Положение об архиве администрации муниципального района — это основной локальный нормативный правовой акт, регламентирующий организацию архивного дела в структуре органа местного самоуправления. Данный документ определяет правовой статус архива, его задачи, функции, права и обязанности, а также порядок формирования, хранения, учета и использования документов.

Ниже представлена подробная статья, раскрывающая сущность, структуру и ключевые положения данного документа в соответствии с действующим законодательством РФ (ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации», ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», типовыми рекомендациями Росархива и законодательством субъектов РФ).

Правовое основание разработки Положения

Разработка и утверждение Положения об архиве обязательны для каждого органа местного самоуправления в соответствии со ст. 12 ФЗ-125. Основными правовыми источниками, на которые необходимо ссылаться в преамбуле документа, являются:

• Конституция РФ (ст. 72, совместное ведение вопросов архивного дела).
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон).
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в части доступа к информации, защите персональных данных).
• Федеральный закон от № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» (ст. 14, организационное обеспечение деятельности органов МСУ).
• Закон субъекта РФ об архивном деле (принят в каждом субъекте, устанавливает региональные особенности).
• Постановление Правительства РФ от № 1393 «Об утверждении Положения об архивах государственных органов, органов местного самоуправления…» (типовая структура и требования).
• Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении типовых перечней документов…» (графики хранения).
• Устав муниципального района и административный регламент администрации.

Типовая структура Положения об архиве

Согласно методологическим рекомендациям Росархива, Положение должно содержать следующие разделы (главы):

1. Общие положения (правовой статус, цель, задачи, нормативная база).
2. Организация архивного дела в администрации (структура, штатное положение, материально-техническая база).
3. Формирование архивных фондов (передача дел, экспертиза документов, акты отбора).
4. Хранение, учет и описание документов (условия хранения, описи, информационно-поисковые системы).
5. Использование документов архива (режим доступа, выдача, копирование, предоставление копий гражданам и организациям).
6. Защита документов и обеспечение сохранности (пожарная безопасность, антибиотикозащита, режим доступа к помещениям, защита ГИ/персональных данных).
7. Контроль за состоянием архивного дела (внутренний контроль, взаимодействие с госархивом/архивом субъекта).
8. Финансовое и материально-техническое обеспечение.
9. Заключительные положения (порядок вступления в силу, внесение изменений).

Детальный разбор ключевых разделов

Общие положения (Раздел 1)

В этом разделе фиксируется:

• Правовой статус: Архив является структурным подразделением (сектором, отделом, бюро) администрации муниципального района или выделяется в отдельное структурное подразделение — Архив администрации.
• Цели деятельности: обеспечение сохранности документов, формирование архивных фондов администрации, обеспечение прав граждан и организаций на доступ к архивной информации, информационное обеспечение деятельности администрации.
• Принципы: законность, единство архивного фонда, обязательность передачи документов на хранение, доступность, гласность (с учетом ограничений по закону).

Организация архивного дела (Раздел 2)

Ключевые моменты, которые должны быть прописаны:

• Подчиненность: Архив подчинен непосредственно главе администрации (или заместителю главы, курирующему документационному обеспечению).
• Штатная численность: Определяется исходя из объема документооборота (нормы Росархива: 1 архивист на 10–15 тыс. дел ежегодного прироста). Должны быть предусмотрены должности: начальник архива, старший архивист, архивист, техник по оцифровке (при наличии программы перевода на электронный вид).
• Материально-техническая база: Требования к помещениям (СанПиН, НПБ, ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003): климат (темп. 18±2°С, влажность 50±5%), пожаротушение (порошковое/газовое без воды), металлические стеллажи, сигнализация, видеонаблюдение.

Формирование архивных фондов (Раздел 3) — Центральный процесс

Данный раздел регламентирует жизненный цикл документа в администрации:

А) Работа с текущими делами (в структурных подразделениях)

• Регистрация дел в журнале учета дел (форма № 1 или электронный аналог).
• Сборка дел в соответствии с Номенклатурой дел (утверждается ежегодно до 1 января).
• Оформление дел по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (обложка, переплет, нумерация листов).

Б) Экспертиза документов и акты отбора

• Проводится Экспертной комиссией по делам администрации (утверждается приказом главы администрации).
• Состав комиссии: председатель (заместитель главы), секретарь (начальник архива), представители правового отдела, кадровой службы, финансового органа, основных функциональных отделов.
• Результаты оформляются Актом отбора документов (форма согласно Приказу Росархива № 100 или типовая форма администрации).
• Сроки хранения присваиваются по Типовым перечням сроков хранения документов органов местного самоуправления (утверждены Росархивом и архивом субъекта РФ).

В) Передача дел в архив

• Срок передачи: в течение 3 лет после завершения дела (для бумажных) или ежегодно (для электронных архивов).
• Оформление: Инвентарь передаваемых дел (форма № 2) в 2 экземплярах.
• Приемка: архивист проверяет соответствие дел номенклатуре, полноту, оформление, сроки хранения. При несоответствии, акт о возврате на доработку.

Хранение, учет и описание (Раздел 4)

• Фондовые описи: Составляются по каждому фонду (структурному подразделению) ежегодно. Форма описи — согласно ГОСТ Р 7.0.100-2018.
• Электронные информационно-поисковые системы (ЭИПС): Обязательное ведение электронного каталога (базы данных «Архив», «Контент», 1С:Архив и др.). Ввод реквизитов дела не позднее 5 рабочих дней после приемки.
• Научно-справочный аппарат: Путеводители по фондам, тематические указатели, карточки хранения документов с ограниченным доступом.

Использование документов (Раздел 5)

Режим доступа определяется ст. 22 ФЗ-125 и законодательством о доступе к информации:

• Внутреннее использование (служебное): Выдача дел структурным подразделениям администрации по служебным запискам/заявкам в ЭИПС. Срок выдачи — 1–3 дня. Контроль возврата — журнал выдачи / ЭЦП в системе.
• Предоставление гражданам: На основании письменного заявления (запроса). Срок рассмотрения — 30 дней (ст. 10 ФЗ-149). Выдача копий (заверенных печатью архива/администрации) или предоставление доступа в читальне.
• Ограничения доступа: Гос. тайна, комерческая/налоговая тайна, персональные данные (75 лет со дня создания или 100 лет со дня рождения физ. лица), сведения о частной жизни. Решение о рассекречивании/предоставлении принимает глава администрации или уполномоченное лицо.
• Платные услуги: Копирование, заверение копий, сложные поиски (в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 1021 и локальными тарифами).

Защита документов и обеспечение сохранности (Раздел 6)

• Физическая защита: Охрана (физическая/ЦОХ), контроль доступа (пропуска, журнал посещений, СКУД), пожаротушение (модульные установки «Модуль», «Огнезащита» — без воды), климат-контроль (кондиционеры прецизионного типа, гигрометры/термометры с логированием).
• Биологическая защита: Ежеквартальный осмотр на грибок/насекомых, дезинсекция/дератизация по графику (СанПиН 2.2.4/2.-03).
• Информационная безопасность: Разграничение доступа к ЭИПС (ролевые модели), защита от НСД (вирусов), резервное копирование БД (ежедневно/еженедельно), хранение копий на отдаленном сервере/облаке.
• ЧС и эвакуация: План действий при ЧС (пожар, наводнение, теракт). Папка «Выездные документы» (устав, штатное, ключевые реестры, печать).

Контроль и взаимодействие (Раздел 7)

• Внутренний контроль: Ежегодная инвентаризация фондов (не менее 10% фондов ежегодно, 100% за 10 лет). Акт инвентаризации.
• Внешний контроль (государственный): Проверки архива субъекта РФ / Росархива (плановые/внеплановые). Подготовка к проверке: отчет о состоянии архивного дела, акты инвентаризации, журналы учета.
• Передача в госархив: Документы с истекшим сроком хранения «Постоянно» или «Более 10 лет» (по решению экспертной комиссии) передаются в архив муниципального района / архив субъекта РФ на основании Акта приема-передачи.

Приложения к Положению (обязательные и рекомендуемые)

К утвержденному Положению должны прилагаться (или ссылаться на отдельно утверждаемые акты):

1. Номенклатура дел администрации на текущий год (утверждается ежегодно отдельным приказом).
2. Типовый перечень сроков хранения документов администрации (утверждается совместно с архивом субъекта РФ).
3. Инструкция по оформлению дел администрации (внутренний стандарт на базе ГОСТ Р 7.0.97).
4. Положение об экспертной комиссии по делам (состав, порядок работы, кворум).
5. Инструкция по обеспечению сохранности документов (пожарная, антибиологическая, режим доступа).
6. План эвакуации документов при ЧС.
7. Перечень платных архивных услуг и тарифов.
8. Формы журналов и актов (учет дел, выдача, инвентаризация, отбор, приемка);

Порядок утверждения и вступления в силу

1. Проект разрабатывает начальник архива / начальник отдела делопроизводства.
2. Согласование: юридический отдел, архив субъекта РФ (методическое заключение — обязательно по ст. 12 ФЗ-125), профильные департаменты.
3. Утверждение: Приказом (распоряжением) Главы администрации муниципального района.
4. Регистрация в правовом отделении/юридическом департаменте.
5. Ознакомление под роспись всех сотрудников архива и руководителей структурных подразделений (ответственных за делопроизводство);
6. Публикация на официальном сайте администрации (в разделе «Нормативные правовые акты» / «Архив») для обеспечения доступа граждан.

Типичные ошибки при разработке Положения (Чек-лист для проверки)

• Отсутствие ссылки на Закон субъекта РФ об архивном деле. Федеральный закон базовый, но региональный устанавливает процедуру передачи в госархив региона.
• Несоответствие Номенклатуры и Перечня сроков хранения. В номенклатуре есть дела, которым не присвоен срок хранения, или сроки присвоены «на глаз», а не по Типовому перечню Росархива.
• Игнорирование электронных документов. Положение пишется только под «бумагу». Отсутствуют пункты об электронном архиве (ЭА), ЭЦП, формате PDF/A, метаданных (Дублинское ядро / ГОСТ Р 7.0.100).
• Отсутствие процедуры доступа к персональным данным в архиве. Не прописано, как выдаются копии дел с ПДн (замазывание, согласие субъекта, основание ст. 22 ФЗ-152).
• Нет плана эвакуации/ЧС. Архив — объект повышенной ответственности, план ЧС обязателен.
• Неутвержденная штатная структура архива. В Положении написано «Начальник архива», а в штатном расписании — «Ведущий специалист отдела делопроизводства».
• Отсутствие заключения архива субъекта РФ. Документ не вступил в силу законно.

Положение об архиве администрации муниципального района — это не просто формальный документ «для галочки», а главный инструмент управления рисками в сфере документационного обеспечения власти. Грамотно составленное Положение:

• Гарантирует законность деятельности администрации (документы — доказательства законности актов).
• Защищает права граждан (своевременное выдача архивных справок, пенсионных документов).
• Оптимизирует расходы (уничтожение документов с истекшим сроком хранения по актам отбора, а не хаотично).
• Обеспечивает кибербезопасность и сохранность электронного фонда.

Рекомендация: Пересматривать Положение не реже одного раза в 3 года, а также при изменении структуры администрации, смене Главы, принятии новых федеральных/региональных законов, внедрении ЭДО/ЭА. Актуальная версия должна быть всегда доступна на сайте администрации и в информационной системе делопроизводства.

Статья подготовлена на основе действующего на 2026 год законодательства РФ (ФЗ-125, ФЗ-149, Постановление Правительства РФ № 1393, Приказ Росархива № 100, ГОСТ Р 7.0.97, ГОСТ Р 7.0.100, СанПиН). При разработке локального акта необходимо обязательно учесть требования законодательства конкретного субъекта РФ и типовые рекомендации архива данного субъекта.