Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дата подготовки: 10:53:43 ()

Эффективное управление документальным потоком организации невозможно без чётко регламентированной работы архива. Положение об отделе ведения архива (далее – Положение) является локальным нормативным актом, который определяет порядок создания, функционирования и контроля архивного подразделения, обеспечивая сохранность, доступность и законное использование документов.

Нормативная база

Положение разрабатывается в соответствии с:

Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Приказами и указаниями Федерального архивного агентства (Росархива);
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях;
Частью второй статьи 44 Федерального закона № 79‑ФЗ от 27 июля 2004 г. «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (утверждение типовых положений об органе (отделе) ведения Государственного реестра);
Внутренними нормативными актами организации (устав, внутренние регламенты, приказы по кадровой работе).

Цели и задачи положения

Цели

Обеспечение сохранности и целостности архивных документов;
Создание условий для эффективного поиска и использования информации;
Соблюдение законодательных требований к архивному делу;
Минимизация рисков утраты, хищения или повреждения документов.

Задачи

Разработка и утверждение внутренних правил комплектования, хранения, учета и выдачи документов;
Организация размещения архива в здании(ях) и/или отдельных помещениях здания;
Формирование объединённого архивного фонда при изменении формы собственности имущества организации (передача документов организации‑правопреемника в государственную или муниципальную собственность);
Ведение номенклатуры дел, включая ежегодную замену итоговой записи о количестве заведенных дел (томов) с выделением постоянного и временного хранения;
Обеспечение обязательного информирования архивного учреждения о результатах номенклатуры дел (отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи);
Организация работы с электронными документами в соответствии с приказом Росархива (например, Приказ Росархива № 77 от );
Обеспечение подготовки и утверждения ежегодного плана работы отдела ведения архива.

Структура отдела ведения архива

Отдел ведения архива может быть организован двумя способами:

Как самостоятельное структурное подразделение организации, возглавляемое заведующим архивом;
Как функция, возложенная на лицо, ответственное за ведение архива в составе другого подразделения (общий отдел, секретариат, канцелярия и т.д.).

В первом случае в штатном расписании предусмотрены должности:

Заведующий архивом (руководитель отдела);
Старший архивариус;
Архивариус (по направлениям: комплектование, хранение, учет, выдача);
Технический специалист (работа с электронными архивами, сканирование, метаданные);
Секретарь‑референт (ведение документации отдела).

Во втором случае функции архива распределяются между существующими сотрудниками (например, бухгалтер, кадровик) с обязательным назначением ответственного за ведение архива.

Функции отдела ведения архива

Приём документов от структурных подразделений организации согласно номенклатуре дел;
Комплектование архивного фонда (формирование дел, томов, коллекций по тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим признакам);
Размещение и хранение документов в условиях, соответствующих требованиям сохранности (температура, влажность, защита от света, пожарная и охранная сигнализация);
Ведение учёта архивных документов (журналы поступления, внутренние карточки, электронные базы данных);
Обеспечение доступа к документам уполномоченным лицам (выдача в читальный зал, предоставление копий, электронный доступ);
Контроль за соблюдением сроков хранения (постоянное, временное) и своевременное уничтожение документов, подлежащих ликвидации;
Подготовка справок, выписок, архивных справок по запросам внутренних и внешних пользователей;
Взаимодействие с государственными архивами, музеями, библиотеками и научными организациями (передача документов на постоянное хранение, участие в межархивных проектах);
Ежегодное утверждение номенклатуры дел и отчётность перед руководством организации;
Обеспечение соблюдения требований к электронным документам (форматы, метаданные, резервное копирование) в соответствии с приказом Росархива.

Права и обязанности сотрудников отдела

Заведующий архивом

Руководит работой отдела, обеспечивает выполнение Положения и внутренних регламентов;
Утверждает номенклатуру дел, планы комплектования и хранения;
Организует взаимодействие с архивными учреждениями и другими подразделениями организации;
Несет ответственность за сохранность документов и соблюдение сроков хранения;
Представляет отчёты о деятельности отдела руководству и государственным архивным органам.

Архивариус

Принимает, проверяет и регистрирует поступающие документы;
Выполняет комплектование и описание дел согласно утверждённой номенклатуре;
Обеспечивает правильное размещение и хранение документов;
Осуществляет выдачу документов и контроль за их возвратом;
Ведёт учётные формы и электронные базы данных;
Участвует в подготовке архивных справок и выписок.

Технический специалист

Обеспечивает корректную работу электронного архива (системы управления документами, сканеры, серверы);
Следит за актуальностью форматов хранения и резервным копированием данных;
Консультирует сотрудников по вопросам электронного документооборота.

Порядок комплектования и хранения документов

Комплектование осуществляется в соответствии с:

Номенклатурой дел, утверждённой ежегодно;
Классификационными схемами (тематическая, номинальная, объектная, авторская, хронологическая);
Требованиями к срокам хранения (постоянное – бессрочно, временное – установленное законодательством).

Хранение документов обеспечивается:

В специализированных помещениях архива (с соблюдением температурно‑влажностного режима, защиты от света, пожарной и охранной сигнализации);
В электронном виде – на защищённых серверах с контролем доступа и регулярным резервным копированием;
При необходимости – в архиве отдела кадров или ином подразделении, оборудованном согласно правилам хранения.

Учет и использование архивных документов

Учёт ведётся в форме:

Журналов поступления и внутренних карточек дел;
Электронной базы данных с полными метаданными (номер дела, дата, автор, предмет, срок хранения, место расположения);

Информация о результатах номенклатуры дел обязательно сообщается архивному учреждению, о чём в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Использование документов допускается:

По запросам уполномоченных сотрудников организации (служебные нужды);
По официальным запросам государственных органов, судов, следственных органов;
Для научных, образовательных и культурных целей (по согласованию с руководителем отдела и при соблюдении условий конфиденциальности).

Формирование объединённого архивного фонда

В случае преобразования организации с изменением формы собственности её имущества, а также при создании организации‑правопреемника, допускается формирование объединённого архивного фонда при условии:

Передачи архивных документов организации‑правопреемника в государственную или муниципальную собственность;
Согласования порядка объединения фондов с государственными архивными органами;
Сохранения целостности и доступности документов в процессе объединения.

Ответственность

Нарушение положений Положения влечёт дисциплинарную, административную и, в случаях умышленного причинения ущерба, уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

Ответственные лица:

Заведующий архивом – за общую работу отдела и сохранность документов;
Руководитель организации – за обеспечение ресурсов (помещение, финансирование, кадры) и контроль за исполнением Положения;
Сотрудники, непосредственно работающие с документами – за соблюдение правил приёма, хранения, учёта и выдачи.

Взаимодействие с другими подразделениями и внешними организациями

Отдел ведения архива взаимодействует:

С бухгалтерией и кадровой службой – при приёме документов, связанных с финансовой и кадровой деятельностью;
С юридическим отделом – при подготовке документов для судебных и следственных органов;
С IT‑службой – при обеспечении работы электронного архива и защите информации;
С государственными архивами, музеями, библиотеками и научными организациями – при передаче документов на постоянное хранение, участии в совместных проектах и обмене опытом;
С внешними аудиторами и проверяющими органами – при предоставлении информации о состоянии архивного фонда.

Контроль и ревизия

Контроль за исполнением Положения осуществляется:

Ежеквартальными внутренними проверками (руководителем отдела и внутренним аудитом);
Ежегодной ревизией архивного фонда комиссией, включающей представителей руководства, бухгалтерии и юридического подразделения;
Периодическими проверками со стороны государственных архивных органов (Росархив, территориальные архивы).

По результатам проверок составляются акты, в которых фиксируются выявленные нарушения, предлагаются корректирующие меры и фиксируются сроки их исполнения.

Положение об отделе ведения архива является ключевым документом, обеспечивающим системный и законный подход к управлению документацией организации. Его соблюдение гарантирует сохранность исторически значимых материалов, минимизирует риски утраты и обеспечивает своевременное предоставление информации для внутренних и внешних пользователей. Разработка и регулярное обновление Положения в соответствии с изменениями законодательства и лучшими практиками архивного дела способствуют повышению эффективности работы организации в целом.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и нормативных актов, актуальных на .