Положение об архиве администрации города, это основной локальный нормативный правовой акт, регламентирующий деятельность архивного подразделения (архива) как структурного единицы администрации городского округа или городского поселения․ Данный документ определяет правовой статус архива, его задачи, функции, права и обязанности, а также порядок формирования, учета, хранения, комплектования и использования документационного фонда․

Правовая основа разработки Положения

Разработка и утверждение Положения осуществляется на основе иерархии нормативных правовых актов․ Необходимо учитывать:

• Федеральный уровень: Конституция РФ; Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральный закон от № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (в части документов об образовании); Гражданский кодекс РФ; Кодекс РФ об административных правонарушениях (ст․ 13․20, нарушение правил ведения делопроизводства и архивного дела)․
• Нормативно-методические акты Росархива: Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Типовых перечней управления документацией․․․»; Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных органах․․․» и др․
• Региональный уровень: Законы субъекта РФ об архивном деле; Постановления Правительства субъекта РФ; Методические рекомендации главного архивного управления (управления по архивному делу) субъекта РФ․
• Местный уровень: Устав городского округа/поселения; Административный регламент администрации; Положение об администрации города; Положение о делопроизводстве․

Важно: Положение об архиве не должно противоречить вышестоящим актам․ В случае изменений в федеральном или региональном законодательстве Положение подлежит пересмотру и переутверждению․

Типовая структура Положения об архиве

Согласно методологическим рекомендациям Росархива, структура документа обычно включает следующие разделы:

Общие положения

• Правовая основа деятельности архива․
• Статус архива (структурное подразделение администрации, не имеющее права юридического лица)․
• Полное и сокращенное наименование․
• Место нахождения․
• Подчинение (обычно — руководителю администрации или заместителю руководителя, курирующему вопросам документационного обеспечения)․
• Утверждение штатного расписания и сметы расходов․

Задачи и функции архива

Основные задачи:

1. Обеспечение сохранности документов, составляющих архивный фонд администрации․
2. Организация учета, хранения, комплектования и описания документов․
3. Обеспечение доступа к документам в установленном законом порядке (предоставление архивных справок, копий, выдача документов во временное пользование)․
4. Участие в экспертизе документов по срокам хранения (ценности)․
5. Методическое руководство делопроизводством структурных подразделений администрации в части подготовки документов к сдаче в архив․

Основные функции (в соответствии со ст․ 12 ФЗ № 125-ФЗ):

• Прием документов на хранение от структурных подразделений администрации․
• Формирование архивного фонда (систематизация, описание, составление поисковых приборов)․
• Обеспечение режима хранения (климатические параметры, пожаробезопасность, охрана)․
• Организация использования документов (чтение, копирование, выдача)․
• Государственная регистрация уникальных документов (при наличии оснований)․
• Уничтожение документов с истекшими сроками хранения по актам экспертизы․

Права и обязанности архива

Организация архивного фонда и документационного обеспечения

• Формирование фонда: Порядок сдачи документов структурными подразделениями (сроки сдачи после завершения дела, оформление экспертной записки, передаточной описи формы № 1-Арх или иной утвержденной формы)․
• Сроки хранения: Применение Типовых перечней сроков хранения документов (утв․ Росархивом) и Специализированных перечней (утв․ администрацией по согласованию с гл․ архивным управлением региона)․
• Экспертиза документов: Создание экспертной комиссии по срокам хранения (состав, порядок работы, оформление актов экспертизы)․
• Учет и описание: Виды учета (фундамент, описи дел, внутриделовые описи, карточки учета единиц хранения)․ Переход на электронные поисковые приборы (АИС «Архив», ЭЛАР-Архив и др․)․

Режим хранения и обеспечение сохранности

• Требования к архивным помещениям (площадь, выносливость перекрытий, климатические нормативы: температура 18±2°С, влажность 55±5%)․
• Пожарная безопасность (системы пожаротушения, сигнализации, эвакуационные планы)․
• Физическая охрана и режим доступа (ключи, журнал учета ключей, пропускной режим)․
• Борьба с биологическими повреждениями (дезинсекция, дератизация, профилактика плесени)․
• Создание резервных копий уникальных документов (цифровых и микробиологических)․

Использование документов архивного фонда

• Внутреннее использование: Выдача документов структурным подразделениям администрации во временное пользование (по служебным запискам, с оформлением в журнале выдачи/карточке читателя)․ Срок выдачи — обычно до 1 месяца с возможностью продления․
• Внешнее использование (граждане и организации): Предоставление архивных справок, копий, выписок․ Порядок обращения (письменное заявление/электронное обращение), сроки рассмотрения (в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан․․․» — 30 дней)․
• Ограничение доступа: Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, персональные данные, коммерческую тайну, предоставляются только уполномоченным лицам в порядке, установленном специальными законами․
• Платные услуги: Порядок оказания платных архивных услуг (если предусмотрено решением главы администрации/совета депутатов), перечень услуг и тарифы․

Материально-техническое обеспечение и кадровый состав

• Оснащение архивных помещений стеллажным оборудованием (стационарные, подвижные стеллажи), упаковочными материалами (коробки, пакеты, папоротники), техническими средствами (сканеры, компьютеры, микробиологическая техника)․
• Квалификационные требования к должностным лицам архива (руководитель архива, старший архивист, архивист, техник-архивист) в соответствии с Профессиональными стандартами (Профстандарт «Специалист по архивному делу» и др․)․
• Повышение квалификации (не реже 1 раза в 3 года)․

Контроль за деятельностью архива и отчетность

• Внутренний контроль (проверки руководителем администрации, ревизионной комиссией)․
• Внешний контроль (проверки главного архивного управления субъекта РФ, прокуратуры, Счетной палаты)․
• Ежегодный отчет о состоянии архивного фонда и работе архива (формируется по утвержденной форме, представляется в вышестоящий архивный орган и руководство администрации)․
• Инвентаризация архивного фонда (плановая, внеплановая)․

Порядок внесения изменений и прекращения действия

• Изменения вносятся приказом/распоряжением главы администрации по предложению руководителя архива или вышестоящего архивного органа․
• Прекращает действие в случае реорганизации/ликвидации администрации или принятия нового Положения․

Порядок разработки, согласования и утверждения

1. Инициация: Руководитель архива или руководитель отдела делопроизводства готовит проект․
2. Рабочая группа: Рекомендуется создать рабочую группу из представителей архива, отдела делопроизводства, юридического отдела, кадровика, Охраны труда, ИБ/ИТ-отдела․
3. Согласование:
   • Юридический отдел (на соответствие законодательству)․
   • Главное архивное управление (управление по архивному делу) субъекта РФ, обязательное согласование в соответствии со ст․ 19 ФЗ № 125-ФЗ;
   • Профильные комитеты/департаменты администрации․
   • Профсоюзная организация (если затрагиваются права работников)․
4. Утверждение: Приказом (распоряжением) Главы администрации города (Города/Района)․
5. Регистрация и вступление в силу: Регистрация в делопроизводстве, присвоение регистрационного номера, даты․ Вступает в силу с момента подписания или с указанной в приказе даты․
6. Ознакомление: Под роспись сотрудников архива и руководителей структурных подразделений, сдающих документы в архив․
7. Размещение: Опубликовать на официальном сайте администрации в разделе «Нормативные правовые акты» / «Архив» / «Документы, регламентирующие деятельность»․

Типичные ошибки при разработке Положения

• Копирование чужого Положения без адаптации: Не учитывается специфика администрации (наличие/отсутствие подведомственных учреждений, объем фонда, используемые АИС, штатное расписание)․
• Отсутствие ссылки на актуальные Типовые перечни сроков хранения: Ссылка на устаревшие приказы Росархива (до 2021 года) или отсутствие ссылки на Специализированный перечень данной администрации․
• Нарушение процедуры согласования: Отсутствие согласования с гл․ архивным управлением региона (делает акт юридически уязвимым при проверках)․
• Нечеткое разграничение полномочий архива и отдела делопроизводства: Дублирование функций или «серые зоны» в приеме дел, экспертизе, выдаче справок․
• Игнорирование электронных документов: Положение регулирует только бумажный фонд, не описывая порядок работы с электронным архивом (ЭДО, АИС «Архив», обеспечение юридической значимости ЭД)․
• Отсутствие регламента платных услуг: Если архив оказывает платные услуги, но в Положении нет на это ссылки или нет отдельного утвержденного перечня/тарифов․

Актуальные тренды: Цифровая трансформация архива

Современное Положение об архиве администрации города (актуально на 2026 год) обязательно должно отражать аспекты работы с электронными документами:

• Порядок формирования электронного архивного фонда (прием электронных дел из СЭД/ЭДО)․
• Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) при оформлении передаточных описей и актах экспертизы в электронном виде․
• Обеспечение целостности, подлинности и доступности электронных документов на протяжении всего срока хранения (миграция форматов, контроль контрольных сумм/хешей)․
• Взаимодействие с Федеральной архивной информационной системой (ФАИС) и региональными АИС․
• Организация дистанционного доступа к архивной информации для граждан (личный кабинет на портале Госуслуг/региональном портале)․

Положение об архиве администрации города — это не просто формальный документ «для галочки», а рабочий инструмент, который:

• Защищает администрацию от штрафов и предписаний прокуратуры/Росархива (ст․ 13․20 КоАП РФ)․
• Обеспечивает правовую базу для отказа в сдаче некачественно оформленных дел структурными подразделениями․
• Регламентирует порядок предоставления информации гражданам, снижая риск нарушения прав на доступ к информации (ст․ 29 Конституции РФ, ФЗ № 149-ФЗ)․
• Является основой для планирования бюджетных ассигнований на ремонт помещений, закупку стеллажей, ПО и обучение кадров․

Грамотно разработанное, согласованное с вышестоящим архивным органом и актуализированное Положение, залог эффективной работы архива и сохранности документированного наследия города․

Примечание: Данная статья носит обзорно-методический характер․ При разработке конкретного Положения необходимо руководствоваться актуальной версией законодательства на момент разработки и консультироваться с юридическим отделом администрации и Главным архивным управлением субъекта РФ․