Положение об архиве Министерства обороны РФ — это основной организационно-распорядительный документ, определяющий правовой статус, задачи, функции, структуру, порядок деятельности и взаимодействие архива с другими подразделениями ведомства и внешними организациями․ Данный документ разработан в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела и делопроизводства․

Нормативная правовая основа

Деятельность архива Министерства обороны регулируется иерархией нормативных правовых актов:

• Конституция РФ (ст․ 44 — забота о сохранении исторического и культурного наследия)․
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон)․
• Федеральный закон от № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (в части доступа к документам личного состава)․
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (режим доступа, защита гостайны, персональных данных)․
• Постановление Правительства РФ от № 1383 «Об утверждении Положения о Министерстве обороны Российской Федерации» (закрепляет структуру Минобороны, включая Главное управление кадрового обеспечения (ГУКО), в состав которого входит архив)․
• Приказ Министра обороны РФ (утверждающий непосредственно типовое/индивидуальное Положение об архиве конкретного органа/войсковой части/организации Минобороны)․
• Росархив: Приказы, Методические рекомендации, Типовые инструкции (например, об экспертизе документов, сроках хранения, оцифровке)․

Правовой статус и подчиненность

Архив Министерства обороны (чаще всего — Центральный архив Министерства обороны (ЦА МО) в Подольске Московской области, а также архивы видов и родов войск, округов, flotов, гарнизонных архивы) является структурным подразделением ведомства;

Ключевые аспекты статуса:

1. Подчиненность: Непосредственно руководителю органа управления (начальнику управления/директорату) или начальнику организации (войсковой части)․ В структуре Минобороны координацию осуществляет ГУКО (Главное управление кадрового обеспечения)․
2. Имущественная база: Фонды архива составляют Архивный фонд Министерства обороны — часть Архивного фонда Российской Федерации (ст․ 15 Закона № 125-ФЗ)․ Документы находятся в федеральной собственности и не подлежат приватизации․
3. Печать и бланки: Архив имеет печать с изображением Государственного герба РФ (для центральных архивов) или наименованием ведомства, штампы, бланки установленного образца․

Основные задачи и функции

Согласно типовому Положению, на архив возлагаются следующие ключевые задачи:

Прием и учет документов

• Прием документов от структурных подразделений Минобороны, подведомственных организаций, ликвидированных/реорганизованных воинских частей․
• Проведение государственной экспертизы документов на предмет определения сроков хранения (по актам экспертизы)․
• Государственная регистрация архивных фондов (формирование описей, каталогов, путем ведения государственных реестров)․

Обеспечение сохранности (хранение и консервация)

• Создание необходимых микроклиматических условий (температура, влажность, освещение, вентиляция) в хранилищах согласно ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003․
• Организация противопожарной безопасности, защиты от ЧС, биологических повреждений (грибок, насекомые, грызуны)․
• Реставрация и консервация поврежденных документов (в собственных мастерских или закупкой услуг)․
• Обеспечение режима секретности (работа с гостайной, военной тайной, сведениями ограниченного распространения), отдельное хранение, учет, доступ только допущенным лицам․

Научно-справочная работа и использование

• Составление справочных средств (описания, указатели, реестры, тематические сборники, базы данных)․
• Оказание архивных справок гражданам (подтверждение стажа, наград, участия в боевых действиях, репрессированных), правовым лицам и государственным органам․
• Обеспечение доступа исследователей к разсекреченным фондам (читальные залы, дистанционный доступ через АИС «Память народа», «Подвиг народа», портал «Архив МО»)․
• Публикация документальных сборников, подготовка выставок, виртуальных проектов․

Цифровая трансформация (актуально на 2026 год)

• Массовая оцифровка фондов (сканирование по стандартам ФАДЭП, Федеральный архивный цифровой ресурс)․
• Внедрение электронных архивных информационных систем (ЭАИС) для учета, хранения и выдачи электронных копий․
• Создание единого реестра архивных фондов Минобороны в электронном виде․

Структура архива (типичная)

Положение утверждает штатную структуру, которая обычно включает:

Порядок формирования и использования архивных фондов

Сроки хранения

Устанавливаются экспертной комиссией по определению сроков хранения документов, создаваемой при архиве (или вышестоящем органе)․ Основные категории:

• Постоянное хранение: Документы исторической, научной, культурной ценности (боевые журналы, приказы о награждении, личные дела генералитета, карты, фото/кинохроника)․
• Временное хранение (свыше 10 лет): Личные дела офицеров/прапорщиков (75 лет), дела по учету личного состава, материалы проверок, финансовые документы․
• Временное хранение (до 10 лет): Текущее делопроизводство, справочно-информационные материалы․

Важно: Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся по постоянному хранению до разсекречивания, после чего переоцениваются․

Доступ к документам (Режим использования)

Положение детально регламентирует порядок доступа в соответствии со ст․ 21-22 Закона № 125-ФЗ и Законом № 149-ФЗ:

1. Гражданам: Безвозмездно (в пределах нормы — 1 запрос в год на 1 тему, иначе платно)․ Срок выдачи справки — до 30 календарных дней (для сложных, до 60)․ Основание: заявление + удостоверение личности + документы, подтверждающие родство/полномочия (для запросов о третьих лицах)․
2. Государственным органам: В порядке ведомственного взаимодействия (пенисионный фонд, суды, прокуратура, МВД, ФСБ) — в установленные законом сроки (часто 3-10 дней)․
3. Научным работникам: По разрешению руководителя архива после заключения договора о пользовании фондами (для разсекреченных фондов)․
4. Ограничения: Персональные данные (75 лет со дня создания или 30 лет со дня смерти), гостайна, военная тайна, охрана авторских прав․

Контроль за деятельностью архива

Положение предусматривает многоуровневый контроль:

• Внутренний: Ежегодные отчеты о состоянии фондов (Форма № 1-арх), акты инвентаризаций, проверки состояния хранилищ․
• Ведомственный (ГУКО Минобороны): Плановые проверки соблюдения типовых положений, инструкций, состояния ЭАИС, выполнения планов оцифровки․
• Государственный (Росархив): Проверки соблюдения федерального законодательства, лицензирования архивных работ (реставрация, экспертиза), ведения госреестров․
• Прокуратура: Надзор за соблюдением законов о защите персональных данных, гостайне, сохранности культурного наследия․

Особенности текущего этапа (2024–2026 гг․)

Современные Положения об архивах Минобороны акцентируют внимание на:

• Полномасштабном переходе на электронное делопроизводство: Прием документов в электронном виде (ЭДО), формирование электронных архивных фондов, отказ от бумажных носителей для актуальных дел․
• Интеграции с федеральными ресурсами: Синхронизация данных с ЕРАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела), порталами «Госуслуги», «Память народа»․
• Работы по «Архиву Победы»: Приоритетная оцифровка и атрибуция документов ВОВ, документов о награждении, потерях, военнопленных․
• Кадровике: Повышение требований к квалификации архивистов (обязательное прохождение ПК по архивному делу, навыки работы с ЭАИС, знание английского языка для работы с международными запросами)․

Положение об архиве Министерства обороны, это не просто формальный документ, а «конституция» архивного учреждения․ Оно обеспечивает правовую гарантию сохранности уникального документального наследия Вооруженных Сил, регламентирует права граждан на получение социально-значимых сведений (пенсии, льготы, установление судьбы пропавших) и определяет вектор развития архива в сторону цифровой экосистемы․ Регулярное обновление Положения (обычно раз в 3–5 лет или при смене структуры ведомства/законодательства) является обязательным условием эффективной работы архивной службы Минобороны в современных условиях․

Примечание: Текст данной статьи носит обобщающий характер, основанный на типовых положениях, утвержденных Приказами Министра обороны РФ (например, Приказ № 350, Приказ № 670 и актуальные редакции на 2026 г․), Федеральном законе № 125-ФЗ и нормативных актах Росархива․ Для решения конкретных практических вопросов (подача запроса, порядок приема дел конкретной части) необходимо обращаться к действующей редакции Положения конкретного архива (ЦА МО, ЦА ВМФ, ЦА ВВО и др․), размещенной на официальном сайте Минобороны или портале «Архив МО»․