В современных организациях эффективное управление документами и их архивное хранение является одной из ключевых составляющих управленческого процесса. Положение об отделе делопроизводства и архива – это локальный нормативный акт (ЛНА), который фиксирует правовой статус, структуру, функции, порядок работы и ответственность сотрудников подразделения, отвечающего за документооборот и архивное дело.

Общие положения

• Назначение документа: установить правила организации и функционирования отдела делопроизводства и архива (далее – отдел).
• Сфера применения: все структурные подразделения организации, в т.ч. филиалы, дочерние предприятия и временные проекты.
• Основания для создания отдела: объём и характер документооборота, требования законодательства о делопроизводстве и архивном деле, внутренние регламенты.

Позиция отдела в структуре организации

Отдел может быть:

1. самостоятельным структурным подразделением (например, Отдел делопроизводства и архива);
2. подразделением службы делопроизводства (общий отдел, секретариат, канцелярия и т.п.).

В случае включения в состав службы делопроизводства правовой статус архива фиксируется в положении о службе делопроизводства, а не в отдельном документе.

Правовая основа

Регулирование деятельности отдела опирается на совокупность нормативных актов:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ);
• Приказ Минэкономразвития РФ от № 1234 «Об утверждении Положения о делопроизводстве в организациях»;
• Методические рекомендации Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (пример применения в международных проектах);
• Внутренние нормативные акты организации (устав, регламент управления, локальные инструкции).

В случае, когда архив не оформлен как отдельное подразделение, его функции и полномочия закрепляются в положении о службе делопроизводства (пример – Санкт‑Петербургский филиал Финансового университета).

Структура отдела

Структурные единицы отдела могут варьироваться в зависимости от объёма документооборота, но типичный состав включает:

Функциональные задачи отдела

Делопроизводство

• Организация приёма, регистрации, распределения и учёта входящих и исходящих документов.
• Обеспечение соблюдения сроков исполнения и контроля за их выполнением.
• Ведение электронных и бумажных реестров, журналов регистрации.
• Подготовка и оформление деловых бумаг, приказов, инструкций.

Архивное дело

• Определение сроков и порядка перевода документов в архив (согласно правилам архивного хранения).
• Классификация и формирование архивных описей.
• Обеспечение надёжного физического и электронного хранения архивных материалов.
• Организация доступа к архиву (выдача, копирование, предоставление информации).
• Контроль за соблюдением требований к сохранности и конфиденциальности.

Методологическая поддержка

• Разработка и внедрение нормативных и методических документов (приказов, инструкций, регламентов).
• Проведение обучающих мероприятий для сотрудников, ответственных за делопроизводство.
• Аудит и мониторинг соблюдения установленного порядка работы с документами.

Должностные обязанности персонала

1. Заведующий отделом делопроизводства и архива – руководит работой подразделения, отвечает за разработку и актуализацию положения, взаимодействует с руководством организации.
2. Старший специалист по делопроизводству – контролирует регистрацию и распределение документов, ведёт журналы и реестры.
3. Архивариус (специалист по архивному делу) – формирует архивные описи, обеспечивает хранение и выдачу архивных материалов.
4. Методист – разрабатывает методические материалы, проводит обучение персонала.
5. Курьер/Экспедитор – отвечает за доставку документов внутри организации и во внешние структуры.

Порядок создания и утверждения положения

1. Инициатива создания отдела формируется руководителем подразделения или высшим руководством.
2. Проводится анализ объёма и структуры документооборота (пороговое значение – 10 000 единиц документов в год считается достаточным для отдельного отдела).
3. Разрабатывается проект положения (включает цели, задачи, структуру, функции, штатное расписание).
4. Проект согласовывается с юридическим отделом и отделом кадров.
5. Утверждается приказом «О создании отдела делопроизводства и архива» и подписывается руководителем организации.
6. Положение размещается в внутреннем нормативном регистре и доводится до сведения всех сотрудников.

Документация и регламенты, связанные с отделом

Примерный образец структуры положения

Ниже приведён краткий план, который может быть использован при составлении собственного положения.

Общие положения
 1.1. Наименование и правовой статус отдела
 1.2. Цели и задачи
Основания для создания отдела
Структура и штатное расписание
 3.1. Подразделения
 3.2. Должностные инструкции
Функциональные обязанности
 4.1. Делопроизводство
 4.2. Архивное дело
 4.3. Методологическая поддержка
Порядок работы с документами
 5.1. Приём и регистрация
 5.2; Согласование и исполнение
 5.3. Перевод в архив
Права и ответственность сотрудников
Порядок контроля и аудита
Взаимодействие с другими подразделениями
Порядок внесения изменений в положение
Приложения (образцы форм, журналов, инструкций)

Положение об отделе делопроизводства и архива – это фундаментальный документ, который обеспечивает:

• Системность и прозрачность документооборота;
• Соблюдение требований законодательства о хранении и защите информации;
• Эффективное использование архивных ресурсов;
• Повышение квалификации персонала за счёт чётко прописанных методических рекомендаций.

Разработав и внедрив качественное положение, организация получает надёжный инструмент управления документами, минимизирует риски утраты информации и создаёт условия для долгосрочного сохранения корпоративного наследия.

Дата актуализации: