципальном уровне. Качественно проработанное Положение:

• Защищает архив от необоснованных претензий создателей и контролирующих органов.
• Четко регламентирует процедуры приема документов (устраняя хаос в сдаче дел).
• Является основой для получения бюджетных средств на ремонт, оборудование, цифровизацию.
• Обеспечивает законный доступ граждан к информации (справки, genelogy, социально-правовые права).

Рекомендуется пересматривать Положение не реже 1 раза в 3–5 лет или при изменении базового федерального законодательства (например, переход на обязательное электронное делопроизводство, изменения в сроках ограничения доступа, новые требования к хранению).

Данная статья носит информационно-методический характер. Для разработки конкретного Положения необходимо использовать актуальные нормативные правовые акты на дату подготовки документа и учитывать специфику конкретного муниципального образования.