С переходом организаций на безбумажный документооборот создание электронного архива (ЭА) перестало быть просто трендом и стало законодательной необходимостью. Ключевым локальным нормативным актом (ЛНА), регламентирующим работу такого архива, является Положение об электронном архиве. В данной статье мы подробно разберем, что это такое, какие требования к нему предъявляет законодательство (в т.ч. Приказ Росархива № 77), как правильно его составить и приведем структуру типового образца.

Правовая база: что регулирует создание электронного архива в 2024–2025 гг.?

До недавнего времени единых стандартов для внутренних электронных архивов не существовало. Ситуация кардинально изменилась с вступлением в силу Приказа Росархива от № 77 («Правила организации хранения электронных документов в электронных архивах»), который действует с .

• ФЗ-22 «Об архивном деле в РФ» (ст. 17): Обязывает организации и ИП обеспечивать сохранность архивных документов (в т.ч. по личному составу) в течение нормативных сроков.
• Приказ Росархива № 77 (Правила № 77): Устанавливает обязательные требования к организации хранения электронных архивных документов (ЭАД) в электронных архивах, в т.ч. к системе хранения электронных документов (СХЭД).
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 / ГОСТ Р 7.0.99-2018: Национальные стандарты по управлению документами и метаданным.
• ФЗ-152 «О персональных данных»: Требования к защите информации при хранении кадровых документов в ЭА.

Важно: Согласно п. 133 Правил № 77, бюджетные организации обязаны организовать собственный электронный архив (на своем сервере или в «облаке» под контролем). Коммерческие организации и ИП имеют право передать функции ЭА на аутсорсинг (например, оператору ЭДО), но ответственность за сохранность документов остается за ними.

Что такое электронный архив и СХЭД: разница понятий

Часто эти термины используют как синонимы, но в Правилах № 77 проведена четкая грань:

Положение об электронном архиве описывает именно организационно-распорядительную сторону: кто отвечает, как поступают документы, как формируются описи, как обеспечивается доступ и уничтожение.

Виды электронных архивов (по форме хранения)

Правила № 77 выделяют два основных вида, которые должны быть отражены в Положении:

1. На физических носителях информации (диски, флешки, ленты).
   • Применяется, если документы не требуют поддержания юридической значимости (нет ЭП/ЭЦП), имеют ограниченный доступ или не могут храниться в СХЭД.
   • Требования: металлические стеллажи/шкафы должны быть размагничены и заземлены. Хранение отдельно от бумажного архива.
2. В СХЭД (программный комплекс).
   • Основной современный вариант. Обеспечивает юридическую значимость, информационную безопасность, контроль версий, миграцию форматов.
   • Виды размещения СХЭД:
     • Локальный архив — на сервере компании (On-premise).
     • «Облачный» архив — на стороннем сервере (SaaS/IaaS) с доступом через интернет.
     • Архив в системе ЭДО — по договору с оператором ЭДО (аутсорсинг).

Структура Положения об электронном архиве (Образец)

Ниже приведена рекомендуемая структура документа, соответствующая требованиям Правил № 77 и архивной практике. Вы можете использовать её как шаблон (образец) для разработки своего ЛНА.

Раздел I. Общие положения

1. Цели и основания разработки: ссылка на ФЗ-22, Приказ № 77, Устав организации, Приказ руководителя о создании ЭА.
2. Понятия и термины: ЭАД, СХЭД, метаданные, ЭП/ЭЦП, квант хранения, экспертиза документов, миграция, конвертация.
3. Сфера действия: к каким документам применяется (все ЭАД организации или только определенные виды: кадровые, бухгалтерские, договорной работы).
4. Принципы формирования: подлинники хранятся в исходном формате (п. 147 Правил № 77); обеспечение аутентичности, целостности, доступности, читаемости на протяжении всего срока хранения.

Раздел II. Организация электронного архива

1. Тип ЭА: указание выбранного вида (СХЭД локальная / облачная / ЭДО-оператор / носители).
2. Структура и штат: назначение ответственного за ЭА (архивариуса/администратора СХЭД), создание архивной комиссии (если требуеться).
3. Место хранения и технические средства: описание серверной, СХЭД (название ПО, версия, сертификаты ФСТЭК/ФСБ), носителей, средств защиты информации (СЗИ).
4. Информационная безопасность: режим доступа (разграничение прав: администратор, архивариус, пользователь), защита от НСД, резервное копирование (график, хранение копий в другом пожароопасном сегменте/ДЦ).

Раздел III. Процессы работы с электронными архивными документами (ЭАД)

Это основная операционная часть, регламентирующая жизненный цикл документа в архиве.

Прием на хранение (п. 147, 148, 150 Правил № 77)

• Порядок передачи документов из ЭДО/рабочих систем в ЭА (регламентные сроки: ежемесячно, квартально).
• Проверка при приеме:
  • Наличие и валидность ЭП/ЭЦП (проверка сертификатов ключей проверки).
  • Целостность файлов (контрольные суммы/хеши).
  • Соответствие метаданных карточке документа (автор, дата, вид, срок хранения, класс доступа).
  • Читаемость форматов (PDF/A, XML, TIFF и др. по реестру допустимых форматов).
• Оформление акта приема-передачи ЭАД в ЭА.

Учет и описание (п. 149, 151 Правил № 77)

• Автоматический/ручной учет в СХЭД (присвоение уникальных идентификаторов).
• Формирование описей ЭАД (в электронном виде с ЭП ответственного). Структура описи: шифр дела, заглавие, даты, кол-во файлов, объем, срок хранения, ЭП.
• Ведение реестра фондов/описанных единиц хранения.

Хранение и обеспечение сохранности (п. 152, 153 Правил № 77)

• Регламентные проверки состояния ЭАД: периодичность (не реже 1 раза в год), методы (проверка хешей, попытка открытия/рендеринга, проверка ЭП).
• Фиксация результатов проверки в журнале/СХЭД (хранение логов в установленном порядке).
• Резервное копирование: правила (3-2-1), восстановление из бэкапа при повреждении.
• Миграция и конвертация: порядок действий при устаревании форматов/носи форматов или ПО (создание новых экземпляров взамен поврежденных/устаревших с сохранением метаданных и ЭП).

Предоставление и использование ЭАД

• Порядок выдачи копий/выписок (внутренним пользователям, аудиторам, госорганам, судам).
• Учет факта выдачи (логи СХЭД).
• Порядок предоставления доступа к СХЭД удаленным пользователям (VPN, МФА).

Выделение к уничтожению и уничтожение (п. 154-156 Правил № 77)

• Ежегодная экспертиза сроков хранения (архивной комиссией/экспертной комиссией).
• Формирование проекта акта о выделении к уничтожению (в СХЭД с ЭП членов комиссии).
• Утверждение акта руководителем.
• Процедура безвозвратного удаления (стирания) ЭАД и их резервных копий из СХЭД/носителей с составлением акта об уничтожении.
• Уведомление СХЭД об истечении сроков хранения (автоматические уведомления).

Раздел IV. Взаимодействие с государственными архивами

• Подготовка ЭАД к передаче в госархив (форматы, метаданные по требованиям госархива).
• Порядок передачи (через АИС «Госархив» или на носителях).
• Акт приема-передачи в госархив.

Раздел V. Ответственность и контроль

• Виды ответственности (дисциплинарная, материальная, уголовная за утерянные документы со сроками хранения 75/50 лет и т.д.).
• Внутренний контроль (аудит СХЭД, проверка логов, проверка исполнения Положения).

Раздел VI. Заключительные положения

• Порядок внесения изменений в Положение.
• Дата вступления в силу.
• Распространение (ознакомление под роспись сотрудников, работающих с ЭА/СХЭД).

Ключевые требования Приказа № 77, которые ОБЯЗАТЕЛЬНО должны быть в Положении

При проверке (российскими архивами, прокуратурой, аудиторами) будут смотреть на выполнение именно этих пунктов. Убедитесь, что они прописаны в вашем документе:

1. Метаданные: Обязательный набор атрибутов для каждого ЭАД (п. 149): шифр, заглавие, дата, вид документа, срок хранения, класс секретности/доступа, автор, ЭП, хеш-сумма, формат файла.
2. Форматы файлов: Использование только открытых/стандартизированных форматов, гарантирующих долгосрочное хранение (PDF/A-1b/2b, XML, CSV, TIFF, JPEG2000 и др.). Запрет на проприетарные форматы без гарантии чтения через 50+ лет.
3. Электронная подпись: Хранение ЭП вместе с документом. Проверка валидности ЭП при приеме и при регламентных проверках. Хранение сертификатов ключей проверки ЭП (или доступ к реестрам УЦ) на весь срок хранения документа.
4. Журналирование (Audit Trail): СХЭД должна вести нередактируемый журнал всех событий: вход, просмотр, скачивание, изменение метаданных, проверка целостности, миграция, уничтожение.
5. Разделение хранилищ: Резервные копии должны храниться физически раздельно от основного хранилища (другой пожароопасный сектор, другой ДЦ).
6. Совместимость: СХЭД должна обеспечивать экспорт пакетов документов в формате, приемлемом для госархивов (согласно Приказу Минкультуры/Росархива о передаче в госархивы).

Типовые ошибки при разработке Положения (Чек-лист «Чего не делать»)

• Копирование шаблона «для галочки» без привязки к реальной СХЭД. В Положении написано «проверка хешей ежедневно», а в СХЭД эта функция отключена или не настроена.
• Отсутствие регламента миграции. Документы лежат в формате .doc (Word 2003) или старом .pdf 1.3, который через 10 лет не откроется ни одной программой.
• Игнорирование метаданных. Файлы скидываются в папку на сервере «Архив_2024» без карточек учета. Это не электронный архив, а просто файловое хранилище, не соответствующее ФЗ-22 и Приказу № 77.
• Нет процедуры уничтожения. Документы с истекшим сроком хранения (например, 5 лет для первички) хранятся вечно, забивая диск и создавая риски утечки ПДн (152-ФЗ).
• Отсутствие ЭП на описях и актах. Опись ЭАД подписана только сканом печати/подписи директора, а не КЭП ответственного лица. Юридическая значимость потеряна.
• Неучет аутсорсинга. Архив у оператора ЭДО/облачного провайдера, но в Положении нет раздела про взаимодействие, SLA, права доступа провайдера к данным, порядок возврата данных при расторжении договора.

Порядок утверждения и введения в действие

1. Разработка: Архивариус / Администратор СХЭД + Юридический департамент + ИБ (Информационная безопасность).
2. Согласование: Заместитель директора по администрированию/IT, Главный бухгалтер (если затрагивает бухдокументы), Начальник кадровика (если кадровый архив), Служба ИБ.
3. Утверждение: Приказом (Распоряжением) руководителя организации.
4. Ознакомление: Все сотрудники, взаимодействующие с ЭА (архивариусы, администраторы СХЭД, секретари, кадровцы, бухгалтеры, руководители структурных подразделений) подписают лист ознакомления.
5. Регистрация: В журнале учет ЛНА организации.
6. Вступление в силу: С даты подписания приказом или указанной в приказе даты.

Положение об электронном архиве — это не просто бумага для инспекторов. Это «конституция» вашего безбумажного хранения. От качества его проработки зависит:

• Юридическая значимость электронных документов в суде и при проверках (НС, ФНС, Роструд, Прокуратура).
• Безопасность персональных данных и коммерческой тайны.
• Возможность беспроблемной передачи документов в государственные архивы (для документов с сроками 10, 50, 75 лет).
• Экономию ресурсов (места на дисках, времени поиска) за счет грамотного уничтожения и структурирования.

Рекомендация: Не ищите готовый «универсальный образец» для скачивания и подписи. Возьмите структуру, приведенную выше (Разделы I–VI), и заполните её содержимым, соответствующим вашей СХЭД, вашим процессам, вашим срокам хранения (номенклатуре) и вашей модели угроз ИБ. Только такой документ будет рабочим инструментом, а не балластом.

Данная статья подготовлена на основе действующего на 2024–2025 гг. законодательства (ФЗ-22, Приказ Росархива № 77 от , ГОСТ Р 7.0.100-2018). Перед утверждением ЛНА рекомендуется проконсультироваться с архивистом и юристом профильной организации.