Положение о государственном архиве области – нормативный акт, регламентирующий организацию, функции, порядок работы и финансирование государственного архива, находящегося в ведении органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Оно разрабатывается в соответствии с Федеральным законом от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также с иными нормативными актами в сфере архивного дела, информационной безопасности и государственной тайны.

Нормативная база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральные законы об информации, информатизации и защите информации;
• Федеральный закон «О государственной тайне»;
• Постановления Правительства РФ и приказы Министерства культуры РФ, касающиеся правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ;
• Нормативные акты исполнительных органов власти субъекта РФ (постановления, распоряжения, приказы), устанавливающие порядок создания и деятельности областных государственных архивов.

Все перечисленные акты являются обязательными для соблюдения при разработке и применении Положения о государственном архиве области.

Цели и задачи архива

Основные цели

• Обеспечение сохранности и доступности документов, имеющих постоянную и длительную ценность для истории, культуры, науки и права;
• Формирование Архивного фонда Российской Федерации на территории области;
• Обеспечение прав граждан и организаций на доступ к архивной информации в соответствии с законодательством.

Задачи

1. Комплектование архивных документов, образовавшихся в деятельности органов государственной власти области, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий;
2. Хранение, учет и восстановление документов Архивного фонда РФ и других архивных фондов, находящихся на постоянном или временном хранении;
3. Организация использования документов: предоставление справок, выписок, копий, проведение научных и просветительских мероприятий;
4. Подготовка документов к передаче на постоянное хранение в федеральные архивы (Государственный архив Российской Федерации и др.);
5. Методическая и научно‑исследовательская работа в области архивного дела, включая подготовку нормативных актов, рекомендаций и учебных материалов;
6. Обеспечение конфиденциальности и защиты сведений, отнесенных к государственной тайне или иной ограниченной информации;
7. Взаимодействие с другими архивами (федеральными, муниципальными, ведомственными, корпоративными) и участия в межархивных проектах.

Структура архива

Государственный архив области является структурным подразделением исполнительного органа власти области и, как правило, включает следующие подразделения:

• Отдел комплектования и приема документов – прием, первичная обработка, классификация и регистрация поступающих документов;
• Отдел хранения и реставрации – обеспечение условий хранения (температурно‑влажностный режим, защита от света, пожаров и биологических угроз), проведение реставрационных работ;
• Отдел учета и каталогизации – ведение государственной учетной карточки документов, создание электронных каталогов и баз данных;
• Отдел использования и информационного обслуживания – предоставление справок, выписок, копий, организация читального зала, работа с пользователями;
• Методический отдел – разработка нормативных актов, инструкций, проведение обучения и повышения квалификации сотрудников;
• Научно‑исследовательский отдел – проведение исследований, публикаций, участие в конференциях и выставках;
• Отдел обеспечения конфиденциальности и защиты информации – работа с документами, содержащими государственную тайну и другие ограниченные сведения;
• Финансово‑экономический отдел – бюджетирование, бухгалтерский учет, закупки и материально‑техническое обеспечение.

В зависимости от объема и специфики деятельности могут быть созданы дополнительные подразделения (например, отдел цифровизации, отдел работы с электронными документами).

Финансирование и материально‑техническое обеспечение

Финансирование государственного архива области осуществляется за счет:

• Средств областного бюджета, выделяемых в соответствии с утвержденным государственным заданием;
• Целевых субсидий и грантов федеральных и региональных программ поддержки архивного дела;
• Платных услуг (изготовление копий, предоставление справок, проведение экспертиз и т.п.);
• Добровольных пожертвований и спонсорской помощи.

Материально‑техническое обеспечение включает:

• Специализированные хранилища с контролируемым микроклиматом (температура 14‑18 °C, относительная влажность 45‑55 %);
• Системы пожаротушения и охранно‑пожарной сигнализации;
• Средства защиты от несанкционированного доступа (контроль доступа, видеонаблюдение);
• Оборудование дляdigitализации (сканеры, фотокамеры, рабочие станции);
• Программное обеспечение для учета, каталогизации и электронного доступа к документам;
• Реставрационные мастерские и материалы для консервации документов.

Порядок комплектования и приема документов

1. Документы поступают в архив в рамках обязательного комплектования, установленного законодательством (органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения).
2. Прием документов оформляется актом приема‑передачи, в котором указываются наименование документа, дата создания, количество листов, степень конфиденциальности и основания для передачи.
3. После приема документы проходят первичную обработку: регистрация в учетной карточке, присвоение индекса хранения, определение срока хранения (постоянное, длительное, временное).
4. Документы, подлежащие постоянному хранению, помещаются в основной фонд архива; документы со сроком хранения свыше 10 лет – в вспомогательный фонд; документы с истекшим сроком хранения подлежат экспертизе на предмет дальнейшего хранения или уничтожения в установленном порядке.

Учет, хранение и использование документов

Учет

• Ведение единой государственной учетной карточки документов (ЭУКД) в соответствии с приказами Министерства культуры РФ;
• Внесение в учетную карточку сведений о наименовании, дате, количестве листов, индексе хранения, состоянии preservation, наличии электронной копии;
• Обеспечение доступности учетных данных для сотрудников архива и пользователей через электронный каталог.

Хранение

• Размещение документов на стеллажах или в специализированных контейнерах с маркировкой по индексу хранения;
• Контроль микроклимата и периодический осмотр состояния документов;
• Проведение профилактических мероприятий (очистка, дезинфекция, реставрация) согласно утвержденному графику;
• Ведение журнала условий хранения и актов осмотра.

Использование

• Предоставление документов в читальном зале архива под наблюдением сотрудника;
• Выдача справок, выписок, заверенных копий в соответствии с заявлением пользователя и оплатой государственной пошлины (если предусмотрена);
• Организация удаленного доступа к электронным копиям документов через официальный портал архива (при наличии технической возможности);
• Запрет на вынос оригиналов документов за пределы архива без специального разрешения руководителя архива;
• Ведение журнала выдачи документов и контроля их возврата.

Взаимодействие с другими архивами и организациями

• Ежегодный обмен информацией о поступлении и выбытии документов с федеральными архивами (Государственный архив Российской Федерации, центральные архивы министерств и ведомств);
• Участие в межархивных проектах по digitализации, созданию общероссийских электронных каталогов и виртуальных выставок;
• Консультационная и методическая помощь ведомственным и муниципальным архивам области;
• Взаимодействие с образовательными и научными учреждениями в области подготовки специалистов‑архивариев и проведения совместных исследований;
• Сотрудничество с органами прокуратуры, суда и следственных комитетов по предоставлению документов, необходимых для судебных и следственных действий.

Ответственность и контроль

• Руководитель государственного архива области несет персональную ответственность за соблюдение требований настоящего Положения, федерального законодательства и иных нормативных актов;
• Контроль за исполнением Положения осуществляется:
• Управлением исполнительной власти области (департаментом культуры, архивным отделом);
• Контрольно‑ревизионными органами области;
• Федеральным архивным агентством (Росархивом) в рамках надзора за соблюдением законодательства об архивном деле;
• Общественными организациями и профессиональными архивными ассоциациями (по согласованию).
• Нарушение требований Положения может повлечь дисциплинарную, административную или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Заключительные положения

Настоящее Положение вводится в действие со дня его утверждения руководителем исполнительного органа власти области и подлежит обязательному соблюдению всеми подразделениями государственного архива области, а также организациями‑источниками комплектования.

Изменения и дополнения к настоящему Положению могут вноситься только решением исполнительного органа власти области после предварительного согласования с Федеральным архивным агентством и заинтересованными ведомствами.

Все сотрудники архива обязаны ознакомиться с настоящим Положением и подписать лист ознакомления, который хранится в личном деле сотрудника.

Приложение: Примерная структура Положения о государственном архиве области

1. Общие положения (правовая основа, цели, задачи);
2. Статус и место архива в системе исполнительной власти области;
3. Функции архива;
4. Структура архива (подразделения, их компетенции);
5. Финансирование и материально‑техническое обеспечение;
6. Комплектование, прием и обработка документов;
7. Учет, хранение и использование документов;
8. Обеспечение конфиденциальности и защиты информации;
9. Взаимодействие с другими архивами и организациями;
10. Методическая и научно‑исследовательская работа;
11. Ответственность и контроль;
12. Заключительные положения;
13. Приложения (образцы актов, инструкции, нормативные ссылки).

Данная структура может быть адаптирована под специфику регионального законодательства и особенности деятельности конкретного государственного архива области.