Нотариальный архив Иркутской области — это специализированное архивное учреждение, обеспечивающее сохранность, учет и выдачу нотариальных документов, переданных на хранение в связи с прекращением деятельности нотариусов, истечением сроков хранения дел в нотариальных конторах или ликвидацией нотариальных офисов. В отличие от Государственного архива Иркутской области (ГАИО), который хранит документы органов власти и управления, нотариальный архив фокусируется исключительно на документах частно-правового характера, нотариальных актах и наследственных делах.

Организационная структура и правовая основа

Ключевым оператором нотариального архива в регионе является Центр хранения документации при Нотариальной палате Иркутской области. Деятельность Центра регулируется:

• Основы законодательства РФ о нотариате;
• Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Инструкцией по порядку формирования, ведения и хранения нотариальных архивов, утвержденной Минюстом России.

Нотариальная палата Иркутской области осуществляет контроль за соблюдением правил хранения документов нотариусами, действующими на территории региона, и обеспечивает централизованное хранение архивных фондов в Центре хранения документации.

Адреса и контакты (актуально на 2026 год)

Важно различать центральный офис Палаты (где находится Центр бесплатной юридической помощи и приемная) и физическое размещение архивных депо Центра хранения документации.

Главный офис Нотариальной палаты (Приемная, Центр бесплатной юридической помощи):

Центр хранения документации (Архивные депо / Читальный зал для работы с делами):

Состав фондов: что хранится в нотариальном архиве?

Фонды Центра хранения документации формируются за счет документов, переданных нотариусами (как государственными, так и частными) и нотариальными конторами. Основные категории документов:

1. Нотариальные акты: завещания, договора (покупки-продажи, дарения, обмена, ренты, залог и др.), полномочия, свидетельства о праве наследования, протоколы осмотра доказательств, морские протесты и др.
2. Наследственные дела: полные пакеты документов по открытым наследственным случаям (заявления наследников, справки об имуществе, оценки, решения нотариуса).
3. Реестры и журналы учета: журналы регистрации нотариальных действий, реестры завещаний, реестры наследственных дел — критически важны для поиска номера дела и даты совершения действия.
4. Документы ликвидированных нотариальных контор и офисов: архивы нотариусов, прекративших деятельность (уход на пенсию, лишение лицензии, смерть).
5. Документы по доверенностям: копии доверенностей, подлежащих обязательному нотариальному удостоверению (например, на отчуждение недвижимости, представительство в суде, получение ценностей).

Важно: Срок хранения нотариальных дел в архиве — 75 лет со дня составления документа (для завещаний — до открытия наследственного случая плюс 75 лет). По истечении сроков документы оцениваются на предмет исторической ценности и либо уничтожаются, либо переводятся в Государственный архив Иркутской области (ГАИО) как документы постоянного хранения.

Основные услуги Центра хранения документации

Гражданам и юридическим лицам предоставляются следующие платные и бесплатные (в установленных законом случаях) услуги:

• Выдача копий нотариальных документов: второе (дубликат) свидетельства о праве наследования, копии договора, полномочия, завещания (при наличии оснований — например, для наследников после открытия наследства).
• Выдача справок и выписок: справка о факте составления завещания (для нотариуса при открытии наследственного случая), справка о наличии/отсутствии полномочия в реестре.
• Поисковые работы (архивные справки): установление факта совершения нотариального действия, поиск номера дела, даты, ФИО нотариуса. Выдается архивная справка установленного образца.
• Подтверждение подлинности документов: для судов, банков, Росреестра, консульств.
• Цифровые копии: предоставление оцифрованных копий дел при удаленной работе (см. раздел 5).

Особые категории граждан (льготы):

Согласно актуальной информации, призванные на военную службу по мобилизации граждане освобождены от платы за оказание услуг правового и технического характера, включая получение копий документов из нотариального архива, необходимых для реализации своих прав (например, оформление имущества, получение выплат).

Цифровая трансформация: Единая Архивная Информационная Система (ЕАИС)

На 2026 год активно развивается проект Единой Архивной Информационной Системы Государственного архива Иркутской области, в которую интегрируются описи и метаданные Центра хранения документации при НПИО.

Возможности удаленного доступа:

• Поиск по описям: возможность найти номер фонда, описи, дела и название документа не выходя из дома.
• Автоматическая расшифровка: внедрение технологий ИИ для чтения рукописных текстов старых документов (релевантно для дел 90-х и ранних 2000-х).
• Электронная запись в читальный зал: предварительная бронь рабочего места и заказ дел через портал Госуслуг или сайт архива.
• Удаленное получение копий: оплата госпошлины и получение заверенной электронной копии документа с ЭЦП архива (для действий, не требующих бумажного оригинала с «мокрой» печатью).

Порядок обращения в архив: пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка исходных данных

Для успешного поиска необходимы минимальные данные:

• ФИО лица, от имени которого совершалось действие (завещателя, дарителя, выдававшего доверенность).
• Примерная дата совершения действия (год, лучше — месяц).
• Наименование нотариальной конторы / ФИО нотариуса (если известно).
• Тип документа (завещание, договор купли-продажи, полномочие, наследственное дело).

Шаг 2. Выбор способа обращения

1. Лично в приемной НПИО (ул. Советская, 176Б): Подача заявления на поиск/выдачу копии. Оплата госпошлины (квитанция выдается на месте или оплачивается через терминал/СБП).
2. Через нотариуса: Любой действующий нотариус Иркутской области может направить официальный запрос в Центр хранения документации (быстрее, так как идет по ведомственному каналу).
3. Почта / ЭДО: Направление заказного письма с нотариально заверенным заявлением и копией паспорта.
4. Онлайн (ЕАИС / Госуслуги): Подача электронного заявления с ЭЦП заявителя.

Шаг 3. Сроки исполнения

• Выдача копии документа (при известном номере дела): до 3-5 рабочих дней.
• Поисковые работы (если номер дела неизвестен): до 30 календарных дней (с возможностью продления на 30 дней при сложных поисках).

Шаг 4. Получение результата

Результат выдается лично заявителю (по паспорту) или его представителю по нотариальной доверенности. Можно заказать отправку Почтой России (ценным бандеролем с вложенным списком).

Взаимосвязь с Государственным архивом Иркутской области (ГАИО)

Не путайте две организации. ГАИО (ОГКУ «Государственный архив Иркутской области») хранит:

• Документы органов власти (губзаемств, облисполкомов, администраций).
• Документы предприятий (горно-металлургическая промышленность, истории городов и сел).
• Фонды личного происхождения (путеводители по фондам, история городов и сел по документам ГАИО).
• Документы, перешедшие из нотариального архива по истечении 75-летнего срока (как документы исторической ценности).

Если вы ищете документ 1940-х годов или историческую справку о доме/земельном участке до 1990 года — обращайтесь в ГАИО. Если документ составлен нотариусом после 1991 года (или в конце 80-х у госнотариуса) — обращайтесь в Центр хранения документации при НПИО.

Решение типовых проблем

Центр бесплатной юридической помощи при НПИО

По адресу г. Иркутск, ул. Советская, д. 176Б функционирует Центр бесплатной юридической помощи. Здесь можно получить:

• Устную консультацию по нотариальным вопросам (как правильно составить запрос в архив, какие документы нужны).
• Помощь в заполнении заявлений на поиск/восстановление документов.
• Разъяснение прав мобилизованных и членов их семей на получение архивных копий без пошлины.

Нотариальный архив Иркутской области (Центр хранения документации при Нотариальной палате), это гарант сохранности ваших прав на имущество, зафиксированных в нотариальной форме. Благодаря внедрению Единой Архивной Информационной Системы и технологиям автоматической расшифровки документов, процесс поиска и получения копий становится все более прозрачным и доступным в цифровом формате.

Ключевые рекомендации:

1. Всегда начинайте поиск через действующего нотариуса — это самый быстрый канал.
2. Сохраняйте квитанции об оплате нотариальных тарифов и номера реестровых записей — они мгновенно идентифицируют дело в архиве.
3. При обращении лично в Шелехов (Култукский тракт, 10) обязательно согласовывайте визит заранее по телефону Палаты, так как читальный зал работает по предварительной записи.
4. Используйте льготы для участников СВО и мобилизованных, закон на вашей стороне.

Для актуальных реквизитов, тарифов и режима работы читального зала на дату вашего обращения рекомендуется зайти на официальный сайт Нотариальной палаты Иркутской области (np38.ru) или позвонить в справочную по телефону, указанному на сайте.