Положение по электронному архиву организации – нормативный документ‚ который фиксирует порядок создания‚ ведения‚ хранения и утилизации электронных архивных документов (ЭАД). Оно разрабатывается в соответствии с действующим законодательством РФ‚ нормативными актами Росархива и требованиями к электронному документообороту (ЭДО).
Правовая основа
Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок формирования электронного архива:
- Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г; № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов».
- Постановление ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03‑33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
- Указ Президента РФ от 22 июня 2016 г. № 378 «О Федеральном архивном агентстве» (пункт 6‚ подпункт 8).
- Приказ Росархива № 77‑2025 «Об утверждении Правил хранения архивных и электронных документов».
- Методические рекомендации ВНИИДАД (Всероссийский научно‑исследовательский институт архивного дела).
Цели и задачи положения
- Обеспечение юридической значимости и достоверности электронных документов.
- Гарантирование их сохранности в течение нормативных сроков хранения.
- Упрощение доступа к архивным материалам и ускорение их поиска.
- Снижение рисков потери информации при переходе на электронный документооборот.
- Согласование действий всех подразделений‚ участвующих в формировании и обслуживании архива.
Структура Положения
Типовое положение состоит из следующих разделов (можно адаптировать под конкретную организацию):
- Общие положения
- Наименование документа‚ дата разработки и утверждения.
- Основания для разработки (законодательные акты‚ внутренние регламенты).
- Сфера применения (какие подразделения и типы документов охватываются).
- Термины и определения
- Электронный архив‚ электронный документ‚ электронное дело‚ метаданные‚ цифровая подпись и т.д.
- Организационно‑правовые основы
- Ответственное лицо (руководитель архива‚ главный специалист по ЭДО).
- Подразделения‑участники (отделы‚ ответственные за формирование дел‚ ИТ‑служба).
- Классификация и номенклатура дел
- Критерии группировки документов (по видам деятельности‚ по юридическому статусу‚ по срокам хранения).
- Утверждённая номенклатура дел (пример: «Дела кадрового учета»‚ «Дела финансовой отчётности»‚ «Дела договоров»).
- Состав и содержание электронного архива
- Перечень типов электронных документов‚ подлежащих архивированию (приказы‚ договоры‚ бухгалтерские отчёты‚ электронные письма‚ сканы бумажных документов и др.).
- Требования к формату файлов (PDF/A‚ XML‚ DOCX‚ TIFF и др.).
- Обязательные метаданные (дата создания‚ автор‚ классификатор‚ срок хранения‚ код доступа).
- Порядок формирования электронных дел
- Создание «обложки» электронного дела (шапка с реквизитами‚ индексными полями).
- Алгоритм включения документов в дело (проверка подписи‚ соответствие метаданным‚ присвоение уникального идентификатора).
- Сроки хранения и утилизация
- Ссылка на Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 237) и указание конкретных сроков для каждой категории.
- Процедура продления срока хранения (при необходимости).
- Порядок уничтожения архивных материалов после истечения срока (утверждённый акт об утилизации).
- Контроль доступа и безопасность
- Роли пользователей (читатель‚ редактор‚ администратор).
- Механизмы аутентификации (логин/пароль‚ двухфакторная аутентификация‚ сертификаты).
- Шифрование хранимых файлов и резервных копий.
- Регистрация действий (журнал доступа‚ журнал изменений).
- Техническое обеспечение
- Система электронного документооборота (СЭД) и её интеграция с архивным модулем.
- Требования к серверному оборудованию‚ резервному копированию и восстановлению.
- Поддержка форматов PDF/A‑2‚ XML‑архивов‚ цифровой подписи (КЭП).
- Ответственность и контроль
- Ответственность руководителя архива за соблюдение сроков и правильность оформления дел.
- Ответственность ИТ‑службы за техническую целостность системы.
- Контроль со стороны внутреннего аудита и внешних проверяющих органов.
- Порядок разработки‚ утверждения и внесения изменений
- Инициатива разработки (дирекция‚ отдел документооборота).
- Экспертный обзор (юридический отдел‚ отдел охраны труда).
- Утверждение руководителем организации.
- Регистрация в реестре нормативных актов организации.
Примерный шаблон Положения (выдержка)
ПОЛОЖЕНИЕ о порядке создания и ведения электронного архива в ООО «Пример» Общие положения Настоящее Положение разработано в соответствии с Приказом Росархива от № 237‚ Приказом Росархива № 77‑2025 и другими нормативными актами РФ. Положение распространяется на все подразделения ООО «Пример»‚ участвующие в формировании‚ хранении и использовании электронных архивных документов. Термины и определения Электронный архив – совокупность электронных дел‚ содержащих архивные документы‚ оформленные в соответствии с настоящим Положением. Электронное дело – набор электронных документов‚ объединённых по единой теме и оформленных в соответствии с установленной номенклатурой дел. Организационно‑правовые основы Ответственное лицо – главный специалист по архиву (далее – Руководитель архива). Подразделения‑участники – отделы‚ формирующие документы‚ и ИТ‑служба‚ обеспечивающая техническую поддержку. Состав и содержание электронного архива В архив включаются документы‚ подпадающие под Перечень типовых управленческих архивных документов (Приложение А). Формат файлов – PDF/A‑2‚ XML‚ TIFF. Все документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП). Порядок формирования электронных дел При формировании дела создаётся «обложка» (шапка) с реквизитами: название дела‚ код‚ срок хранения‚ ответственный. Каждый документ получает уникальный идентификатор и обязательные метаданные (дата‚ автор‚ классификатор). Сроки хранения и утилизация Сроки хранения определяются Приложением А. По истечении срока документы подлежат уничтожению в соответствии с актом об утилизации № 01‑2026. Доступ и безопасность Доступ к архиву осуществляется по ролям: Читатель‚ Редактор‚ Администратор. Все операции фиксируются в журнале доступа. Ответственность Руководитель архива несёт ответственность за соблюдение сроков хранения и корректность оформления дел. ИТ‑служба отвечает за резервное копирование и восстановление данных. Утверждение Настоящее Положение утверждено приказом директора ООО «Пример» от № 12.
Практические рекомендации по внедрению
- Проведите аудит текущих документов. Выявите‚ какие бумаги уже оцифрованы‚ а какие требуют сканирования.
- Определите ответственных. Назначьте руководителя архива и ответственных за каждое направление (кадры‚ финансы‚ юридический отдел).
- Выберите СЭД. Убедитесь‚ что система поддерживает форматы PDF/A‚ электронную подпись и интеграцию с архивным модулем.
- Разработайте номенклатуру дел. Согласуйте её с отделами и утвердите в Положении.
- Обучите персонал. Проведите семинары по работе с электронными подписями‚ метаданными и правилам доступа.
- Настройте резервное копирование. Делайте минимум две копии: локальную и облачную‚ проверяйте восстановление минимум раз в квартал.
- Периодически проверяйте соответствие. Проводите внутренний аудит не реже одного раза в год.
Положение по электронному архиву организации – фундаментальный документ‚ который позволяет обеспечить юридическую силу‚ сохранность и доступность электронных документов в течение установленных законодательством сроков. Его правильное составление‚ утверждение и последующее соблюдение позволяют организации эффективно управлять информационными ресурсами‚ минимизировать риски потери данных и соответствовать требованиям государственных органов.
Для ускорения процесса рекомендуется использовать примерное положение‚ разработанное Росархивом‚ адаптировать его под специфические нужды компании и оформить в виде официального акта‚ подписанного руководителем.
Дата актуализации: г. 22:13:46 (по серверному времени). Информация собрана из официальных источников Росархива‚ ФКЦБ России и методических рекомендаций ВНИИДАД.