Архивное дело является важнейшей составляющей информационной инфраструктуры государства. Эффективное управление в этой сфере невозможно без четкой регламентации полномочий, функций и структуры уполномоченных органов. Именно эту задачу решает Положение об управлении по делам архивов — нормативный правовой акт, устанавливающий статус и порядок работы профильного ведомства на региональном или муниципальном уровне.
Правовая основа архивного управления
Базовым документом, регулирующим отношения в сфере организации хранения и использования документов, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно данному закону, государственное управление архивным делом в Российской Федерации осуществляется федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ в пределах их компетенции.
В развитие федерального законодательства на региональном уровне принимаются собственные нормативные акты. Например, Постановление Правительства Калужской области от 10 января 2017 г. № 1 утверждает Положение об управлении по делам архивов Калужской области. Аналогичные документы действуют и в других субъектах РФ, таких как Тюменская область, где управление является исполнительным органом государственной власти, осуществляющим государственные функции в сфере архивного дела и оказанию государственных услуг.
Структура и статус архива в организации
Прежде чем говорить о региональных органах управления, важно понимать, как регулируется работа архивов внутри отдельных учреждений. Согласно актуальным правилам, архив организации может функционировать по-разному:
- Архив как самостоятельное подразделение: В этом случае разрабатывается отдельное Положение об архиве как локальный нормативный акт (ЛНА).
- Архив в составе другого отдела: Архив может входить в службу делопроизводства (управление делами, общий отдел). Тогда его правовой статус закрепляется в Положении об этом подразделении, а отдельный документ не требуется.
Важно отметить, что приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 42 было утверждено Примерное положение об архиве организации. С его вступлением в силу утратил силу устаревший приказ Комитета по делам архивов при Правительстве РФ от 18 августа 1992 г. № 176. Данное примерное положение служит методическим ориентиром для всех организаций при разработке внутренних документов.
Ключевые функции управления по делам архивов
Управление по делам архивов субъекта РФ или муниципального образования наделяется широким спектром полномочий. В соответствии с возложенными задачами, такое управление осуществляет следующие базовые функции:
- Контроль и координация: Обеспечение исполнения отдельных государственных полномочий органов местного самоуправления (например, в городских округах таких как Тольятти) в сфере архивного дела.
- Регулирование хранения: Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях.
- Сбор учетных сведений: Архивы в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом (Росархивом), обязаны представлять в управление учетные сведения об объемах хранящихся документов.
- Экспертная работа: Проведение согласований через Центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК). Например, Положение об архиве муниципального образования обязательно подлежит согласованию ЦЭПК Главархива соответствующего региона.
Порядок передачи документов в архив
Одной из важнейших функций, контроль за которой осуществляют управления по делам архивов, является своевременное комплектование архивного фонда. В соответствии с нормативными требованиями:
Архив организации принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения. При этом документы должны быть обработаны в строгом соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ.
Положение об управлении по делам архивов — это фундаментальный документ, обеспечивающий бесперебойную работу механизма сохранения исторической и оперативной памяти государства. От грамотного распределения полномочий между федеральным центром (Росархивом), региональными управлениями и конкретными организациями-источниками комплектования напрямую зависит сохранность Архивного фонда Российской Федерации для будущих поколений.