Положение об архиве, это основной локальный нормативный правовой акт‚ регламентирующий деятельность архива муниципальной организации (МО). Оно определяет правовой статус архива‚ его задачи‚ функции‚ права и обязанности‚ порядок формирования‚ учета‚ хранения‚ использования и уничтожения документов. Наличие актуального‚ юридически грамотного Положения является обязательным требованием законодательства об архивном деле и условием прохождения проверок контролирующих органов (Росархива‚ прокуратуры).

Нормативная правовая база

При разработке Положения необходимо опираться на иерархию нормативных актов. Главное правило: локальный акт не может противоречить федеральному закону и указам Президента/постановлениям Правительства РФ.

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 10‚ 12‚ 14‚ 16‚ 22) — базовый закон.
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации (в части доступа к информации‚ защите персональных данных в архиве).
• Постановление Правительства РФ от № 1368 «Об утверждении Положения о порядке ведения архивных фондов…» (заменило Постановление № 526‚ вводит новые правила экспертизы документов‚ сроков хранения‚ электронного архивирования).
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых перечней управления документацией…» (критически важен для формирования номенклатуры дел).
• Приказ Росархива от № 2048 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных органах…» (методологическая база‚ применима к МО по аналогии).
• ГОСТ Р 7.0.8-2013‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ ГОСТ Р 7.0.100-2018 (технические стандарты описания‚ учета‚ хранения).
• Устав муниципальной организации и распорядительные акты руководителя МО.

Обязательная структура Положения

Согласно делопроизводственной практике и требованиям Росархива‚ Положение об архиве должно содержать следующие разделы:

Общие положения

• Правовая основа деятельности архива (ссылки на законы‚ устав МО).
• Статус архива: структурное подразделение (отдел‚ сектор‚ группа) или выделенное лицо (архивариус)‚ подчиненное непосредственно руководителю МО или уполномоченному заместителю.
• Цели и задачи архива (обеспечение сохранности документов‚ информационное обеспечение деятельности МО‚ защита прав граждан и организации).
• Объект регулирования: архивный фонд МО (деятельность по управлению документацией и архивное дело).

Организация работы архива

• Штатная численность и квалификационные требования: требования к образованию архивариуса (высшее/среднее профессиональное‚ курсы повышения квалификации не реже 1 раза в 5 лет по программам архивного дела).
• Материально-техническое обеспечение: помещения (категории хранения А‚ Б‚ В по ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799)‚ пожарная безопасность‚ климат-контроль‚ стеллажное оборудование‚ средства защиты от НСД‚ технические средства (сканеры‚ ПК‚ СЭД).
• Документальное обеспечение архива: наличие утвержденных: Номенклатуры дел‚ Графика сроков хранения‚ Инструкций по заполнению учетных документов‚ Планов мероприятий по защите документов от НСД.

Основные функции и полномочия архива

1. Управление документацией (делопроизводство): разработка проектов номенклатуры и графика сроков‚ контроль регистрации‚ исполнения‚ оформления дел.
2. Формирование архивного фонда: экспертиза документов (акта экспертизы)‚ отбор к хранению/уничтожению‚ составление описей (инвентарей)‚ передача дел в архив по истечении сроков хранения в делопроизводстве.
3. Учет и описание: ведение фондовых описей‚ учетных журналов (формы № 1-Арх‚ № 2-Арх и др.)‚ внесение данных в АИС/СЭД.
4. Обеспечение сохранности: контроль санитарного состояния‚ температуры/влажности‚ антипожарный режим‚ защита от НСД‚ проведение инвентаризаций (плановых и внеплановых).
5. Информационное обслуживание (справочно-поисковая работа): выдача документов по запросам (внутренним и внешним)‚ подготовка справок‚ копий‚ сканирование‚ оформление отзывов.
6. Уничтожение документов: подготовка актов экспертизы на уничтожение‚ проведение процесса уничтожения с составлением актов (в присутствии комиссии).
7. Электронное архивирование: работа с электронными документами (ЭД)‚ формирование электронных архивов‚ обеспечение юридической значимости ЭД (ЭП‚ метки времени)‚ миграция форматов.

Порядок передачи документов в архив

• Сроки передачи дел из делопроизводства в архив (обычно ежегодно в I квартале года‚ следующего за годом окончания дела).
• Порядок приемки дел: сверка с номенклатурой‚ проверка оформления (переплет‚ зашивка‚ листовка‚ обложки‚ внутрделовые указатели).
• Оформление акта приема-передачи дел в архив (двусторонний).

Режим доступа и использования документов

• Порядок обращения за документами (внутренние запросы‚ запросы граждан‚ запросы госорганов/судов).
• Сроки предоставления (согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ: 30 дней для граждан‚ иные сроки для органов).
• Ограничения доступа: гостайна (закон о гостайне)‚ персональные данные (152-ФЗ)‚ коммерческая тайна‚ иная охраняемая законом тайна. Порядок снятия грифа секретности/доступности.
• Порядок выдачи оригиналов (только под расписку/акт‚ с ограничением срока)‚ копий (простых‚ заверенных).
• Платные услуги (если предусмотрены уставом/постановлением): тарифы на копирование‚ сканирование‚ сложные справки.

Контроль за деятельностью архива и отчетность

• Внутренний контроль: проверки руководителем МО‚ ревизионной комиссией/аудитором.
• Внешний контроль: проверки Росархива (плановые/внеплановые)‚ прокуратуры‚ Счетной палаты.
• Отчетность: ежегодный отчет о состоянии архивного фонда (форма устанавливается Росархивом)‚ отчет о выполнении плана мероприятий по защите от НСД.

Ответственность и порядок внесения изменений

• Виды ответственности (дисциплинарная‚ административная‚ уголовная‚ материальная) за нарушение законодательства об архивном деле (порча‚ утрата‚ несанкционированный доступ‚ несвоевременная передача).
• Порядок внесения изменений в Положение (инициатива архива/юристов‚ согласование‚ утверждение приказом руководителя МО).

Ключевые изменения 2023–2026 гг.‚ которые ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно отразить в Положении

Электронное архивирование и СЭД

Если МО ведет делопроизводство в электронном виде (СЭД)‚ Положение об архиве должно содержать отдельный раздел или приложение «Порядок формирования и ведения электронного архива»‚ регулирующий:

• Требования к АИС/СЭД (соответствие ФСТЭК‚ ФСБ‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016).
• Порядок применения усиленной/неусиленной КЭП‚ меток времени.
• Порядок формирования электронных дел и описей (XML-пакеты по ГОСТ Р 7.0.99-2018).
• Обеспечение целостности‚ подлинности и читаемости ЭД на протяжении всего срока хранения.
• Порядок передачи электронных дел в государственные архивы (через АИС «Госархив» или иные каналы).

Типовые перечни управления документацией (Приказ Росархива № 236)

Положение должно закрепить обязательность разработки Номенклатуры дел и Графика сроков хранения на основе типовых перечней Росархива (утв. Приказом № 236). Нельзя просто скопировать типовой перечень — его необходимо адаптировать под структуру и функции конкретной МО (добавить уникальные серии дел‚ исключить неактуальные).

Процедура разработки‚ согласования и утверждения

1. Инициация: Архивариус/Руководитель архива готовит проект (новой редакции или изменений).
2. Экспертиза/Согласование:
   • Юридическим отделом/советником (на соответствие законодательству).
   • Службой информационной безопасности (при наличии СЭД/НСД).
   • Профильными заместителями руководителя МО.
   • Профсоюзным органом (если затрагивает права работников, ст. 372 ТК РФ).
3. Утверждение: Приказом (распоряжением) Главы МО / Руководителя администрации.
4. Вступление в силу: С момента подписания или с указанной в приказе даты.
5. Ознакомление: Под роспись всех работников архива‚ секретарей структурных подразделений‚ ответственных за делопроизводство. Составить лист ознакомления.
6. Регистрация и учет: Положение регистрируется в журнале учета локальных нормативных актов МО‚ сохраняется в архиве МО (дело постоянного хранения).

Типичные ошибки при разработке Положения (чек-лист для проверки)

Приложения к Положению (обязательные и рекомендуемые)

Положение — это каркас. Рабочими инструментами являются приложения‚ которые утверждаются вместе с Положением (или отдельными приказами‚ но ссылаются на Положение):

1. Номенклатура дел муниципальной организации (утв. ежегодно к 1 января).
2. График сроков хранения дел муниципальной организации (утв. ежегодно к 1 января‚ интегрирован в Номенклатуру).
3. Инструкция по оформлению дел (обложки‚ листовки‚ внутрделовые указатели‚ зашивка).
4. План мероприятий по защите архивных документов от НСД (утв. ежегодно).
5. Положение об экспертной комиссии по вопросам архивного дела (состав‚ порядок работы).
6. Перечень учетных документов архива (журналы‚ описи‚ карточки‚ реестры).
7. Инструкция по работе с электронным архивом (при наличии СЭД).
8. Тарифы на платные архивные услуги (если предусмотрено).

Положение об архиве муниципальной организации — это не формальность для отчетности‚ а главный инструмент управления рисками в сфере документации. В условиях перехода на безбумажное делопроизводство (СЭД)‚ жесточайшего контроля со стороны Росархива (проверки по Постановлению № 1368) и требований по защите персональных данных‚ качество этого документа напрямую влияет на:

• Юридическую защищенность МО в судах (наличие доказательств).
• Безопасность персональных данных граждан и сотрудников.
• Эффективность управления (скорость поиска информации).
• Отсутствие штрафов и предписаний контролирующих органов.

Рекомендация: Проводите аудит текущего Положения не реже 1 раза в год (лучше — после вступления в силу новых федеральных нормативных актов) и до плановых проверок Росархива. Вовлекайте в разработку профессионального архивариуса и юриста‚ специализирующегося на архивном законодательстве.

Статья подготовлена на основании законодательства РФ‚ актуального на (Постановление Правительства РФ № 1368‚ Приказы Росархива № 236‚ № 2048‚ ФЗ-125‚ ФЗ-149‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ ГОСТ Р 7.0.100-2018).