Цель документа – установить единый порядок отбора, оформления и передачи материалов, подлежащих хранению в архив федеральных судов общей юрисдикции, а также определить ответственность участников процесса.

Нормативно-правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие данную деятельность:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах»;
• Федеральный закон от № 229‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Постановление Правительства РФ от № 1245 «Об утверждении Положения о порядке формирования электронных архивов федеральных судов»;
• Приказ Верховного Суда РФ от № 12/19 «Об утверждении Инструкции по отбору материалов для архивного хранения в судах общей юрисдикции»;
• Приказ Минюста РФ от № 115/д «Об организации работы архивных подразделений в судах».

Основные понятия

1. Архивный документ – документ, подлежащий сохранению в архиве в соответствии с требованиями законодательства.
2. Отбор – процесс определения, какие документы из текущего делопроизводства подлежат передаче в архив.
3. Хранение в архиве – обеспечение сохранности, систематизации и доступа к архивным документам в архивных учреждениях.
4. Электронный архив – совокупность электронных документов, хранящихся в специализированных информационных системах.

Принципы отбора

• Законность – отбор осуществляется в строгом соответствии с нормативными актами.
• Полнота и достоверность – в архив передаются все документы, подлежащие хранению, без пропусков.
• Системность – документы классифицируются по установленным классификаторам (дело, тип, срок хранения).
• Эффективность – процесс автоматизирован, минимизирует ручной труд и вероятность ошибок.

Стадии процесса отбора

Подготовительный этап

1. Назначение ответственного за отбор в каждом суде (начальник архивного отдела или уполномоченный судейский секретарь).
2. Обучение персонала методикам отбора и работе с программным обеспечением «Электронный архив судов» (ЕАС).
3. Утверждение календарного плана отбора (обычно – раз в квартал).

Идентификация документов

На этом этапе производится поиск и маркировка документов, которые по срокам и содержанию подлежат передаче в архив.

• Проверка сроков хранения (основные сроки – 5, 10, 25, 50 лет, а также бессрочное хранение).
• Определение категории документа (дело, судебное решение, протокол, акт, корреспонденция).
• Использование регистрационных журналов и электронных реестров для автоматической выборки.

Оценка и согласование

1. Составление пакета документов для передачи (список, копии, метаданные).
2. Проверка соответствия критериям отбора (см. пункт 5).
3. Согласование списка с главным архивистом и, при необходимости, с прокуратурой (для дел, содержащих сведения о государственной тайне).

Оформление документов к передаче

1. Подготовка акта приема‑передачи (форма № 1‑А, утверждённая Приказом Верховного Суда РФ).
2. Маркировка бумажных документов штрих‑кодом и присвоение уникального архивного номера.
3. Создание электронных копий (сканирование в формате PDF/A‑2) и загрузка в систему ЕАС.
4. Уничтожение оригиналов только после получения подтверждения о полном и корректном архивировании.

Передача в архив

1. Физическая доставка бумажных материалов в архивный центр (транспортировка в запечатанных коробках).
2. Электронная передача файлов через защищённый канал (VPN + цифровая подпись).
3. Регистрация полученных материалов в реестре архивных фондов суда.

Контроль и мониторинг

После передачи осуществляется контроль за:

• Своевременностью выполнения этапов (контрольные даты фиксируются в журнале контроля).
• Соответствием фактического содержания переданных материалов заявленному списку.
• Наличием подписей ответственных лиц и цифровых подписей в электронных файлах.

Критерии отбора документов

Формы и шаблоны

Для упрощения процесса в судах используются следующие типовые формы (утверждены Приказом Верховного Суда РФ № 12/19):

• Форма А‑1 – «Заявление о передаче документов в архив»;
• Форма А‑2 – «Акт приема‑передачи бумажных документов»;
• Форма А‑3 – «Список электронных файлов с метаданными»;
• Форма А‑4 – «Отчет о выполнении плана отбора за квартал».

Сроки и график выполнения

1. Отбор проводится ежеквартально (январь‑март, апрель‑июнь, июль‑сентябрь, октябрь‑декабрь).
2. Срок подготовки пакета документов – не более 30 календарных дней с момента окончания квартала.
3. Передача в архив – в течение 10 рабочих дней после утверждения списка.
4. Контрольный аудит – раз в полугодие, проводится независимым аудитором из Минюста РФ.

Ответственность сторон

Порядок работы с электронными архивами

Технические требования

• Формат файлов – PDF/A‑2, XML (для метаданных).
• Шифрование – AES‑256, цифровая подпись согласно ГОСТ Р 34.10‑2012.
• Хранение в облачной инфраструктуре, сертифицированной ФСТЭК России.

Процедура загрузки

1. Авторизация в системе ЕАС с использованием двухфакторной аутентификации.
2. Создание «пакета загрузки» – указание номера дела, даты, типа документа.
3. Загрузка файлов и автоматическая генерация метаданных (автор, дата создания, срок хранения).
4. Подтверждение загрузки и формирование электронного акта (PDF).

Доступ и использование

Запросы к архивным материалам осуществляются через портал «ГосАрхив» с указанием номера реестра и цели доступа. Доступ к материалам, содержащим персональные данные, предоставляется только после согласования с уполномоченным по защите персональных данных.

Заключительные положения

Настоящая инструкция вступает в силу со дня её официального утверждения и распространяется на все федеральные суды общей юрисдикции, а также на их архивные подразделения. При изменении законодательства или нормативных актов инструкция подлежит пересмотру в течение 30 дней.

Контактные данные для уточнения вопросов:

• Министерство юстиции РФ, отдел архивного дела – телефон: +7 (495) -23‑45‑67;
• Главный архив Федерального суда – e‑mail: archive@federalcourt.ru;
• Служба поддержки системы ЕАС – телефон: +7 (800) -55‑66‑77.

Дата публикации: