Положение о муниципальном архиве – это нормативный документ, который регламентирует порядок создания, ведения, использования и передачи архивных фондов в муниципальном образовании. Он обязателен к утверждению в каждой организации, являющейся источником комплектования государственных или муниципальных архивов.
Что такое положение о муниципальном архиве?
Положение представляет собой внутренний нормативный акт, который:
- определяет задачи и функции архивного подразделения;
- устанавливает порядок работы с архивными документами (приём, хранение, использование, передача);
- оформляет права и обязанности работников, ответственных за архив;
- согласуется с федеральными и региональными нормативными правовыми актами.
Нормативно‑правовая база
Ключевые документы, регулирующие деятельность муниципальных архивов:
- Федеральный закон РФ от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Постановление Правительства РФ от № 730 «Об утверждении Положения о порядке формирования, учета, хранения и использования архивных фондов»;
- Региональные законы и указы органов местного самоуправления (например, постановление Местной администрации от № 5‑Р);
- Приказы Федеральной архивной службы России, методические рекомендации и образцы документов.
Основные требования к содержанию положения
Согласно вышеуказанным актам, положение должно содержать:
- наименование и правовой статус организации‑источника;
- цели и задачи архивного дела;
- структуру архивного подразделения и перечень должностных обязанностей;
- порядок формирования, учёта и хранения архивных фондов;
- процедуры доступа к архивным документам и их использования;
- механизмы передачи документов в государственный (муниципальный) архив;
- ответственность за нарушение требований положения;
- порядок утверждения и внесения изменений в документ.
Структура типового положения
Ниже представлена рекомендованная структура документа, которую можно адаптировать под конкретные нужды муниципального образования.
- Шапка документа
- Наименование организации;
- Номер и дата приказа (утверждения);
- Ссылка на нормативные акты, на основании которых составляется положение.
- Раздел 1. Общие положения
- Наименование документа;
- Цель и область применения;
- Терминологический глоссарий (архив, архивный фонд, документ‑источник и т.д.).
- Раздел 2. Задачи и функции архивного подразделения
- Формирование архивного фонда;
- Учёт и хранение документов;
- Обеспечение доступа к архивным материалам;
- Подготовка и передача документов в государственный (муниципальный) архив.
- Раздел 3. Организационно‑правовая форма и состав сотрудников
- Должностные инструкции (руководитель архива, архивисты, специалисты по учёту);
- Требования к квалификации и аттестации персонала.
- Раздел 4. Порядок формирования архивного фонда
- Критерии отбора документов;
- Сроки и порядок передачи документов в архив;
- Регистрация и учёт (журналы, реестры).
- Раздел 5. Хранение и использование архивных документов
- Требования к помещениям и условиям хранения;
- Порядок выдачи документов (запросы, согласования);
- Контроль за сохранностью и восстановлением документов.
- Раздел 6. Передача документов в государственный (муниципальный) архив
- Сроки и порядок передачи;
- Требуемый пакет документов (акт приёма‑передачи, реестр, копии);
- Ответственность за своевременную передачу.
- Раздел 7. Информационно‑аналитическое обеспечение
- Подготовка отчётных материалов о состоянии архивного фонда;
- Информирование руководства организации о результатах работы архива.
- Раздел 8. Ответственность и контроль
- Виды ответственности (дисциплинарная, административная);
- Порядок проведения проверок и аудитов.
- Раздел 9. Порядок утверждения и внесения изменений
- Процедура утверждения (приказ руководителя);
- Регистрация изменений (приказ, дата, подпись).
- Приложения
- Образец акта приёма‑передачи документов;
- Шаблоны журналов учёта;
- Типовые формы запросов на использование архивных материалов.
Пример текста положения (выдержка)
ПОЛОЖЕНИЕ о муниципальном архиве г. Город _____________ «__» ___________ 2026 г. УТВЕРЖДАЮ _________________________ (должность руководителя организации) _________________________ (подпись) ______________________ (расшифровка подписи) Общие положения Настоящее Положение регламентирует порядок формирования, учёта, хранения, использования и передачи архивных фондов в муниципальном архиве Муниципального образования «_____». Положение распространяется на все подразделения организации, являющиеся источниками архивных документов. Задачи и функции архивного подразделения Формировать архивный фонд в соответствии с требованиями ФЗ № 125‑ФЗ. Осуществлять учёт и хранение архивных документов в условиях, обеспечивающих их сохранность. Обеспечивать доступ к архивным материалам в установленном порядке. Состав и полномочия сотрудников Руководитель архива – ФИО, ответственный за организацию работы архива. Архивисты – ФИО, ФИО, осуществляющие приём, классификацию и выдачу документов. Порядок формирования архивного фонда Документы, подлежащие архивированию, передаются в архивное подразделение в течение 30 календарных дней с момента их создания. Приём документов фиксируется в Журнале приёма документов (Приложение 1). Хранение и использование Архивные документы хранятся в специально оборудованных помещениях с контролем микроклимата. Выдача документов осуществляется по письменному запросу, согласованному с руководителем архива. Передача в муниципальный архив По истечении установленного срока хранения (см. Приложение 2) документы передаются в муниципальный архив в виде акта приёма‑передачи. Срок передачи – не позднее 10 дней с даты окончания срока хранения. Ответственность За нарушение требований настоящего Положения сотрудники несут дисциплинарную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Утверждение и изменения Положение вступает в силу со дня его подписания. Изменения вносятся приказом руководителя организации. ____________________________ (подпись руководителя) ______________________ (расшифровка подписи)
Процедура разработки и утверждения положения
- Сбор требований: изучение федеральных, региональных и муниципальных нормативных актов.
- Подготовка проекта: формирование текста в соответствии с рекомендованной структурой.
- Экспертиза: согласование проекта с юридическим отделом и с представителями архивной службы.
- Утверждение: подписание проекта приказом руководителя организации.
- Регистрация: внесение положения в реестр нормативных актов организации.
- Информирование персонала: проведение инструктажа и подписание актов ознакомления.
Формы и бланки, используемые в работе архива
- Журнал приёма‑передачи документов – фиксирует дату, номер, наименование и ответственного лица.
- Акт приёма‑передачи в муниципальный архив – официальное подтверждение передачи документов.
- Запрос на выдачу архивных материалов – форма, заполняемая сотрудником, запрашивающим документ.
- Отчет о состоянии архивного фонда – ежегодный документ, предоставляемый руководству.
Практические рекомендации
- Автоматизировать учёт – использовать специализированные программы (например, «Электронный архив»), что ускорит поиск и снизит риск ошибок.
- Регулярно проверять условия хранения – контролировать температуру, влажность и уровень освещённости.
- Обучать персонал – проводить ежегодные семинары по архивному делу и актуальным изменениям законодательства.
- Вести электронный реестр – хранить копии актов и журналов в электронном виде для быстрого доступа.
- Своевременно передавать документы – установить напоминания в календаре о приближающихся сроках передачи в муниципальный архив.
Положение о муниципальном архиве – фундаментальный документ, который обеспечивает законность, порядок и эффективность работы с архивными материалами в муниципальном образовании. Правильно составленное и своевременно обновляемое положение помогает избежать правовых рисков, упрощает процесс передачи документов в государственные архивы и повышает уровень прозрачности работы организации.
Скачайте готовый образец положения в формате DOC или PDF, адаптируйте его под свои нужды и утвердите официально – это простой и надёжный способ привести архивную деятельность в соответствие с требованиями законодательства.