Назначение документа: данное положение регламентирует организацию, функции, задачи и порядок работы отдела делопроизводства и архива в структуре организации, а также определяет права и обязанности его сотрудников.

Общие положения

Отдел делопроизводства и архива (ОДА) является структурным подразделением организации, отвечающим за:

• ведение документооборота;
• обеспечение сохранности, систематизации и учета архивных документов;
• контроль за соблюдением требований законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Деятельность ОДА осуществляется в соответствии с:

1. Трудовым законодательством РФ;
2. Федеральным законом «Об архивных документах» № 125-ФЗ;
3. Приказами и инструкциями руководства организации;
4. Настоящим Положением.

Руководителем ОДА назначается заместитель директора (или иной уполномоченный сотрудник) и несет личную ответственность за выполнение функций отдела.

Цели и задачи отдела

Цели

Обеспечение эффективного и законного документооборота, а также надёжного хранения и учёта архивных материалов организации.

Основные задачи

• Организация и контроль за поступлением, регистрацией, распределением и хранением входящих и исходящих документов.
• Ведение реестров и журналов учёта архивных документов.
• Обеспечение доступа к документам в соответствии с установленными правилами.
• Соблюдение сроков хранения и уничтожения документов согласно нормативным актам.
• Подготовка и проведение инвентаризаций архивных фондов.
• Разработка и внедрение внутренних регламентов и инструкций по делопроизводству.
• Обучение персонала организации правилам работы с документами.

Структура отдела

Функциональные обязанности

Руководитель отдела

• Разрабатывает и утверждает внутренние регламенты ОДА.
• Контролирует соблюдение сроков регистрации и хранения документов.
• Отчитывается перед руководством организации о состоянии делопроизводства и архивных фондов.
• Утверждает план работы отдела и распределяет задачи между сотрудниками.

Ведущий специалист по делопроизводству

• Принимает входящие документы, регистрирует их в журнале входящей корреспонденции.
• Осуществляет подготовку и отправку исходящих документов.
• Контролирует исполнение поручений, указанных в входящих документах.
• Ведёт электронный архив (при наличии).

Специалист по архивному делу

• Оформляет и ведёт архивные реестры (по видам, подразделениям, датам).
• Обеспечивает надёжное хранение архивных документов (условия температуры, влажности, защита от доступа посторонних).
• Проводит периодические проверки (инвентаризацию) архивных фондов.
• Организует процесс передачи документов в государственный архив (при необходимости).

Кладовщик (офис‑менеджер)

• Обеспечивает наличие канцелярских и архивных материалов.
• Ведёт учёт расходных материалов отдела.
• Поддерживает порядок в помещении отдела, следит за соблюдением правил охраны труда.

Порядок работы с документами

Приём и регистрация входящей корреспонденции

1. Получение документа в регистратуре.
2. Проверка подлинности подписи и печати.
3. Регистрация в журнале входящей корреспонденции (номер, дата, отправитель, тема, срок исполнения).
4. Маркировка документа штрих‑кодом (при наличии электронного учёта).
5. Распределение документа адресатам согласно регламенту.

Оформление исходящей корреспонденции

1. Подготовка текста, проверка юридической корректности.
2. Согласование с руководителями подразделений.
3. Регистрация в журнале исходящей корреспонденции (номер, дата, получатель, тема).
4. Отправка (почтой, курьером, электронным способом) и оформление подтверждения получения.

Хранение и учёт архивных документов

• Классификация документов по деловым категориям (дело, проект, договор и т.д.).
• Определение срока хранения (постоянный, временный, до 5 лет, до 10 лет и т.п.).
• Размещение в архивных шкафах с указанием места хранения (коробка, полка, ящик).
• Ведение реестра архивных документов (электронный/бумажный).
• Контроль доступа: только уполномоченные сотрудники могут извлекать документы.

Уничтожение документов

Уничтожение производится только после истечения установленного срока хранения и на основании решения руководства. Процедура включает:

1. Подготовку акта об уничтожении.
2. Согласование с юридическим отделом.
3. Физическое уничтожение (шрединг) и документирование процесса.

Взаимодействие с другими подразделениями

• Юридический отдел – согласование правовых аспектов документов, проверка соответствия нормативным требованиям.
• Финансовый отдел – передача бухгалтерских и финансовых документов, контроль за сроками их хранения.
• ИТ‑отдел – поддержка электронных систем документооборота, обеспечение резервного копирования.
• Отдел кадров – оформление личных дел сотрудников, хранение трудовых договоров.
• Руководство организации – предоставление отчётов о состоянии делопроизводства и архивных фондов;

Права и обязанности сотрудников ОДА

Права

• Запрашивать необходимые документы у других подразделений для выполнения своих задач.
• Получать информацию о нормативных актах, регулирующих делопроизводство и архивное дело.
• Предлагать улучшения в процессах документооборота.
• Участвовать в профессиональных семинарах и повышать квалификацию.

Обязанности

• Соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в документах.
• Своевременно регистрировать и распределять все входящие и исходящие документы.
• Поддерживать порядок в архивных хранилищах и соблюдать условия их хранения.
• Вести точный учёт и своевременно обновлять реестры.
• Соблюдать сроки исполнения поручений, указанных в документах.

Отчётность и контроль

Контроль за выполнением функций ОДА осуществляется:

1. Ежемесячным составлением отчёта о состоянии делопроизводства (кол-во входящих/исходящих документов, сроки исполнения, выявленные нарушения).
2. Квартальными отчётами о состоянии архивных фондов (объём, состояние, проведённые инвентаризации).
3. Периодическими проверками со стороны внутреннего аудита и контрольных органов (Росархив, Федеральная служба по надзору).

Порядок внесения изменений в положение

Изменения в настоящее Положение вносятся по инициативе руководителя ОДА или по требованию высшего руководства организации. Процедура включает:

1. Подготовку проекта изменений ответственным сотрудником.
2. Экспертизу проекта юридическим отделом.
3. Утверждение проекта на заседании совета директоров (или иной уполномоченной инстанции).
4. Регистрация изменений в реестре нормативных документов организации.

Заключительные положения

Настоящее Положение вступает в силу со дня его утверждения и подлежит обязательному исполнению всеми сотрудниками отдела делопроизводства и архива, а также другими подразделениями организации, взаимодействующими с отделом.

Контроль за соблюдением Положения возлагается на руководителя отдела и руководство организации. За нарушение требований Положения предусмотрена дисциплинарная ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами компании.