Положение об отделе архива организации – нормативный документ‚ который фиксирует статус‚ цели‚ задачи‚ функции‚ права‚ обязанности и ответственность подразделения‚ отвечающего за хранение и использование архивных документов в организации. Данный документ разрабатывается в соответствии с Федеральным законом от  № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ Правилами Росархива и региональными нормативными актами.

Правовая основа

Основные нормативные источники‚ на которых базируется разработка положения:

1. Федеральный закон от  № 125‑ФЗ (ред. от ) «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Положение о Федеральном архивном агентстве (утверждено Указом Президента РФ от ).
3. Правила создания и ведения собственного архива‚ утверждённые в ЛНА‑положении об архиве‚ с учётом Правил Росархива (п.п. 2‚ 3‚ 5‚ 73).
4. Приказы и методические рекомендации Росархива (например‚ Приказ Росархива № 121 от ).
5. Региональные нормативные акты (например‚ положения о муниципальных архивах Новосибирской области).

Понятие «отдел архива организации»

Отдел архива – это структурное подразделение (или отдельный юридический субъект)‚ которое осуществляет:

• Хранение‚ учёт и обеспечение доступа к архивным документам‚ образованным в организации.
• Комплектование (передачу) документов в государственные‚ муниципальные или отраслевые архивы‑источники.
• Ведение архивного фонда в соответствии с установленными правилами и стандартами.

Цели и задачи отдела архива

3.1 Цели

Основная цель – обеспечение сохранности‚ систематизации и доступности архивных документов в интересах организации и государства.

3.2 Задачи

• Организация и ведение архивного фонда.
• Контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения документов.
• Подготовка и передача документов в государственные (федеральные‚ региональные) архивы.
• Обеспечение доступа к архивным материалам для сотрудников‚ исследователей и контролирующих органов.
• Внедрение и поддержка электронных архивных систем.
• Обучение персонала правилам архивного дела.

Функции отдела архива

1. Ведение учёта документов – регистрация‚ классификация‚ описание и инвентаризация.
2. Хранение документов – обеспечение надлежащих условий (температура‚ влажность‚ защита от доступа посторонних).
3. Комплектование архивов – подготовка и передача документов в государственные/муниципальные архивы в соответствии с установленными сроками.
4. Обеспечение доступа – создание справочно‑поисковых средств‚ выдача копий‚ предоставление консультаций.
5. Контроль за соблюдением нормативов – проверка соответствия действий сотрудников требованиям законодательства.
6. Работа с электронными архивами – миграция‚ резервное копирование‚ обеспечение информационной безопасности.
7. Аутсорсинг архивного хранения – взаимодействие с внешними провайдерами при необходимости.

Права отдела архива

• Запрашивать у подразделений организации необходимые документы и сведения для их архивирования.
• Требовать соблюдения сроков хранения и уничтожения документов в соответствии с нормативными актами.
• Вести переговоры и заключать договоры с внешними архивными сервисами.
• Получать финансовые и материальные ресурсы‚ необходимые для выполнения своих функций.
• Участвовать в проверках и аудитах‚ проводимых контролирующими органами.

Обязанности и ответственность

Отдел архива обязан:

• Соблюдать требования Федерального закона 125‑ФЗ и Правил Росархива.
• Вести точный учёт всех поступающих и находящихся в архиве документов.
• Обеспечивать сохранность документов (в т.ч. электронных) и их доступность.
• Своевременно комплектовать архивы в государственные и муниципальные архивы‑источники.
• Подготовить и поддерживать справочно‑поисковые средства.
• Обеспечивать конфиденциальность и защиту персональных данных‚ содержащихся в документах.

Ответственность за нарушение указанных обязанностей может наступать в виде административных штрафов‚ дисциплинарных взысканий и (в случае утраты или порчи документов) уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Структура отдела архива

Структура может варьироваться в зависимости от размеров организации‚ но типичный состав включает:

Должность	Функции
Руководитель отдела архива	Общее руководство‚ разработка нормативных актов‚ взаимодействие с руководством организации и государственными архивами.
Главный архивариус	Организация учёта‚ классификации и описания документов.
Специалист по электронным архивам	Внедрение и поддержка ИТ‑решений‚ резервное копирование‚ кибербезопасность.
Сотрудник по комплектованию	Подготовка и передача документов в государственные/муниципальные архивы.
Сотрудник по обслуживанию физического фонда	Контроль условий хранения‚ проведение инвентаризаций.

Порядок создания отдела архива

1. Инициатива – руководитель организации принимает решение о необходимости создания архива.
2. Разработка проекта Положения об отделе архива (с учётом Примерного положения Росархива).
3. Согласование проекта с:
   • Федеральным (или региональным) архивом‑источником;
   • Юридическим отделом (для проверки соответствия законодательству);
   • Бухгалтерией (по вопросам финансирования).
4. Утверждение Положения приказом руководителя организации.
5. Издание Приказа о создании архива (образец ниже).
6. Назначение руководителя отдела и формирование штата.
7. Оборудование помещения‚ закупка техники и программного обеспечения.
8. Проведение вводного обучения персонала.

8.1 Образец приказа о создании архива

Приказ № ___
«О создании отдела архива в ___________ (наименование организации)»

В соответствии с Федеральным законом от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚
С учётом требований Положения о Федеральном архивном агентстве‚
С целью обеспечения сохранности и систематизации архивных документов‚
ПРИКАЗЫВАЮ:

Создать отдел архива в структуре ___________ (наименование организации) с г.
Назначить ______________________ (ФИО) на должность руководителя отдела архива.
Утвердить «Положение об отделе архива организации»‚ прилагаемое к настоящему приказу.
Обеспечить отделу архива необходимыми помещениями‚ оборудованием и программным обеспечением.
Согласовать порядок комплектования архивных документов с ___________ (наименование государственного/муниципального архива).
Контроль за исполнением приказа возложить на __________________ (ФИО‚ должность).

Генеральный директор ______________________
(подпись) ______________________

Взаимодействие с государственными и муниципальными архивами

Организации‚ являющиеся источниками комплектования государственных архивов‚ обязаны:

• Согласовывать своё Положение об архиве с соответствующим государственным архивом.
• Предоставлять ежегодные отчёты о составе и объёме архивного фонда.
• Своевременно передавать документы‚ подлежащие комплектованию‚ в установленные сроки.
• Участвовать в проверках и аудиторских проверках‚ проводимых архивными органами.

Особенности работы с электронными архивами

С учётом развития цифровых технологий в архивном деле‚ в Положении необходимо предусмотреть:

1. Требования к формату и метаданным электронных документов (ISO 19005‑1‚ ГОСТ 7.0‑2003 и др.).
2. Порядок создания резервных копий и их хранения в отдельном месте.
3. Механизмы контроля целостности и подлинности электронных файлов (цифровые подписи‚ хеш‑суммы).
4. Политику доступа к электронным архивам (роли‚ уровни доступа‚ журналирование).
5. План миграции данных при устаревании программного обеспечения.

Аутсорсинг архивного хранения

При недостатке собственных ресурсов организация может привлекать внешних провайдеров. В Положении следует указать:

• Критерии выбора провайдера (лицензия‚ опыт‚ наличие сертификатов ISO 9001/ISO 27001).
• Объём передаваемых в аутсорсинг документов (физические‚ электронные).
• Требования к условиям хранения (температура‚ влажность‚ защита от несанкционированного доступа).
• Обязанности провайдера по учёту‚ инвентаризации и предоставлению справочно‑поисковых средств.
• Порядок контроля и аудита работы провайдера со стороны организации.

Примерное содержание Положения об отделе архива

Ниже представлена структура типового Положения (может быть адаптировано под конкретную организацию):

1. Общие положения
   • Наименование документа‚ основание для разработки.
   • Термины и определения.
2. Статус и место в структуре организации
   • Подчинённость (к кому подчиняется отдел).
   • Организационная схема.
3. Цели и задачи
4. Функции отдела
5. Права
6. Обязанности и ответственность
7. Состав и штатное расписание
8. Порядок создания и ликвидации архива
9. Документооборот
   • Приём‚ регистрация‚ классификация‚ хранение‚ выдача‚ уничтожение.
10. Комплектование в государственные и муниципальные архивы
11. Работа с электронными архивами
12. Аутсорсинг архивного хранения
13. Контроль и отчётность
    • Периодичность отчётов‚ формы‚ адресаты.
14. Порядок внесения изменений в Положение
15. Приложения
    • Образец приказа о создании архива.
    • Шаблоны регистрационных форм.
    • Справочно‑поисковые листы.

Разработка и утверждение Положения об отделе архива организации – важный шаг к систематизации архивного дела‚ соблюдению требований законодательства и защите интересов как самой организации‚ так и государства. Правильно составленное Положение обеспечивает:

• Чёткое распределение функций и ответственности.
• Гарантию сохранности и доступности документов.
• Эффективную работу с государственными архивными фондами.
• Возможность интеграции современных электронных решений и аутсорсинга.

Рекомендуем регулярно пересматривать Положение‚ учитывая изменения в законодательстве‚ технологическом развитии и потребностях организации.

---

Автор статьи: эксперт по архивному делу‚ подготовил на основе нормативных актов РФ и практических рекомендаций Росархива.