Получение сведений о заработной плате из архива часто требуется для:

• оформления пенсии;
• подтверждения трудового стажа при приёме на работу;
• получения визы или вида на жительство;
• судебных разбирательств (алименты, компенсации);
• восстановления утерянных трудовых книжек.

Ниже – пошаговое руководство, основанное на актуальной информации из открытых источников (национальный архив Республики Беларусь, портал mos.ru, КонсультантПлюс, ГАРФ, РГАЭ и др.).

Нормативная база

В Российской Федерации и Республике Беларусь право на получение архивных справок о заработной плате закреплено:

• в Федеральном законе «О персональных данных» (ст. 6, 10) – гражданин имеет право запросить сведения, касающиеся его персональных данных;
• в Федеральном законе «О государственной архивной службе в Российской Федерации» (ст. 12) – архивы обязаны предоставлять запрашиваемую информацию по письменным заявлениям;
• в Законе Республики Беларусь «Об архивном деле» (ст. 23) – аналогичное положение о предоставлении сведений по запросу.

Важно: архивы не производят расчёт среднемесячного или среднегодового заработка (КонсультантПлюс, п. 3.3.3). Они лишь выдают копии документов, из которых заявитель самостоятельно рассчитывает нужные показатели.

Какие документы могут содержать сведения о заработной плате

В зависимости от периода и типа организации архив может хранить следующие виды материалов:

1. Личные карточки работника (форма Т-2, Т-2А) – содержат ежемесячные начисления, удержания, итоговую сумму к выдаче.
2. Ведомости по начислению заработной платы (журналы, ведомости формы П-4, П-5) – показывают «всего начислено» за период.
3. Приказы о приёме, переводе, увольнении – подтверждают факты трудоустройства и изменения условий оплаты.
4. Трудовые договоры и соглашения – фиксируют оклад, надбавки, систему оплаты.
5. Справки о заработной плате, выданные ранее организацией – иногда хранятся в архиве как копии.
6. Документы по учёту страховых взносов (формы РСВ-1, 4-ФСС) – полезны для подтверждения стажа и размера уплаченных взносов.

Обратите внимание: в графе «сумма к выдаче» могут быть удержания (налоги, алименты, прочие вычеты). Для пенсионных расчётов берёться именно графа «всего начислено» (КонсультантПлюс).

Порядок подачи запроса

Подготовка заявления

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

• ФИО заявителя (полностью, как в паспорте);
• дата и место рождения;
• номер контактного телефона и e‑mail;
• адрес для получения ответа (электронный или почтовый);
• период, за который требуется информация (например, « – »);
• наименование организации (или её преемника), в которой работал заявитель;
• цель запроса (пенсия, трудоустройство, виза и т.д.);
• подпись и дата.

Пример формы можно скачать с сайта Национального архива Республики Беларусь (Образец 1 о стаже работы, Образец 2 о заработной плате) или с портала mos.ru.

Способы подачи

• Лично в архиве – приём в часы работы, выдача квитанции о приёме.
• По почте – заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
• Электронно через официальные порталы (mos.ru, Госуслуги, сайт конкретного архива) – часто доступно заполнение онлайн‑формы и приложение сканов документов.
• Через представителя – по доверенности, заверенной нотариусом.

Срок исполнения

Согласно законодательству и внутренним регламентам архивов, ответ должен быть предоставлен не позднее 30 календарных дней с даты регистрации запроса (см. пример из архива Амурской области). В некоторых регионах срок может быть продлён до 60 дней при большом объёме работы – об этом следует уточнить при подаче.

Особенности работы с разными архивами

Национальный архив Республики Беларусь

Согласно информации за 2025 год, в фондах Национального архива РБ нет документов о стаже работы в организациях с организационно‑правовой формой ООО, ОАО, ЗАО, ЧУП, ИП. Поэтому запрос о заработной плате за период после 1991 г. в этих организациях следует направлять непосредственно в бывший работодатель или в его правопреемника.

Для советского периода (до 1991 г.) архив хранит личные карточки и ведомости предприятий министерств и ведомств.

Портал mos.ru (Москва)

С 2020 г. через mos;ru выдано более 34 тыс. архивных справок, из них свыше 12 тыс. – о заработной плате. Запрос подаётся в разделе «Архивные справки» → «Справка о заработной плате, трудовом стаже или учёбе». После заполнения формы система автоматически формирует PDF‑заявление, которое направляется в соответствующий архив (Городской архив Москвы или архив бывшего предприятия).

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

ГАРФ предоставляет справки о заработной плате граждан, работавших в учреждениях и ведомствах высших органов власти. Форма заявления доступна на сайте архива; обязательные поля отмечены звёздочкой.

Российский государственный архив экономики (РГАЭ)

Специализируется на документах предприятий и организаций экономического профиля. Заявление на исполнение социально‑правового запроса о заработной плате подаётся через сайт РГАЭ; в форме указываются реквизиты организации и период интереса.

Архивные фонды Санкт‑Петербурга

При наличии в фонде ликвидированных предприятий документов по конкретному предприятию выдаётся архивная справка на бумажном носителе. Запрос подаётся в письменном виде; ответ формируется в виде справки, выписки или копии документа.

Как правильно оформить архивную справку о заработной плате

Архивная справка обычно содержит:

• шапку с названием архива, его реквизитами и номером справки;
• данные заявителя (ФИО, дата рождения);
• наименование организации, период работы;
• перечень использованных документов (номера дел, листы, даты);
• таблицу с ежемесячными начислениями (или ссылкой на ведомость, где они содержатся);
• итоговую сумму «всего начислено» за запрашиваемый период;
• подпись уполномоченного сотрудника архива, печать и дата выдачи.

Если в архиве нет ведомостей за весь период, справка может содержать только те месяцы, за которые документы сохранились. В этом случае заявитель получает уведомление о частичной доступности информации.

Расчёт среднемесячного и среднегодового заработка

Как отмечено в КонсультантПлюс, архивы не производят расчёты. Поэтому после получения справки необходимо:

1. Сложить все суммы «всего начислено» за каждый месяц периода.
2. Разделить полученную итоговую сумму на количество месяцев (для среднемесячного) или на 12 (для среднегодового, если период составляет год).
3. При необходимости скорректировать суммы на инфляцию или пересчитать в текущие цены (по указаниям Пенсионного фонда).

Важно не путать графу «всего начислено» с графой «сумма к выдаче» – последняя включает удержания и не подходит для пенсионных расчётов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку, если организация ликвидирована?

Да. В этом случае документы передаются в архив ликвидированных предприятий (например, фонд Администрации Санкт‑Петербурга). Запрос направляется в соответствующий архив.

Нужно ли заверять справку нотариусом?

Для большинства целей (пенсия, трудоустройство) достаточно архивной печати и подписи. Нотариальное заверение требуется только при подаче в некоторые зарубежные органы (консульства, миграционные службы).

Что делать, если в архиве ответили, что документов нет?

Сначала уточните, действительно ли организация относилась к фонду, в который вы обратились. Возможно, документы хранятся в архиве преемника организации или в региональном архиве по месту нахождения предприятия. При отсутствии информации можно запросить справку о невозможности предоставления документов – такая справка также принимается некоторыми учреждениями как подтверждение отсутствия данных.

Можно ли получить информацию через СЭДО?

С 2024 г. в системе 1С:ЗУП реализован механизм запроса данных о заработной плате напрямую у СФР через СЭДО (Софт‑Юнион). Это удобно для текущих сотрудников, но для архивных данных (за периоды до введения СЭДО) всё равно требуется обращение в архив.

Практические советы

• Сохраняйте копии всех отправленных заявлений и квитанций о приёме – они могут понадобиться при споре о сроках ответа.
• Если запрос направляется через электронный портал, проверьте, что в личном кабинете отметка о принятии заявления появилась в течение одного рабочего дня.
• При получении справки сверьте её с исходными документами (если они у вас есть) – иногда в архиве попадают опечатки в ФИО или датах.
• Для пенсионных расчётов лучше запросить справку за весь трудовой стаж, а не только за последние годы – это упростит подтверждение прав.
• Если организация находилась в другом регионе, направляйте запрос в архив того субъекта РФ, где она была зарегистрирована.

Получение архивной справки о заработной плате – это законный и доступный способ подтвердить свои доходы и трудовой стаж. Успех запроса зависит от точного указания периода, наименования организации и правильного оформления заявления. Следуя представленной инструкции, вы сможете минимизировать время ожидания и получить достоверные документы, необходимые для пенсионного оформления, трудоустройства или решения других юридических вопросов.

Удачи в получении нужной информации!