Получение архивных справок, копий документов или извлечений из государственных архивов Украины – процесс, регулируемый рядом законов и нормативных актов. В статье рассмотрены правовые основы, порядок подачи запроса, сроки выполнения, способы оплаты и особенности обращения для разных категорий заявителей (граждан, исследователей, иностранцев).

Правовая база

• Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (со всеми изменениями) – определяет порядок работы архивов, сроки выполнения запросов и виды предоставляемой информации.
• Статья 18 этого закона регламентирует порядок выполнения запросов юридических и физических лиц и оформления архивных справок (копий, извлечений).
• Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц‑предпринимателей» – применяется при запросах, связанных с юридическими лицами.
• Закон Украины «Об информации» – устанавливает права граждан на доступ к архивным сведениям.

Кому может потребоваться запрос в архив?

1. Гражданам Украины – для получения актов гражданского состояния (рождения, брака, смерти), справок о собственности, военной службы и др.
2. Генеалогам и исследователям – для восстановления семейных историй, подтверждения гражданства, подачи документов в посольства.
3. Иностранным гражданам – для получения документов, необходимых для виз, натурализации или подтверждения родственных связей.
4. Юридическим лицам – для подтверждения прав собственности, исторических данных о предприятии и т.п.

Как оформить запрос?

Содержание письма‑запроса

Запрос должен быть оформлен в письменной форме (бумажный вариант, электронное письмо или через онлайн‑портал архива). В документе необходимо указать:

• Полные ФИО заявителя (или название организации).
• Контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail).
• Основание обращения (например, «для получения копии метрической книги о рождении 1942 г.»).
• Точный перечень запрашиваемых документов (название реестра, номер дела, период).
• Цель получения справки (гражданская, юридическая, научно‑историческая и т.д.).
• Согласие на оплату государственной пошлины (при необходимости) и указание способа оплаты.

Формы подачи

Запрос можно подать:

• Лично в приемном отделе архива (по адресу, указанному на официальном сайте).
• По почте – отправив оригинал запроса заказным письмом.
• Электронной почтой – если архив поддерживает e‑mail‑обращения (пример: archivedigital-docs@ukr.gov.ua).
• Через официальный веб‑портал Державної архівної служби України – заполнить онлайн‑форму и загрузить сканы документов.

Пример письма‑запроса

От: Иванов Иван Иванович
Адрес: ул. Пушкина, д.10, кв.5, г. Киев, 01001
Тел.: +380 67 123 4567
E‑mail: ivanov@example.com

Кому: Государственный архив Винницкой области
Тема: Запрос копии метрической книги о рождении за 1942 г.

Уважаемые коллеги!

В соответствии со статьей 18 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» прошу предоставить копию (извлечение) из метрической книги № 12, содержащей запись о рождении моего отца:
ФИО: Петров Петр Петрович,
Дата рождения: ,
Место рождения: село Ковалевка, Винницкая область.
Цель получения справки – подтверждение гражданства для получения загранпаспорта.
Готов оплатить государственную пошлину в размере 150 грн. (прилагаю копию платежного поручения).

С уважением,
Иванов И.И.

Сроки выполнения запроса

Согласно нормативному акту, архив обязан:

• Зарегистрировать запрос в течение 5 дней с момента его получения.
• Выполнить поиск и подготовить документ в сроки, установленные законом «Об обращениях граждан» (обычно – до 30 дней, но может быть продлено до 60 дней в случае сложных дел).

Плата за услуги

Оплата зависит от типа и объёма запрашиваемых материалов:

• Копия (извлечение) – от 50 грн. за лист.
• Оцифровка (скан) – от 30 грн. за лист.
• Экспресс‑выполнение (в течение 5‑10 дней) – дополнительный надбавочный процент (около 30 %).

Оплату можно произвести:

• Наличным в кассе архива.
• Банковским переводом (указывается реквизит в ответе архива).
• Электронными платёжными системами (если архив поддерживает онлайн‑оплату).

Как получить готовый документ

1. После завершения поиска архив направит вам уведомление о готовности (по e‑mail или телефонным звонком).
2. Вы можете получить справку:
   • Лично – в приемном отделе архива (предъявив паспорт и квитанцию об оплате).
   • По почте – отправив запрос на доставку (доплатив стоимость пересылки).
   • Электронно – в виде скан‑копии (если вы выбрали цифровой вариант).
3. При необходимости оформить апостиль (для использования за границей) – укажите эту цель в запросе, и архив выдаст документ с соответствующей печатью.

Особенности для разных категорий заявителей

Граждане Украины

Для получения актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть) старше 75 лет требуется подтверждение родства (доверенность) и указание цели обращения. По закону такие запросы рассматриваются в приоритетном порядке.

Генеалогические исследования

Если вы ищете предков, рекомендуется:

• Уточнить точный период и место (область, район, село).
• Обратиться в региональный архив (например, Государственный архив Винницкой области) – их контакты доступны на сайте Бекет.
• Подать запрос через электронную почту или онлайн‑форму, указав, что документ нужен для получения апостиля.

Иностранные граждане

Иностранцам запрос можно подать:

• Лично в любой украинский архив (по доверенности).
• По электронной почте – в письме следует указать перевод на английский (или украинский) язык и приложить копию паспорта.
• Через посреднические юридические компании (например, МИБ), которые помогают оформить запрос и оплатить пошлину.

Важно помнить, что некоторые архивы могут требовать нотариально заверенную переводную копию паспорта и подтверждение цели (например, виза, натурализация).

Юридические лица

Для компаний запросы часто связаны с историей предприятия, правом собственности или судебными делами. В таком случае в запросе необходимо указать:

• Регистрационный номер компании.
• Номер дела в архиве (если известен).
• Сроки, за которые требуется предоставить документы (по суду).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить архивный документ без оплаты?

В исключительных случаях (например, при судебном решении) оплата может быть отменена, но об этом необходимо договориться с архивом заранее.

Сколько времени занимает поиск старых документов (более 75 лет)?

Сроки могут увеличиваться до 60 дней, если материал находится в закрытом фонде или требует реставрации.

Можно ли получить несколько копий одного документа?

Да, но за каждую копию взимается отдельная плата.

Какие документы нужны для подтверждения личности?

Паспорт (для граждан Украины – внутренний паспорт, для иностранцев – заграничный) и, при необходимости, доверенность.

Как оформить апостиль на полученный документ?

Укажите в запросе необходимость апостиля. После получения справки обратитесь в Министерство юстиции Украины или в уполномоченный центр для проставления апостиля.

Полезные ссылки и контакты

• Официальный портал Державної архівної служби України – онлайн‑форма подачи запросов.
• Центральный государственный электронный архив Украины – archivedigital-docs@ukr.gov.ua, телефон +38 (050) -07‑42‑69.
• Юридическая компания МИБ – помощь в оформлении запросов: mib.ua;
• База данных «Бекет» – адреса всех архивов Украины: beket.com.ua.

Запрос в архив Украины – процесс, который требует внимательного подхода к оформлению письма, соблюдения правовых требований и своевременной оплаты. Следуя описанным шагам, вы сможете получить нужный документ в установленные сроки, будь то справка о рождении, исторический акт или юридическое подтверждение. При возникновении сложностей рекомендуется обратиться к профессиональным юристам или в специализированные сервисы, такие как МИБ, которые помогут ускорить процесс и избежать ошибок.

Дата публикации: