Понятие состава архивного фонда является ключевым в архивоведении‚ так как от его правильного понимания зависит сохранность документального наследия‚ доступность информации для общества и государства‚ а также законность архивной работы․ В Российской Федерации правовой основой‚ регулирующей вопросы состава архивного фонда‚ является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ а также подзаконные акты (Постановления Правительства‚ приказы Росархива)․

Понятие Архивного фонда Российской Федерации

Согласно ст․ 5 ФЗ № 125-ФЗ‚ Архивный фонд Российской Федерации — это совокупность архивных документов‚ независимо от их источника происхождения‚ времени создания‚ места хранения‚ формы представления информации и носителя‚ которые находятся на территории Российской Федерации и подлежат обязательному сохранению․

Важнейший принцип: в состав Архивного фонда РФ входят документы независимо от источника их происхождения (государственные органы‚ местное самоуправление‚ общественные организации‚ коммерческие структуры‚ частные лица)‚ времени создания и формы представления (бумажные‚ электронные‚ фотопленки‚ аудиовидеозаписи и др․)․

Две составляющие Архивного фонда РФ

Закон (ст․ 5 ФЗ № 125-ФЗ) четко делит Архивный фонд РФ на две части:

• Государственная часть Архивного фонда РФ — образуется архивными фондами и архивными коллекциями‚ которые находятся в государственной собственности (в ведении федеральных органов исполнительной власти‚ органов власти субъектов РФ‚ органов местного самоуправления‚ государственных архивов)․
• Негосударственная часть Архивного фонда РФ, образуется архивными фондами и архивными коллекциями‚ находящимися в негосударственной (частной‚ общественной‚ религиозной и иной) собственности‚ но подлежащими обязательному сохранению в соответствии с законодательством․

Данное разделение определяет режим хранения‚ доступа‚ экспертизы и ответственность за сохранность документов․

Элементарные единицы состава: Архивный фонд и Архивная коллекция

Структурными единицами‚ из которых складывается Архивный фонд РФ (и любой конкретный архив)‚ являются:

Архивный фонд (в узком смысле)

Это совокупность архивных документов‚ образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного создателя (юридического лица, организации‚ учреждения‚ предприятия‚ либо физического лица)․

Ключевые признаки архивного фонда:

1. Единство создателя: документы произведены одним субъектом (организацией или человеком)․
2. Естественность: документы образовались естественным путем в процессе деятельности‚ а не подобраны искусственно․
3. Организованность: документы имеют внутреннюю структуру‚ отражающую функции и структуру создателя․

Архивная коллекция

Это искусственно собранная совокупность архивных документов‚ объединенных по какому-либо признаку (тематическому‚ хронологическому‚ типовым‚ личному составу и т․д․)‚ имеющая единое описание․

Примеры: коллекция фотографий «История города»‚ коллекция наградных документов‚ коллекция личных дел поступавших на работу в определенный период․

Порядок включения документов в состав Архивного фонда

Переход документов из текущего делопроизводства в состав Архивного фонда (архивирование) происходит не автоматически‚ а на основании экспертизы ценности документов․

Экспертиза ценности документов

Согласно ст․ 9 ФЗ № 125-ФЗ‚ экспертиза проводится экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК)‚ создаваемыми в организациях-создателях документов․ Задача ЭПК, определить сроки хранения дел: временные (10‚ 50‚ 75 лет и др․) или постоянные․

Только документы‚ признанные экспертизой ценными и получившие срок хранения «постоянный»‚ включаются в состав Архивного фонда РФ для бессрочного хранения в государственных или негосударственных архивах․

Особенности формирования фондов правопреемников и реорганизованных организаций

Существуют специальные правила для сложных случаев (п․ 5․2․4 Типовых правил архивного дела‚ утвержденных Приказом Росархива):

• Если дела велись последовательно в двух организациях (перешел функции/правонаследие)‚ они включаются в состав архивного фонда той организации‚ в которой они были закончены производством․
• При передаче на постоянное хранение архивные фонды небольших организаций могут присоединяться к фондам соответствующих вышестоящих учреждений‚ образуя объединенные архивные фонды․

Документы по личному составу — особая категория

В составе архивных фондов (особенно ведомственных и государственных) выделяют документы по личному составу (личные дела‚ служебные списки‚ личные карточки‚ дела о награждении)․

Их хранение и использование регулируются специальными нормами (ФЗ «О персональных данных»‚ ФЗ «Об архивном деле»‚ отраслевыми приказами)‚ так как они содержат конфиденциальную информацию и являются основным источником подтверждения стажа‚ прав на пенсию‚ льготы и наград․

Территориальный принцип и место хранения

Независимо от того‚ кому принадлежат документы (государству или частному лицу)‚ если они находятся на территории РФ и признаны архивными‚ они входят в состав Архивного фонда РФ․ Однако место их физического хранения может отличаться:

• Государственные архивы (федеральные‚ региональные‚ муниципальные), хранят государственную часть фонда и принятую на хранение негосударственную часть․
• Ведомственные архивы — хранят документы на этапе временного хранения (до истечения сроков‚ установленных ЭПК) перед передачей в государственные архивы․
• Негосударственные архивы / владельцы документов — могут хранить негосударственную часть фонда при соблюдении условий хранения‚ утвержденных уполномоченным федеральным органом (Росархивом)․

Научно-справочный аппарат как часть состава фонда

Важно помнить‚ что состав архивного фонда архива (как учреждения) включает не только сами документы-дела‚ но и научно-справочный аппарат (НСА) — системы описаний (путеводители‚ описи‚ картотеки‚ базы данных)‚ обеспечивающие поиск и использование документов․ Без НСА архивный фонд теряет свою информационную ценность и управляемость․

Резюме: из чего состоит архивный фонд конкретного архива

1. Архивных фондов организаций и физических лиц (естественные комплексы документов)․
2. Архивных коллекций (искусственно собранные комплексы)․
3. Документов по личному составу (как часть фондов или отдельные комплексы)․
4. Научно-справочного аппарата (описания‚ указатели‚ базы данных)․

Все эти элементы едины системой государственной учета и регистрации (государственная регистрация архивных фондов и коллекций)‚ что гарантирует их правовой статус как части Архивного фонда Российской Федерации․

Ключевые нормативные акты для углубленного изучения:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 5‚ 9‚ 14‚ 15‚ 25)․
• Постановление Правительства РФ от № 1299 «Об утверждении Положения о Федеральном архивном агентстве»․
• Приказ Росархива от № 76 «Об утверждении Типовых правил архивного дела в государственных архивах»․
• Приказ Росархива от № 102 «Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральным архивным агентством государственной услуги по государственной регистрации архивных фондов и архивных коллекций‚ образующих Архивный фонд Российской Федерации»․