Положение о государственном архивном фонде и сети государственных архивов – основной нормативный документ, регламентирующий формирование, хранение, учёт и использование архивных документов в Российской Федерации. Оно определяет правовой статус архивов, их структуру, порядок комплектования и взаимодействия с организациями‑источниками.
Исторический аспект
Первые нормативные акты, регулирующие архивную деятельность в СССР, появились в 1950‑х годах. Ключевыми в этом процессе стали:
- Постановление Совета Министров СССР от 13 августа 1958 г. № 914 «Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде Союза ССР и сети центральных государственных архивов СССР».
- Постановление Совета Министров СССР от 28 июля 1961 г. об утверждении положения о Главархиве СССР и сети центральных государственных архивов.
После распада СССР в 1991 г. архивная система была переориентирована на новые реалии, что привело к принятию ряда федеральных актов, среди которых:
- Указ Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552 «Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде Российской Федерации».
- Приказ Министерства культуры РФ от 3 февраля 2002 г. «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
- Постановление Правительства РФ от 3 февраля 2020 г., которым признано утратившим силу постановление Совета Министров СССР от 13 августа 1958 г.
Нормативно‑правовая база
Современное Положение опирается на следующие ключевые документы:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (от 22 апреля 1995 г. № 120‑ФЗ).
- Положение о Государственном архивном фонде РФ (утверждённое приказом Росархива от 11 марта 1997 г.).
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (приказ Министерства культуры РФ от 3 февраля 2002 г.).
- Регламент государственного учёта документов Архивного фонда РФ (утверждённый приказом Росархива от 11 марта 1997 г.).
- Сводные акты регионального уровня (законы субъектов РФ, постановления органов местного самоуправления).
Содержание Положения
Положение делит архивный фонд на две части:
- Государственная часть – документы, созданные органами государственной власти, их подчинёнными учреждениями и организациями, а также документы, переданные в архив в соответствии с законодательством.
- Муниципальная часть – документы органов местного самоуправления и их подведомственных организаций.
Ключевые положения Положения включают:
Формирование архивного фонда
- Обязанность источников (гос. и мун. органы, организации) представлять в архив учётные сведения о количестве и составе передаваемых документов.
- Соблюдение Регламента государственного учёта, утверждённого приказом Росархива от 11 марта 1997 г.
Комплектование архивов
- Документы комплектуются в путевые листы и описи в соответствии с установленными формами.
- Составление путевых карт и описей
Хранение и охрана
- Федеральные государственные архивы, центры хранения документации и их филиалы отвечают за постоянное хранение документов государственной части.
- Муниципальные архивы, а также государственные и муниципальные музеи, библиотеки и научные организации – за хранение муниципальной части и иных архивных документов.
- Для обеспечения сохранности применяются стандарты климат-контроля, системы пожарной и охранной сигнализации, а также специальные архивные ящики и коробки.
Учёт и использование
- Ведётся единый электронный реестр архивных документов, доступный через систему «Электронный архивный портал».
- Пользователи (учёные, журналисты, органы власти) могут запрашивать документы в порядке, установленном правилами доступа к архивным документам.
- Для каждого обращения оформляется акт выдачи и фиксируется в учётных журналах.
Сеть государственных архивов
Сеть государственных архивов представляет собой иерархическую структуру, включающую:
- Федеральные государственные архивы (например, Российский государственный архив древних актов, Российский государственный архив кинофотодокументов и др.).
- Региональные (федеральные) архивы – архивы субъектов РФ, которые хранят документы, относящиеся к их территории.
- Муниципальные архивы – архивы городов, районов, поселков.
- Центры хранения документации – специализированные хранилища, часто расположенные вблизи государственных органов (например, Центр хранения документов Министерства обороны).
Все элементы сети связаны единой информационной системой, что обеспечивает:
- Единый доступ к реестрам и описаниям фондов.
- Возможность удалённого поиска и заказа копий документов.
- Контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения документов.
Организация хранения, учёта и использования
Хранение
Документы хранятся в соответствии с их физическим состоянием и категорией важности:
- Кислородно‑нейтральные помещения для бумажных документов.
- Температурный режим 18‑20 °C, относительная влажность 45‑55 %.
- Особые условия для фотоматериалов, аудио‑ и видеодокументов.
Учёт
Учёт ведётся в двух уровнях:
- Документный учёт – регистрация каждого поступившего документа в журнале приёма.
- Фондовый учёт – формирование описей, путевых листов и их внесение в электронный реестр.
Использование
Для доступа к архивным документам предусмотрены три категории пользователей:
- Публичные пользователи – любой гражданин, имеющий законный интерес (исследователь, журналист и т.д.).
- Органы государственной власти – используют документы в рамках служебных нужд.
- Научные и образовательные учреждения – получают доступ в рамках научных проектов и учебных программ.
Запросы оформляются через электронную форму на сайте архива или в письменном виде. После рассмотрения запроса выдается разрешение или отказ с указанием причин.
Права и обязанности участников
| Субъект | Права | Обязанности |
|---|---|---|
| Орган‑источник (федеральный, региональный, муниципальный) | Передавать документы в архив, получать копии по запросу | Своевременно предоставлять учётные сведения, соблюдать сроки передачи, обеспечивать целостность документов |
| Государственный архив | Осуществлять постоянное хранение, предоставлять доступ, вести учёт | Соблюдать стандарты сохранности, обновлять электронный реестр, обеспечивать конфиденциальность |
| Пользователь | Запрашивать и использовать документы в рамках закона | Соблюдать порядок доступа, не нарушать целостность документов, возвращать оригиналы в срок |
Современные изменения и перспективы
С 2020 г. в силу постановления Правительства РФ от 3 февраля 2020 г. некоторые устаревшие положения (в частности, постановление Совета Министров СССР от 13 августа 1958 г.) признаны утратившими силу; В ответ на цифровизацию архивной деятельности вводятся:
- Электронные архивные фонды – сканирование и оцифровка бумажных документов.
- Автоматизированные системы управления архивами (АСУА), позволяющие вести учёт в реальном времени.
- Развитие открытых данных – публикация метаданных о фондах в открытом доступе.
Перспективные направления развития Положения включают:
- Установление обязательных сроков оцифровки новых поступающих документов.
- Внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности архивных записей.
- Расширение международного сотрудничества и обмена архивными материалами.
Положение о государственном архивном фонде и сети государственных архивов – фундаментальный документ, обеспечивающий сохранность исторического и правового наследия России. Оно определяет правовые основы формирования архивного фонда, регламентирует процесс комплектования, хранения, учёта и использования архивных документов, а также формирует единую сеть государственных архивов, объединённую общей информационной системой.
С учётом современных технологических тенденций Положение постоянно адаптируется, что позволяет сохранять документы не только в традиционном бумажном виде, но и в цифровом формате, делая их более доступными для исследователей, государственных органов и широкой общественности.