Получение документов, подтверждающих факты рождения, заключения брака, развода или смерти,, одна из самых востребованных государственных услуг․ Если запись акта гражданского состояния была сделана давно, документы могут находиться не в ЗАГСе, а в государственном архиве․ Данная статья подробно разбирает правовые основы, порядок обращения, размеры госпошлины и нюансы получения архивных справок и повторных свидетельств физическими лицами․

Нормативная правовая база

Деятельность по выдаче документов из архивных фондов строго регламентируется федеральным законодательством․ Основные нормативные акты:

• Федеральный закон от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (ст․ 39, 42, 45) — определяет порядок государственной регистрации, хранения и выдачи документов․
• Налоговый кодекс РФ (ст․ 333․26, п․ 6 п․ 1) — устанавливает размеры государственной пошлины․
• Административные регламенты предоставления государственных услуг (утвержденные Министерством юстиции РФ и региональными органами исполнительной власти)․
• Приказ Минюста РФ от № 173 — утверждает формы справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов госрегистрации актов ЗАГС․
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» — регулирует порядок передачи документов в архивы и пользовательских услуг архивов․

Где хранятся документы: ЗАГС или Архив?

Понимание того, куда обращаться, сэкономит время․ Правило простое: оно зависит от срока хранения в органе ЗАГС․

Сроки хранения в органах ЗАГС (передача в архив по истечении):

• Актовые книги о рождении и заключении брака: 100 лет․
• Актовые книги о смерти, разводе, установлении отцовства, изменении имени: 75 лет (ранее был срок 50 лет для смерти, актуализировано законодательством)․

Процедура передачи книг в архив (по данным Росархива):

1. Составляется опись актовых книг в 3 экземплярах․
2. Составляется акт приема-передачи в 1 экземпляре․
3. Три экземпляра описи и один акт передаются в архив вместе с книгами и справочно-поисковыми средствами․
4. Один экземпляр описи и один акт остаются в органе ЗАГС субъекта РФ․
5. Допускается составление отдельных описей по типам актов (рождение, брак, смерть)․

Кто имеет право на получение документов?

Согласно ст․ 42 ФЗ № 143-ФЗ, право на получение документов, подтверждающих госрегистрацию актов ЗАГС, имеют:

• Сами заинтересованные лица (в отношении которых произведена запись) — при жизни․
• Родственники умершего (супруг, дети, родители, братья/сестры, дедушки/бабушки, внуки), в случае смерти гражданина․
• Иные заинтересованные физические лица — при наличии оснований (например, для защиты своих прав и законных интересов, подтверждения факта родства при наследовании, получении пенсии и т․д․)․
• Юридические лица, только в случаях, прямо предусмотренных федеральным законом (нотариусы, суды, органы опеки, Пенсионный фонд и др․)․

Примечание: Для получения справки из архива о живом лице (например, справка о заключении брака) часто требуется нотариальная доверенность или письменное согласие самого лица, если запрашивает не он сам․

Виды выдаваемых документов

В зависимости от места хранения и цели, выдаются разные формы:

Размер государственной пошлины (Актуально на 2026 год)

Согласно п․ 6 п․ 1 ст․ 333․26 Налогового кодекса РФ:

• 200 рублей — за выдачу физическим лицам справок из архивов органов ЗАГС и иных уполномоченных органов (архивная справка/выписка)․
• 500 рублей, за выдачу повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния (в органе ЗАГС)․

Внимание: Некоторые региональные порталы госуслуг (например, Республика Татарстан в отдельных сведениях) могут указывать сумму 350 руб․, однако федеральный Налоговый кодекс устанавливает единый размер 200 руб․ для архивной справки․ При оплате через Госуслуги или банк выбирайте КБК и код платежа именно для «выдачи справок из архивов органов ЗАГС»․

Пошаговый алгоритм получения архивной справки

Этап 1․ Определение архива-хранителя

Нужно узнать, в какой именно архив переданы книги нужного ЗАГС за нужный год․ Обычно это:

• Государственный архив области/края/республики (для районных/городских ЗАГС)․
• Государственный архив города федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь)․
• Специализированные архивы (например, Архив Внешней политики РФ, для консульских актов, РГАКФД, для кинофото, но для ЗАГС почти всегда региональные госархивы)․

Информацию можно уточнить на сайте Управления ЗАГС региона или на портале «Архивы России» (archives․gov․ru)․

Этап 2․ Подготовка заявления и документов

Необходимый пакет:

1. Заявление (форма свободная или по образцу архива/Госуслуг)․ Указываются: ФИО заявителя, паспортные данные, контакты, ФИО лица по записи, дата и место события (как минимум год и ЗАГС)․
2. Копия паспорта заявителя (разворот с фото и пропиской)․
3. Документы, подтверждающие родство/заинтересованность (если запись не о вас): свидетельства о рождении/браке цепочкой, свидетельство о смерти, нотариальное завещание, решение суда и т․д․
4. Квитанция об оплате госпошлины (200 руб․)․ Оплатить можно заранее (через Госуслуги, банк, терминал) или в кассе архива (если есть)․
5. Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в архиве/МФЦ) — если оформляет представитель․

Этап 3․ Подача запроса

Способы обращения:

• Через портал Госуслуг (ЕПГУ / РПГУ) — удобнее всего, отслеживание статуса, оплата онлайн, получение результата по почте или в МФЦ․
• Лично в читальне архива — заполнение читательского билета, заявки-формы (обычно ф․ № 79 или аналогичной)․ Поиск может занять время (от нескольких дней до месяца)․
• По почте (заказное письмо с вложением) — отправка пакета документов в архив․ Ответ придет заказным письмом․
• Через МФЦ «Мои Документы» — в многих регионах МФЦ принимают запросы в архивы (субагентство)․

Этап 4․ Поиск и изготовление справки

Архивный сотрудник производит поиск по опсям (указателям) и справочно-поисковым средствам (алфавитным указателям, реестрам)․

• Если у вас есть точные данные (ФИО, дата, номер ЗАГС, номер записи), поиск быстрый (1-3 дня)․
• Если данных мало (только ФИО и год, без места) — поиск может быть платным (по тарифам архива на сложные поисковые работы) или отказано в бесплатном поиске․

Этап 5․ Получение результата

Согласно практике архивов (КонсультантПлюс): «Архивная справка направляется заявителю, после представления в государственный архив квитанции об ее оплате, по почте или выдается ему или доверенному лицу на руки»․

• На руки — в читальне архива или МФЦ по уведомлению․
• Почта России — заказное письмо с описью вложения (платная доставка часто оплачивается отдельно или включена в услугу МФЦ)․
• Электронный вид, через Госуслуги (подписанная ЭП архива) — в некоторых регионах внедряется․

Сроки предоставления услуги

• ЗАГС (повторное свидетельство): до 30 календарных дней (обычно 1-7 дней при личном обращении)․
• Государственный архив (справка): согласно Административному регламенту архива, как правило до 30 календарных дней с момента регистрации заявления․ В читальне можно получить быстрее (в день обращения или через несколько дней), если индексы в наличии и книга не на консервации․

Особенности генеалогических и биографических запросов

Многие обращаются в архивы за справками для составления родословной․

• Полный поиск по фамилии за диапазон лет — услуга часто платная (тарифы устанавливает каждый архив самостоятельно), так как выходит за рамки стандартной госуслуги «выдача справки по известным реквизитам»․
• Метрические книги (до 1917-1919 гг․), хранятся в тех же государственных архивах․ Выдаются выписки (ксерокопии/цифровые снимки) по тем же правилам․
• Использование портала «Архивы России» — позволяет удаленно просматривать описи и заказывать копии документов (сканы) за отдельную плату․

Типичные причины отказа и как их избежать

Электронные сервисы и современные удобства

• Госуслуги (Госуслуги Москвы, Региональные порталы): Позволяют заказать справку из архива полностью дистанционно․ Нужно выбрать услугу «Выдача справки из архива органов ЗАГС» (часто скрыта в разделе «Документы, семья, дети» -> «Архивные справки»)․
• Портал «Архивы России» (archives․gov․ru): Единая точка входа для поиска по описям, заказа копий документов (сканов) и оплаты архивных услуг․
• МФЦ: В большинстве регионов МФЦ работают как приемные пункты архивов (субагенты), что позволяет не ехать в архив (часто расположенный в неудобном месте) и получить справку рядом с домом․

Получение справки из архива органов ЗАГС — процедура стандартная, но требующая внимательности к реквизитам записи и месту хранения․ Ключевые моменты для успеха:

1. Уточните, истек ли 100/75-летний срок хранения, это определит адресата (ЗАГС или Архив)․
2. Собирайте максимально полные входные данные (ФИО, дата, номер ЗАГС, номер записи/тома)․
3. Оплачивайте госпошлину 200 рублей по правильным реквизитам (КБК 1###-###-####16000130 — для справок из архивов)․
4. Используйте Госуслуги или МФЦ для удаленного оформления и получения․
5. При отрицательном результате поиска требуйте официальную справку об отсутствии записи для обращения в суд․

Архивные справки имеют полную юридическую силу и являются основным документом для подтверждения фактов гражданского состояния, произошедших в прошлом, что необходимо для наследования, пенсий, гражданства и восстановления утраченных документов․

Статья подготовлена на основе действующего законодательства (ФЗ № 143-ФЗ, НК РФ, Приказ Минюста № 173) и открытых данных порталов Госуслуг, Управлений ЗАГС и Росархива (данные на )․ Размеры пошлин и регламенты могут меняться, актуальную информацию уточняйте на официальных ресурсах․