Дата актуальности: 10 июля 2026 г.

Положение о нотариальном архиве Нотариальной палаты Красноярского края, это локальный нормативный правовой акт, регламентирующий порядок формирования, хранения, учета, использования и обеспечения сохранности нотариальных документов, переданных в архив палаты. Данный документ разработан в строгом соответствии с федеральным законодательством и является обязательным для исполнения всеми нотариусами, работающими в нотариальном округе Красноярского края, а также сотрудниками архива палаты.

Согласно статье 25 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (Федеральный закон от № 4462-1), нотариальная палата принимает в нотариальный архив на постоянное и временное хранение нотариальные документы, за исключением документов, образовавшихся в результате совершения нотариальных действий должностными лицами местного самоуправления и консульскими должностными лицами.

Правовая основа деятельности архива

Деятельность нотариального архива палаты строится на иерархии нормативных актов:

1. Конституция Российской Федерации.
2. Основы законодательства РФ о нотариате (ст. 25, 26, 46).
3. Федеральный закон «О нотариате» от № 166-ФЗ (в ред. от 2025 г.).
4. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125-ФЗ.
5. Приказы Минюста России (в частности, Приказ от № 236 «Об утверждении Правил формирования, ведения и хранения нотариальных архивов» и последующие изменения).
6. Устав Нотариальной палаты Красноярского края.
7. Настоящее Положение, утвержденное Собранием членов палаты (высшим руководящим органом палаты).

Цели и задачи нотариального архива

Ключевые цели, закрепленные в Положении:

• Обеспечение сохранности нотариальных документов как объектов архивного фонда Российской Федерации.
• Обеспечение доступа к информации, содержащейся в нотариальных документах, заинтересованных лиц (наследников, сторон сделок, судов, органов регистрации прав) в порядке, установленном законом.
• Формирование единого нотариального архива округа путем приема дел из личных архивов нотариусов (при прекращении их деятельности, лишении лицензии, смерти) и архивов нотариальных контор (при ликвидации).
• Внедрение современных технологий (цифровое копирование, электронные инвентаризационные описи, АИС «Нотариальный архив») для ускорения поиска и выдачи документов.

Структура и состав архивного фонда

Категории документов, подлежащих сдаче в архив

В соответствии с Положением и Приказом Минюста № 236, в архив палаты поступают:

• Нотариальные дела (сборники нотариальных актов: завещания, договора, полномочия, свидетельства о праве наследования и др.).
• Реестры нотариальных действий (журналы учета совершенных действий, реестры удостоверенных завещаний, реестры открытых наследственных дел).
• Служебная документация нотариуса (инвентаризационные описи, акты проверок, переписка с уполномоченными лицами Минюста).
• Документы ликвидированных нотариальных контор (до 1993 г. и период 1993–2000 гг.).
• Электронные копии нотариальных документов, сформированные в системе ЕИСН (Единая информационная система нотариата) и переданные на хранение в архив палаты в установленном формате.

Сроки хранения

Положение устанавливает сроки хранения в соответствии с Единым типовым перечнем документов, подлежащих зачислению в архивы… (утв. Росархивом):

Примечание: По истечении сроков хранения документы подлежат экспертизе на предмет исторической ценности с возможностью перевода в постоянное хранение (бессрочно) в государственный архив края.

Порядок приема документов в архив (Ключевой раздел Положения)

Подготовка дел нотариусом (передающим лицом)

Перед сдачей дела в архив нотариус (или наследник/ликвидатор) обязан:

1. Привести дела в соответствие с Правилами формирования нотариальных архивов (приложение к Приказу Минюста № 236).
2. Составить инвентаризационную опись в 2-х экземплярах (бумажный и электронный — XML/PDF с ЭЦП).
3. Пронумеровать листы в каждом деле сквозно.
4. Сшить дела, проклеить нумерацию печатью нотариуса/палаты.
5. Оформить Акт приема-передачи нотариальных дел в архив (форма согласно Приказу Минюста).

Процедура приема в архиве палаты

1. Подача заявки нотариусом через личный кабинет на сайте палаты или официальным письмом.
2. Приемо-сдаточная комиссия (создается приказом Президента палаты) проверяет:
   • Полноту дел (нет ли вырванных листов, пропущенных номеров).
   • Соответствие описи фактическому составу дел.
   • Качество бумаги, сшивки, читаемость текстов и печатей.
   • Наличие ЭЦП на электронной описи.
3. Подписание Акта приема-передачи представителем палаты (начальником архива/заведующим) и нотариусом.
4. Присвоение архивных кодов (фонд, опись, дело) и внесение данных в АИС «Нотариальный архив».
5. Размещение на хранении в специализированных хранилищах (температура 18±2°C, влажность 50±5%).

Обеспечение доступа к документам и выдача копий

Положение детально регламентирует процедуру выдачи информации, что критически важно для граждан и юристов:

Круг лиц, имеющих право на доступ

• Нотариусы (для совершения нотариальных действий, проверки подлинности документов).
• Гражданине — стороны нотариальных сделок, наследники, представители по доверенности.
• Суды, прокуратура, следственные органы (по официальным запросам).
• Органы регистрации прав (Росреестр) — для государственной регистрации недвижимости.
• Уполномоченные лица Минюста РФ (для проверок).

Порядок обращения в архив

1. Личный визит в приемную палаты (г. Красноярск, ул. Мира, 85а / актуальный адрес уточнять на сайте) с паспортом и документом, подтверждающим полномочия (доверенность, свидетельство о праве наследования).
2. Электронный запрос через форму на официальном сайте notariat24.ru (раздел «Архив» / «Запрос копии документа»).
3. Почтовый запрос с нотариально заверенным подписью заявителя.

Сроки и форма выдачи

• Срок: не более 5 рабочих дней с момента регистрации запроса (для сложных поисков, до 30 дней с уведомлением заявителя).
• Форма: Нотариально заверенная копия (выписка) на бланке строгой отчетности с печатью палаты и подписью заведующего архивом / уполномоченного сотрудника. Возможна выдача электронной копии с ЭЦП палаты (если запрашивающий нотариус или орган власти).
• Плата: Взымается плата за нотариальные действия (выдачу копий) в размере, установленном Статьей 333.24 НК РФ (базовая ставка + за листы копии) + оплата услуг по поиску (если не нотариус).

Материально-техническое обеспечение и защита информации

Положение устанавливает жесткие требования к инфраструктуре архива палаты:

• Помещения: Отдельные хранилища класса «Б» или «В» (по ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799), оборудованные системой пожаротушения (газовые модули, не водяные), климат-контролем, охранной сигнализацией и видеонаблюдением.
• Информационная система: Автоматизированная информационная система (АИС) «Архив палаты», интегрированная с ЕИСН и ФИС ФНС/Росреестра. Обеспечивает учет каждого листа, историю перемещений, контроль сроков хранения.
• Цифровизация: Планомерное сканирование фондов (приоритет — дела до 2000 г. и активно запрашиваемые фонды). Хранение электронных копий на защищенных серверах палаты с резервным копированием в «облаке» Минюста/Росконтролем.
• Аварийное восстановление: Наличие Плана обеспечения непрерывности деятельности (BCP) и резервного хранилища (дублирующего фонда) в другом районе края/городе.

Контроль за сохранностью и экспертиза ценности

• Ежегодные инвентаризации (выборочные — ежегодно, полные — раз в 5 лет) с составлением актов.
• Экспертиза документов по истечении сроков хранения (75 лет) комиссией с участием представителя государственного архива Красноярского края для отбора документов исторической ценности (перевод в госфонд РФ).
• Уничтожение документов без исторической ценности только по акту экспертизы и приказа Президента палаты с составлением акта уничтожения.

Ответственность и контроль

За нарушение требований Положения предусмотрена ответственность:

• Дисциплинарная: для сотрудников архива (внутри палаты).
• Административная: по ст. 13.20 КоАП РФ (нарушение законодательства об архивном деле) — штрафы на должностных лиц до 5 000 руб., на юрлиц (палату) до 50 000 руб.
• Уголовная: по ст. 243 УК РФ (уничтожение, повреждение или скрытие документов, имеющих историческую или научную ценность).
• Нотариальная: нотариус, сдавший дела с нарушениями (неполные, неописанные), может быть привлечен к ответственности по ст. 38 Основ законодательства о нотариате (предупреждение, штраф, приостановление/лишение лицензии).

Особенности для Красноярского края (Территориальная специфика)

Учитывая огромную территорию края (включая Таймырский, Эвенкийский районы, Хакасию — до 2015 г.), Положение может содержать специфические нормы:

• Филиальная сеть: Возможность хранения копий фондов или точек приема запросов в крупных городах-хабах (Норильск, Ачинск, Канск, Минусинск, Зеленогорск) для ускорения доступа жителей отдаленных районов.
• Архивы бывших нотариальных контор: Особый учет и описание фондов, сформированных до 1993 г. (советский период), требующих специальных знаний архивистов для расшифровки старых реестров.
• Работа с коренными малочисленными народами: Учет специфики документов, оформленных на языках коренных народов Севера (с при переводчиков при выдаче).

Как найти актуальный текст Положения и обратиться в архив

Важно: Текст локального нормативного акта «Положение о нотариальном архиве НПК» может обновляться (последние изменения обычно связаны с переходом на электронное документооборот и новые приказы Минюста 2023–2025 гг.). Официальная актуальная версия всегда публикуется на официальном сайте Нотариальной палаты Красноярского края.

Контакты для обращений (актуальные на 2026 г.):

• Официальный сайт: https://notariat24.ru/ (Разделы: «Нотариальный архив», «Документы палаты», «Контакты»).
• Адрес палаты (Красноярск): г. Красноярск, ул. Мира, 85а (уточняйте на сайте, возможен перенос).
• Телефон приемной / архива: +7 (391) -xx-xx-xx (уточняйте в справочнике на сайте).
• E-mail архива: archive@notariat24;ru (примерный, уточняйте на сайте).
• Режим работы архива для посетителей: Обычно вт–чт 10:00–16:00 (пн, пт, санитарный день/внутренняя работа), но обязательно записывайтесь заранее через сайт или по телефону.

Положение о нотариальном архиве Нотариальной палаты Красноярского края — это фундаментальный документ, гарантирующий правовую безопасность граждан и организаций региона. Он обеспечивает не просто «хранение бумаг», а функционирование системы доказательств для нотариальных сделок, совершенных десятилетиями ранее. С переходом на цифровые платформы (ЕИСН, АИС архива) Положение эволюционирует в сторону максимальной прозрачности и скорости выдачи копий, сохраняя при этом беспрекословное соблюдение архивного законодательства и конфиденциальности нотайной тайны.

Рекомендация: При необходимости получения копии документа из архива — используйте электронный сервис на сайте палаты. Это исключает ошибки в ручном поиске, сокращает срок ответа и позволяет отслеживать статус запроса в личном кабинете.

Данная статья подготовлена на основе открытых нормативных актов (Основы законодательства о нотариате, ФЗ «О нотариате», Приказ Минюста № 236, Устав НПК) и типовой структуры положений о нотариальных архивах субъектов РФ. Для решения конкретных правовых вопросов обратитесь к актуальной редакции Положения на сайте НПК или к нотариусу.