Получение архивных справок, выписок, копий документов и иной информации из центрального государственного архива – процесс, требующий точного оформления запроса․ В статье представлены:

• правовая база и кто имеет право подавать заявление;
• перечень обязательных документов;
• структура типового заявления;
• готовые образцы (печатные и электронные);
• советы по заполнению и типичные ошибки․

Правовая основа обращения в архив

Деятельность государственных архивов регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ) и нормативными актами конкретных архивов (приказами, инструкциями)․ Согласно статье 8 закона, физические и юридические лица, а также их представители имеют право запрашивать архивные материалы, если они не подпадают под ограничения, установленные законодательством о защите персональных данных и государственной тайне․

Кто может подать заявление

Заявление могут подать:

1. Гражданин РФ (в т․ч․ иностранный гражданин, если документ относится к публичному достоянию);
2. Юридическое лицо (компания, организация, фонд);
3. Представитель заявителя – доверенное лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности․

Обязательные документы к заявлению

Для успешного рассмотрения запроса необходимо приложить:

• паспорт (для физических лиц) или учредительные документы (для юридических лиц);
• нотариально заверенную доверенность (если заявление подаёт представитель);
• квитанцию об оплате государственной пошлины (если она предусмотрена);
• при необходимости – согласие на обработку персональных данных․

Структура типового заявления

Заявление в центральный архив оформляется в свободной форме, но рекомендуется соблюдать следующую структуру:

1. Шапка заявления – наименование архива, ФИО заявителя, реквизиты (паспорт, ИНН, ОГРН и др․)․
2. Текст обращения – цель запроса, указание конкретных архивных фондов, дел, листов, дат․
3. Обоснование права – указание, почему заявитель имеет право на доступ (личный интерес, научный, правовой и т․п․)․
4. Перечень прилагаемых документов – список всех приложений․
5. Подпись и дата․

Образец заявления (печатный вариант)

Образец для физического лица

В Центральный государственный архив
Адрес: 191023, г․ Санкт‑Петербург, ул․ Дворцовая, 10

От: _______________________________
(Ф․И․О․) __________________________
паспорт: серия ___ номер ________, выдан ________________
тел․: ____________________________
Э‑mail: __________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать (вручную/по почте) архивную справку/выписку/копию
по следующему документу (указать точный архивный фонд, дело, лист, дату):

- Архивный фонд: _______________________
- Дело (№): ___________________________
- Листы (если известны): ______________
- Период (даты): _____________________

Основание для обращения: _________________________________
(личный интерес, научный проект, подготовка к суду и др․)

К заявлению прилагаю:
Копию паспорта․
Квитанцию об оплате пошлины (____ руб․)․
(При необходимости) доверенность № ______ от ________․

«___» __________ 2026 г․ _______________________
(подпись заявителя)

Образец для юридического лица

В Центральный государственный архив
Адрес: 191023, г․ Санкт‑Петербург, ул․ Дворцовая, 10

От: _______________________________________
(Наименование организации) ___________________
ИНН _____________, ОГРН _____________
Юридический адрес: _________________________
Тел․: ________________________, Факс: ___________
Э‑mail: ________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Настоящим просим предоставить архивные материалы, относящиеся к
следующим документам:

- Архивный фонд: _______________________
- Дело (№): ___________________________
- Листы (если известны): ______________
- Период (даты): _____________________

Цель запроса: _______________________________________
(исследовательская работа, подготовка к судебному разбирательству,
внутренний аудит и др․)

К заявлению прилагаем:
Выписку из ЕГРЮЛ (копия)․
Доверенность № ______ от ________ (если заявление подаёт представитель)․
Квитанцию об оплате государственной пошлины (____ руб․)․

«___» __________ 2026 г․ _______________________
(подпись уполномоченного лица, должность)

Электронный запрос в архив

Большинство центральных архивов принимают запросы через официальный портал Госуслуги или через собственную электронную форму․ При оформлении электронного заявления следует:

• зарегистрироваться в системе и подтвердить личность (СКЗИ);
• заполнить онлайн‑форму, используя те же поля, что и в бумажном образце;
• загрузить сканы всех подтверждающих документов;
• оплатить пошлину онлайн (если требуется);
• сохранить номер заявки – им будет пользоваться при уточнении статуса․

Сроки рассмотрения и выдачи

Согласно нормативным актам, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов․ При необходимости более детального поиска срок может быть продлён до 60 дней, о чём заявителю будет направлено уведомление․

Типичные ошибки при заполнении заявления

Полезные ссылки

• Официальный портал государственных архивов РФ
• Госуслуги – электронные запросы в архивы
• Инструкция по оформлению заявлений (PDF)

Правильно оформленное заявление – залог быстрой и безболезненной работы с центральным архивом․ Следуйте приведённым образцам, проверяйте наличие всех приложений и не забывайте указывать цель обращения․ При соблюдении всех требований архив предоставит нужные справки, выписки или копии в установленные сроки․

Помните: точность формулировок и полнота документов ускоряют процесс и позволяют избежать лишних запросов повторно․