Создание грамотно оформленного Положения об архиве — это обязательное требование законодательства для любой организации, в т.ч. для структурных подразделений администрации (департаментов, управлений, комитетов). Даже если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, а входит в состав общего отдела (канцелярии), его функции должны быть четко закреплены во внутренних нормативных актах.
В данной статье подробно разбирается порядок разработки Положения об архиве отдела администрации на актуальной нормативной базе на , его структура, обязательные разделы и нюансы взаимодействия с Росархивом.
Нормативная правовая база: на что опираться в 2026 году
Основным документом, регулирующим структуру и содержание Положения, является Примерное положение об архиве организации, утвержденное Приказом Росархива от № 42 (ред. от , зарегистрировано в Минюсте России № 51895).
Ключевые акты, которые необходимо учитывать:
- ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон).
- Приказ Росархива от № 42 — Об утверждении Примерного положения об архиве организации.
- Приказ Росархива от № 77 (с изм. и доп.) — «Об утверждении Правил хранения архивных документов и электронных документов, образующихся в деятельности организаций». Актуальная редакция на 2025–2026 гг.
- Методические рекомендации по применению Правил 2015 года (опубликованы на сайте Росархива , брошюра ВНИИДАД ноябрь 2018 г.) — содержат Реестр процессов обеспечения комплектования, хранения, учета и использования документов (Приложение 1).
- Внутренний документ: Положение об общем отделе (канцелярии) администрации — в нем должна быть закреплена архивная функция.
Особенности архива в структуре отдела администрации
Часто архив администрации не является самостоятельным подразделением, а входит в состав Общего отдела (Отдела делопроизводства и архива). В таком случае правовая конструкция выглядит так:
- Приказ руководителя администрации «Об организации архива» (создание архива, назначение ответственного лица/архивариуса).
- Положение об общем отделе — содержит пункт о выполнении архивных функций (комплектование, хранение, учет, использование).
- Положение об архиве (отдельный локальный нормативный акт) — детально регламентирует процессы внутри архива. Рекомендуется разрабатывать его отдельно, даже если архив входит в Общий отдел, для соблюдения требований Приказа № 42 и удобства проверок.
Важно: Даже если ваша администрация не является источником комплектования государственного/муниципального архива (например, не переводит дела в ГАРФ/МАРФ), для проверки соответствия функций архива лучше всего руководствоваться именно Примерным положением (Приказ № 42).
Структура Положения об архиве (по Приказу Росархива № 42)
Типовое Положение состоит из следующих разделов. Ниже приведен чек-лист для заполнения каждым разделом с учетом специфики отдела администрации.
Общие положения
- Правовая основа (ссылки на 125-ФЗ, Приказ № 42, Приказ № 77, Устав администрации).
- Статус архива: структурное подразделение / часть Общего отдела.
- Подчинение: архив подчиняется руководителю Общего отдела (или непосредственно заместителю руководителя администрации, курирующему делопроизводство).
- Цели: обеспечение сохранности Архивного фонда РФ, документов сроков хранения свыше 10 лет (в т.ч. по личному составу), обеспечение доступа к информации.
Задачи и функции архива
Согласно Методическим рекомендациям (Реестр процессов Приложения 1), функции делятся на ключевые процессы:
| Процесс | Основные действия (для включения в Положение) |
|---|---|
| Комплектование | Приемка дел от структурных подразделений администрации по актам выборки/экспертизы стоимости; проверка оформления дел (нумерация, описи, обложки); формирование описей к архиву. |
| Хранение и обеспечение сохранности | Организация хранения по Приказу № 77 (температура, влажность, пожаробезопасность, защита от НСД); учет условий хранения; борьба с биологическими повреждениями; обеспечение сохранности электронных архивов (если есть ЭДО). |
| Учет | Ведение государственных форм учета (Форма № 1 — Общая опись фондов, Форма № 2 — Опись дел, Форма № 3, Реестр фондов и т.д.); ведение электронных баз данных/АИС «Архив»; ежегодная инвентаризация. |
| Использование (Справочно-информационное обслуживание) | Выдача дел в читальный зал/на рабочее место; выдача копий/выписок; подготовка справок, подтверждений стажа (для личного состава); учет выдачи (журналы, карточки читателя); обеспечение режима доступа (Гос. тайна, Перс. данные, Закона № 152-ФЗ). |
| Государственная регистрация и экспертиза | Подготовка документов для экспертизы стоимости и сроков хранения (Акт выборки/экспертизы); взаимодействие с экспертной комиссией администрации; передача дел в государственный/муниципальный архив по истечении сроков хранения. |
Организация работы архива
- Штатная численность: Архивариус(ы), кладовщик(и) (если предусмотрено штатом). Квалификационные требования (Профстандарт 06.033 «Архивариус» или должностная инструкция).
- Помещения и оборудование: Ссылка на акт приемки помещений, наличие стеллажей, средств пожаротушения, климатического контроля, средств защиты информации (СЗИ) для электронного архива.
- График работы: Режим работы архива (прием посетителей, приемка дел от подразделений).
Документальное обеспечение архивных процессов
В Положении необходимо перечислить перечень внутренних документов, которыми ведется архив:
- Номенклатура дел (утверждается ежегодно).
- График сроков хранения дел (часть Номенклатуры).
- Акты экспертизы стоимости и сроков хранения (протоколы заседаний ЭК).
- Описи дел (Форма № 2), Общие описи фондов (Форма № 1).
- Журналы учета: приемки-передачи дел, выдачи дел на хранение, выдачи дел/копий, инвентаризации.
- Акты инвентаризации, акты списания/уничтожения (после экспертизы).
Особенности работы с электронными документами (ЭДО/ЭА)
Согласно Приказу Росархива № 77, в Положении обязательно должен быть раздел (или пункт), регламентирующий:
- Порядок формирования электронных архивных фондов.
- Требования к форматам файлов (PDF/A, XML и др.), к ЭП (усиленная/неусиленная КЭП).
- Обеспечение целостности, подлинности и читаемости ЭД на протяжении всего срока хранения (миграция форматов, проверка ЭП).
- Разделение доступа к ЭД (разграничение прав администратора, архивариуса, пользователя).
- Порядок выдачи ЭД/копий (на носителе, через портал, в АИС).
Контроль и отчетность
- Внутренний контроль: проверки руководителем Общего отдела/курирующим замом (сохранность, учет, соблюдение сроков приемки).
- Внешний контроль: проверки Росархива (плановые/внеплановые), прокуртуры, облархива/горархива.
- Отчетность: ежегодный отчет о состоянии архива (для руководителя администрации), сведения для облархива/горархива об объеме и составе фондов (если требуется региональным законодательством).
Ответственность и порядок внесения изменений
- Ответственность должностных лиц за нарушение законодательства об архивном деле (дисциплинарная, админ. ст. 13.20 КоАП РФ, уголовная ст. 293 УК РФ — халатность).
- Порядок внесения изменений в Положение (инициатива архивариуса/руководителя Общего отдела -> согласование -> утверждение приказом руководителя администрации).
Порядок утверждения и вступления в силу
- Разработка: Архивариус / Руководитель Общего отдела готовят проект на базе Примерного положения (Приказ № 42).
- Согласование: Юридическим отделом, Службой безопасности (если есть ГТ/ДСП), Курирующим заместителем руководителя.
- Утверждение: Приказом руководителя администрации (главы департамента/управления).
- Ознакомление: Под роспись сотрудников Общего отдела, архивариуса, руководителей структурных подразделений (передающих дела).
- Регистрация: Учет в журнале регистрации ЛНА организации.
Типовые ошибки при разработке (Чек-лист для проверки)
- Отсутствие ссылки на Приказ № 77 (Правила хранения) — критично для проверок Росархива.
- Незакрепление функции архива в Положении об Общем отделе. Если архив входит в Общий отдел, но в его Положении нет строки «обеспечивает комплектование, хранение, учет и использование архивных документов»,, это нарушение ст. 16 125-ФЗ.
- Игнорирование электронных документов. В 2026 году отсутствие раздела по ЭД/ЭА в Положении считается грубым нарушением.
- Ссылки на устаревшие формы учета. Использовать только актуальные формы (Приказ Росархива от № 82 «Об утверждении форм учета…» с изм.).
- Отсутствие процедуры экспертизы стоимости. Нельзя списывать или передавать в госархив дела без Акта экспертизы.
Образец приказа об утверждении Положения
ПРИКАЗ Руководителя Администрации [Наименование] г. [Город] «___» ____________ 202_ г. № _____ Об утверждении Положения об архиве Отдела администрации В целях приведения деятельности архива в соответствие с Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Росархива от № 42 «Об утверждении Примерного положения об архиве организации» и Приказом Росархива от № 77 «Об утверждении Правил хранения архивных документов и электронных документов...», ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить прилагаемое Положение об архиве Отдела администрации [Наименование]. Признать недействительным Приказ № ___ от ___ г. «Об утверждении Положения об архиве...» (если был ранее). Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя администрации [ФИО]. Настоящий приказ вступает в силу с момента подписания. Руководитель Администрации _____________ / [ФИО] /
СОГЛАСОВАНО Юридическим отделом _____________ / [ФИО] / «___» ____________ 202_ г.
Исполнитель: Архивариус / Нач. Общего отдела Тел.: ___-__-__
Разработка Положения об архиве отдела администрации — это не формальность, а инструмент управления рисками. Грамотный документ, основанный на Приказе Росархива № 42 (ред. 2023) и Правилах хранения № 77, позволяет:
- Систематизировать работу с бумажными и электронными документами.
- Избежать штрафов и предписаний при проверках Росархива и Прокуратуры.
- Обеспечить правомерное предоставление сведений гражданам и организациям (стаж, награды, решения).
- Четко разграничить ответственность между Общим отделом, архивариусом и структурными подразделениями-образователями дел.
Рекомендация: Используйте Примерное положение (Приложение к Приказу № 42) как «скелет», «наращивая» на него мышцы специфики вашей администрации (виды дел, АИС, режим доступа, взаимодействие с госархивом субъекта РФ). Регулярно (раз в год) сверяйте Положение с изменениями в законодательстве и актуализируйте его приказом руководителя.
Статья подготовлена на основании актуальной на г. нормативной базы (Приказы Росархива № 42, № 77, 125-ФЗ, Методические рекомендации ВНИИДАД). Данная информация носит справочный характер. Для правовой значимости документы должны быть согласованы с юридическим отделом вашей организации.