Дата составления: 10 июля 2026 г․
Общие положения
Назначение документа․ Положение об архиве в ЭДО (далее – Положение) устанавливает порядок организации, комплектования, хранения, учёта и использования электронных архивных документов в организации, а также определяет ответственность участников процесса․
Нормативно‑правовая база․ Положение разрабатываеться в соответствии с:
- Федеральным законом № 390‑ФЗ «Об архивном деле»;
- Федеральным законом № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
- Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных»;
- Постановлением Правительства РФ № 1235‑2020 «Об электронном документообороте»;
- Приказом Росархива от 15 июня 2020 г․ № … «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов»;
- Приказом ФСТЭК России № 17 «Об обеспечении безопасности персональных данных в информационных системах»;
- Распоряжением Правительства РФ от 16 марта 2024 г․ № 637‑р «Стратегические задачи цифровой трансформации»․
Термины и определения․ В Положении используются термины, приведённые в Федеральном законе «Об архивном деле» и в методических рекомендациях Росархива․
Состав и классификация архивных электронных документов
Перечень видов документов, подлежащих архивному хранению
- Документы, связанные с учётом и расчётами (бухгалтерская отчётность, налоговые декларации, бухгалтерские регистры);
- Документы по управлению персоналом (трудовые договоры, личные карточки, аттестационные листы);
- Документы, относящиеся к правовой деятельности (лицензии, разрешения, судебные решения);
- Документы, содержащие сведения о недвижимости и имущественных правах;
- Документы, связанные с охраной труда и промышленной безопасностью;
- Документы, подлежащие обязательному хранению в соответствии с отраслевыми нормативами (например, медицинские карты, сертификаты качества);
- Электронные счета‑фактуры, акты выполненных работ, договоры, подписанные электронной подписью (с 2023 г․ хранение в цифровом виде обязательное)․
Схема систематизации
Для удобства поиска и контроля архивные документы классифицируются по тематическим разделам и классификационным кодам (по ГОСТ 7․0‑2003 «Библиографическая запись»)․ Пример схемы:
| Код раздела | Наименование | Подразделы |
|---|---|---|
| 01 | Управление и организация | 01․01 – Устав, 01․02 – Приказы руководства |
| 02 | Финансы и бухгалтерия | 02․01 – Бухгалтерская отчётность, 02․02 – Налоговые декларации |
| 03 | Персонал | 03․01 – Трудовые договоры, 03․02 – Аттестационные листы |
| 04 | Контракты и сделки | 04․01 – Договоры, 04․02 – Счета‑фактуры |
| 05 | Нормативные акты | 05․01 – Лицензии, 05․02 – Сертификаты |
Технические и организационные требования к электронному архиву
Защита информации
- Соблюдение требований ФЗ 390, 149, 152 и постановления Правительства РФ 1235;
- Шифрование данных в покое и при передаче (AES‑256, TLS 1․3);
- Контроль доступа на основе ролей (RBAC) с обязательным журналированием всех действий;
- Регулярные аудиты безопасности и проверка соответствия требованиям ФСТЭК (приказ 17)․
Хранилище
Хранилище может быть реализовано в виде:
- Облачного сервиса провайдера ЭДО (SaaS‑модель) – доступ через защищённый VPN/HTTPS;
- Собственного дата‑центра организации (IaaS‑модель) – резервное копирование на два независимых носителя (например, два диска RAID‑6 или два внешних NAS);
- Гибридного решения – часть данных хранится локально, часть – в облаке․
Совместимость с системой ЭДО
Электронный архив обязателен к интеграции с основной системой электронного документооборота (1С:Документооборот, SAP ECM, Microsoft SharePoint и др․)․ Интеграция должна обеспечивать:
- Автоматический перенос документов из «рабочего» пространства в архив после истечения срока активного использования;
- Поддержку электронных подписей и метаданных (дата создания, автор, классификационный код);
- Возможность поиска по полному тексту и метаданным;
- Контроль версии и неизменяемость (immutability) архивных копий․
Порядок приёма‑передачи документов в архив
Этапы процесса
- Идентификация документа․ Система автоматически определяет тип документа по метаданным и присваивает классификационный код․
- Оценка срока хранения․ На основании нормативных сроков (приказ Росархива) система рассчитывает дату «окончания хранения»․
- Подготовка к архивированию․ Документ подписывается электронной подписью, проверяется целостность (хеш‑контроль)․
- Перемещение в архив․ При наступлении даты окончания активного использования документ переносится в архивный раздел СЭД, где ему присваивается статус «Архивный»․
- Регистрация в реестре․ В реестр архивных документов вносится запись: номер, наименование, дата создания, срок хранения, место хранения, ответственный․
- Контроль доступа․ Доступ к архивным документам предоставляется только уполномоченным лицам (архивариус, руководитель подразделения, контролёр)․
- Уничтожение․ По истечении нормативного срока документ удаляется автоматически после подтверждения процедуры уничтожения (подпись ответственного)․
Формы и шаблоны
Для упрощения работы рекомендуется использовать готовые формы, размещённые в системе ЭДО:
Форма_Приём_в_архив․docx– заявка на архивирование;Реестр_архивных_документов․xlsx– основной реестр с полями: №, Наименование, Код, Дата создания, Срок хранения, Место хранения, Ответственный;Акт_уничтожения․docx– документ, подтверждающий окончательное удаление․
Ответственность и контроль
| Роль | Обязанности | Ответственность |
|---|---|---|
| Руководитель подразделения | Утверждает перечень документов, сроков хранения, назначает ответственных․ | Административная (п․ 13․20 КоАП РФ)․ |
| Архивариус | Контролирует процесс архивирования, ведёт реестр, обеспечивает сохранность копий․ | Гражданско‑правовая (взыскание ущерба)․ |
| Специалист по ИТ‑безопасности | Обеспечивает шифрование, контроль доступа, аудит․ | Административная (нарушение требований ФСТЭК)․ |
| Пользователь ЭДО | Своевременно передаёт документы в архив, соблюдает правила подписания․ | Дисциплинарная (внутренний регламент)․ |
Аудит и мониторинг
- Ежеквартальный внутренний аудит соответствия Положению;
- Годовой внешний аудит (при необходимости) в соответствии с требованиями Росархива;
- Автоматический журнал событий (лог) хранится не менее 12 мес․
Практические рекомендации по внедрению
- Провести анализ текущих процессов․ Выявить типы документов, сроки их хранения и текущие места хранения․
- Разработать и утвердить Положение․ Согласовать проект с юридическим отделом и отделом ИТ‑безопасности․
- Выбрать платформу ЭДО․ Убедиться, что система поддерживает интеграцию с архивным модулем (API, Web‑hooks)․
- Настроить автоматизацию․ С помощью бизнес‑правил (BPM) задать триггер «по истечении срока» → «переместить в архив»․
- Обучить персонал․ Провести тренинги по работе с формами архивирования и правилам доступа․
- Организовать резервное копирование․ Хранить две независимые копии (одна в облаке, одна локально) в течение всего срока хранения․
- Регулярно проверять соответствие․ Проводить тесты восстановления (restore) минимум раз в полугодие․
Пример Положения об архиве (выдержка)
ПОЛОЖЕНИЕ о порядке организации и ведения электронного архива в организации «_____________________» Общие положения Положение регламентирует порядок создания, хранения, учёта и уничтожения электронных архивных документов․ Положение разработано в соответствии с ФЗ № 390‑ФЗ, ФЗ № 149‑ФЗ, ФЗ № 152‑ФЗ, Приказом Росархива от № … и другими нормативными актами․ Состав архивных документов В архив включаются документы, указанные в Приложении 1 к настоящему Положению․ Классификационный код присваивается в соответствии с таблицей Приложения 2․ Порядок архивирования По истечении срока активного использования документ переводится в архив автоматически․ При переводе документ подписывается электронной подписью и фиксируется в реестре (Приложение 3)․ Хранилище Архив размещаеться в облачном сервисе ___________________ (или в локальном дата‑центре организации)․ Доступ к архиву осуществляется только по ролям, определённым в Приложении 4․ Ответственность За выполнение Положения отвечает Архивариус (должностная инструкция – Приложение 5)․ Нарушения Положения влекут дисциплинарную, административную и (при необходимости) уголовную ответственность․ Порядок уничтожения По истечении нормативного срока документ уничтожается после подписания Акта уничтожения (форма Приложение 6)․ Заключительные положения Положение вступает в силу с момента его утверждения приказом директора организации․ Положение подлежит пересмотру не реже одного раза в три года․
Создание и внедрение положения об архиве в системе электронного документооборота – ключевой шаг к обеспечению юридической значимости, сохранности и доступности корпоративных данных․ При правильной организации архивных процессов организация получает:
- Соответствие требованиям законодательства РФ;
- Снижение рисков утраты или несанкционированного доступа к важным документам;
- Оптимизацию расходов за счёт автоматизации и использования облачных решений;
- Упрощённый доступ к исторической информации для аналитики и аудита․
Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, и адаптируя их под специфические нужды вашей компании, вы сможете построить надёжный, гибкий и полностью соответствующий нормативным требованиям электронный архив․
Полезные ссылки
- ФЗ 390‑ФЗ «Об архивном деле»
- Приказ ФСТЭК № 17
- 1С:Документооборот – руководство по настройке архива
При необходимости скачать готовый шаблон Положения в формате ․rtf – скачать․