В современных условиях образовательные организации всё чаще переходят на электронный документооборот, что требует чёткой регламентации хранения, учёта и использования электронных документов. Положение об электронном архиве образовательной организации (далее – Положение) является внутренним нормативным актом, который устанавливает порядок организации архива электронных документов, состав документов, входящих в электронный архив, а также деятельность электронных архивов в организации.

Нормативная база

При разработке Положения следует опираться на следующие нормативные акты:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – устанавливает правовые основы создания, комплектования, хранения и использования архивных документов любых форм, включая электронные;
• Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» (ст. 29) – определяет обязанности образовательных организаций по обеспечению сохранности документов;
• Приказы и методические рекомендации Росархива (например, Приказ Росархива № 42 от «Об утверждении образца Положения об архиве организации»);
• Внутренние нормативные документы образовательной организации (устав, положения о делопроизводстве, о защите информации и т.д.).

Цели и задачи Положения

Целью Положения является создание условий для надёжного хранения, быстрого поиска и эффективного использования электронных документов образовательной организации.

Задачи:

• определить состав электронного архива и виды документов, подлежащих включению в него;
• установить порядок приёма, регистрации, хранения, выдачи и уничтожения электронных документов;
• обеспечить сохранность и целостность электронных документов в течение установленных сроков хранения;
• регламентировать права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение электронного архива;
• определить порядок контроля и аудита деятельности электронного архива;
• обеспечить соответствие деятельности архива требованиям законодательства и внутренних нормативов.

Основные понятия

Для корректного применения Положения вводятся следующие термины:

• Электронный архив (ЭА) – совокупность электронных документов, систематизированных и хранящихся в электронном виде с целью обеспечения их долгосрочного сохранения и доступа;
• Электронный документ – документ, созданный, полученный, переданный или хранящийся в электронной форме;
• Срок хранения – период, в течение которого электронный документ должен сохраняться в архиве в соответствии с нормативными актами;
• Опись электронных документов – перечень документов, включённых в электронный архив, с указанием их реквизитов, сроков хранения и места расположения;
• Ответственный за ведение электронного архива – сотрудник (или подразделение), которому возложены функции приёма, хранения, выдачи и контроля за электронными документами.

Состав электронного архива образовательной организации

В электронный архив включаются следующие категории документов:

1. Нормативные и локальные акты организации (устав, положения, приказы, распоряжения);
2. Документы по управлению образовательным процессом (рабочие программы, календарно‑тематические планы, отчёты о выполнении учебного плана);
3. Документы по личному составу (трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, личные карточки сотрудников, аттестационные листы);
4. Документы по обучающимся (личные дела, журналы успеваемости, аттестационные листы, справки о продвижении по классам);
5. Финансово‑хозяйственные документы (сметы, отчёты о расходовании средств, платежные поручания, акты приёма‑передачи имущества);
6. Документы научно‑методической и внеурочной деятельности (отчёты о проведении мероприятий, грантовая документация, публикации);
7. Иные документы, предусмотренные внутренними нормативными актами организации и имеющие длительный срок хранения.

Порядок формирования и ведения электронного архива

Приём документов в электронный архив

Документы поступают в электронный архив следующими способами:

• автоматический импорт из системы электронного документооборота (ЭДО);
• ручное сканирование бумажных оригиналов с последующим контролем качества изображения;
• передача на электронные носители (USB‑накопители, внешние жёсткие диски) от подразделений организации;
• получение из внешних источников (государственные архивы, партнёрские организации) в электронном виде.

При поступлении каждый документ регистрируется в журнале приёма‑передачи электронных документов, где фиксируются:

• дата и время поступления;
• наименование документа;
• идентификационный номер (инвентарный или регистрационный);
• отдел‑поставщик;
• ответственный за приём;
• установленный срок хранения;

Хранение электронных документов

Для обеспечения сохранности электронных документов применяются следующие меры:

• размещение на резервных серверах с RAID‑массивами и регулярным резервным копированием (не реже одного раза в сутки);
• использование проверенных форматов хранения (PDF/A, TIFF, XML) гарантирующих неизменяемость содержания;
• контроль целостности файлов посредством контрольных сумм (MD5, SHA‑256) при каждом копировании;
• ограничение доступа к архиву по ролям (чтение, редактирование, удаление) в соответствии с должностными инструкциями;
• ведение журнала доступа к документам (кто, когда, какие действияPerformed).

Выдача и использование документов из электронного архива

Выдача электронных документов осуществляется по письменному запросу (или электронному заявлению) с указанием цели использования. Ответственный за архив проверяет:

• соответствие запроса установленным правилам конфиденциальности;
• наличие документа в архиве и его актуальность;
• соблюдение сроков хранения (документы, срок которых истёк, не выдаются без специального разрешения).

Выдача может выполняться в виде:

• электронной копии (с сохранением метаданных);
• распечатки на бумаге (при необходимости заверения подписью и печатью организации);
• предоставления доступа к документу через защищённый веб‑интерфейс с возможностью просмотра только.

Уничтожение (вывод из архива) электронных документов

Документы, срок хранения которых истёк, подлежат уничтожению в соответствии с внутренним положением о порядке уничтожения документов. Процедура включает:

• формирование акта о выборе документов к уничтожению (с указанием оснований, перечня документов, сроков хранения);
• утверждение акта руководителем организации;
• безопасное стирание данных с носителей (демагнитизация, криптографическое стирание, физическое уничтожение носителей);
• внесение записи об уничтожении в журнал учёта уничтожения документов.

Ответственность и контроль

Ответственность за соблюдение требований Положения несут:

• руководитель образовательной организации – обеспечивает выделение необходимых материальных и финансовых ресурсов;
• ответственный за ведение электронного архива – организует приём, хранение, выдачу и уничтожение документов, ведёт соответствующую документацию;
• служба внутреннего аудита (или уполномоченное лицо) – проводит периодические проверки соответствия деятельности архива требованиям Положения и законодательства.

Нарушение положений может повлечь дисциплинарную, административную или иную ответственность в соответствии с трудовым и законодательством РФ.

Заключительные положения

Настоящее Положение вводится в действие с момента его утверждения приказом руководителя образовательной организации и подлежит обязательному исполнению всеми подразделениями и сотрудниками организации.

Изменения и дополнения к Положению могут вноситься только приказом руководителя организации после предварительного согласования с юридическим отделом и службой по защите информации.

Архив электронных документов подлежит ежегодному инвентаризированию, результаты которого оформляются актом и используются для корректировки работы архива.

Приложения

1. Примерный журнал приёма‑передачи электронных документов;
2. Образец акта о приёме‑передаче документов в электронный архив;
3. Перечень видов документов и установленные сроки их хранения (в соответствии с ФЗ 125‑ФЗ и внутренними нормативами);
4. Инструкция по работе с системой электронного документооборота (ЭДО) и электронным архивом;
5. Образец акта об уничтожении электронных документов.

Соблюдение положений данного документа обеспечит надёжное сохранение электронного наследия образовательной организации, повысит эффективность работы с информацией и снизит риски потери важных документов.