Дата подготовки: 10 июля 2026 г.

Положение об архиве главного управления – это локальный нормативный акт (ЛНА), который регламентирует порядок создания, функционирования и использования архива в структуре главного управления (ГУ) любой государственной, муниципальной или коммерческой организации. Данный документ фиксирует правовой статус архива, его задачи, структуру, порядок комплектования и передачи документов в государственные (муниципальные) архивы, а также требования к хранению как бумажных, так и электронных материалов.

Нормативно‑правовая база

Содержание положения формируется на основе следующих федеральных актов и методических рекомендаций:

1. Приказ Росархива от 11 апреля 2018 г. № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации» (доступно на Официальном интернет‑портале правовой информации).
2. Приказ Росархива от 10 ноября 2023 г. № 121 «О внесении изменений в примерное положение об архиве организации».
3. Приказ Росархива № 77 от 2025 г. «О правилах хранения архивных и электронных документов».
4. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
5. Методические рекомендации Федерального архивного агентства по организации центральных архивов федеральных органов.

Цели и задачи архива главного управления

Согласно примерному положению, основные задачи архива ГУ включают:

• Комплектование документов, подпадающих под действие главы II примерного положения (документы, подлежащие постоянному хранению).
• Учёт и обеспечение сохранности архивных фондов, включая документы по личному составу, финансовой и технической деятельности.
• Создание научно‑справочного аппарата (каталогов, описей, справочных систем).
• Использование архивных материалов в исследовательских, учебных и практических целях.
• Подготовка и передача документов в государственный (муниципальный) архив в соответствии с установленными сроками хранения.

Структура и место архива в организации

Архив может быть оформлен как:

• Отдельное структурное подразделение, имеющее собственный штат, помещения и бюджет.
• Подразделение службы делопроизводства (управления делами, общего отдела) без отдельного статуса, где функции архива закрепляються в положении о службе делопроизводства.

Выбор формы зависит от объёма архивных материалов, специфики деятельности ГУ и финансовых возможностей.

Содержание типового положения об архиве

Общие положения

В этом разделе указываются:

• Наименование организации и её главного управления.
• Юридический статус архива (структурное подразделение/часть службы делопроизводства).
• Основания для создания архива (приказ руководителя, решение совета директоров и т.п.).
• Ссылка на нормативные акты, регулирующие деятельность архива.

Задачи и функции архива

Перечисляются задачи, приведённые в пункте 3 настоящей статьи, а также дополнительные функции, такие как:

• Организация доступа к архивным документам.
• Контроль за соблюдением сроков хранения.
• Ведение электронных реестров и обеспечение их информационной безопасности.

Организационная структура

Описываются должностные позиции, их функции и численность персонала. Примерный штат может включать:

1. Главный архивариус (руководитель архива).
2. Специалисты по комплектованию и учёту.
3. Экспедиционные сотрудники (обслуживание запросов).
4. ИТ‑специалисты (поддержка электронных архивов).

Порядок комплектования и передачи документов

Согласно примерному положению, комплектование осуществляется в три этапа:

1. Идентификация документов, подлежащих архивированию (по классификатору дел).
2. Оформление архивных описей и регистрационных карточек.
3. Передача в постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив в установленные сроки (10 лет, 30 лет и др.).

Требования к помещениям и техническому обеспечению

В соответствии с Приказом Росархива № 77 (2025) необходимо обеспечить:

• Оптимальную температуру (18‑22 °C) и относительную влажность (45‑55 %).
• Защиту от пыли, света и механических повреждений.
• Системы пожарной безопасности и контроля доступа.
• Для электронных архивов – надёжные серверные помещения, резервное копирование и шифрование данных.

Права и обязанности работников архива

Работники архива имеют право:

• Запрашивать необходимые документы у подразделений организации.
• Получать доступ к нормативным актам и методическим рекомендациям.

Обязанности включают:

• Соблюдение конфиденциальности архивных материалов.
• Своевременное выполнение комплектования и учёта.
• Подготовку отчётности о состоянии архивного фонда.

Порядок контроля и аудита

Контроль за выполнением положения осуществляется:

• Внутренними проверками руководителя ГУ.
• Внешними аудитами органов государственного архивного надзора.

Процедура разработки и утверждения положения

1. Инициирование – предложение о создании/модернизации положения формируется руководителем отдела документационного обеспечения.
2. Разработка – составляется проект положения с учётом требований федеральных нормативных актов и особенностей деятельности ГУ.
3. Согласование – проект проходит согласование с юридическим отделом, отделом ИТ (для электронных архивов) и, при необходимости, с органом государственного архивного надзора.
4. Утверждение – окончательный вариант подписывается руководителем главного управления (приказом).
5. Регистрация – документ вносится в реестр локальных нормативных актов организации.

Примерный образец положения (сокращённый)

Ниже приведён фрагмент типового положения, который может быть адаптирован под конкретное ГУ.

ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве Главного управления XYZ

I. Общие положения
Архив Главного управления XYZ (далее – Архив) является структурным подразделением, осуществляющим хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда РФ.
Деятельность Архива регулируется Федеральным законом № 125‑ФЗ, приказами Росархива и иными нормативными актами.

II. Задачи Архива
Комплектовать документы, подлежащие постоянному хранению, согласно классификатору дел.
Обеспечивать сохранность и учёт архивных материалов.
Осуществлять доступ к архивным документам в рамках установленного порядка.

III. Структура Архива
Руководитель Архива – главный архивариус.
Специалисты по комплектованию (2 чел.).
Экспедиционный отдел (1 чел.).
ИТ‑служба (при наличии электронного архива).

IV. Порядок комплектования и передачи
По истечении установленного срока (10 лет) документы передаются в Центральный архив МЧС России.
Оформление сопровождается составлением архивных описей и регистрационных карточек.


V. Требования к помещениям
Температура 20 °C, влажность 50 %.
Система пожаротушения и контроля доступа.

VI. Контроль и аудит
Внутренний контроль осуществляет Руководитель Архива.
Внешний аудит проводится органом государственного архивного надзора раз в два года.

VII. Ответственность
За нарушение требований положения предусмотрена дисциплинарная ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Практические рекомендации по внедрению положения

• Провести инвентаризацию текущих архивных материалов перед вводом положения в действие.
• Разработать электронный реестр документов с возможностью поиска по метаданным.
• Обучить персонал методикам комплектования и описания архивных фондов.
• Внедрить систему регулярного контроля за состоянием помещений (мониторинг температуры, влажности).
• Обеспечить резервное копирование электронных архивов и их хранение в отдельном защищённом месте.

Положение об архиве главного управления – ключевой документ, который обеспечивает законность, системность и эффективность работы с документами, имеющими историческую, научную и практическую ценность. При правильном оформлении и соблюдении требований нормативных актов архив становится надёжным хранилищем информации, способствует выполнению государственных задач по сохранению культурного наследия и упрощает доступ к документам для исследователей и сотрудников организации.

Для более детального изучения примеров и методических рекомендаций рекомендуется обратиться к официальным источникам:

• Официальный интернет‑портал правовой информации – pravo.gov.ru
• Сайт Федерального архивного агентства – fad.gov.ru
• КонсультантПлюс – раздел «Архивное дело».